TIMIO - Quickguide

In diesem Quickguide möchten wir Ihnen TIMIO by CAESAR kurz und übersichtlich vorstellen. Sie erhalten hier eine kompakte Einführung in die wichtigsten Funktionen, wertvolle Tipps zur Nutzung und hilfreiche Anleitungen, um schnell und effizient mit TIMIO durchzustarten.

Anmeldung
CTI

Übersicht
Portal
Präsenzeinstellungen
Telefonie
Ereignisse
Favoriten
Chats
Räume
Einstellungen

Übersicht
Portal
Bereitschaftsstatus
Telefonie
Statistiken
Teamleiterfunktionalitäten
Einstellungen

Zusammenspiel von Cisco Jabber und TIMIO
Häufig gestellte Fragen

Wie ändere ich mein Passwort?
Wie ändere ich mein Profilbild?
Wie setze ich eine Rufumleitung?
Wie ändere ich die Startseite?

Anmeldung

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sich bei TIMIO anmelden und Ihre Arbeitsumgebung optimal einrichten. Folgen Sie einfach den nachstehenden Schritten, um schnell und unkompliziert mit TIMIO durchzustarten.

Anmeldung mit Ihren Zugangsdaten und Arbeitsumgebung auswählen

Starten Sie, indem Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten bei TIMIO anmelden.

Sie haben die Möglichkeit zur Auswahl Ihrer Arbeitsumgebung, diese beeinflusst, welche Ihrer konfigurierten Geräteeinstellungen aktiv sind.

Verfügbare Optionen:

Büro
Homeoffice
Unterwegs

Diese Auswahl ist für alle Mitarbeitenden im System sichtbar.

Startoptionen

Über die Startoptionen können Sie direkt beim Start von TIMIO einen Präsenzstatus. Der gewählte Status wird automatisch übernommen und ist beim Programmstart bereits aktiv, so sparen Sie sich die manuelle Auswahl nach dem Login.

Anmeldung mit Ihren Zugangsdaten + Singe Sign On (SSO)

Zur Anmeldung geben Sie zunächst Ihre persönlichen TIMIO-Zugangsdaten ein.

Im Anschluss öffnet sich automatisch das netconnex SSO-Fenster, in dem Sie Ihre SSO-Zugangsdaten eingeben.

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, wählen Sie die entsprechende Methode, in der Regel Time Based OTP, und geben den angezeigten Code im nächsten Schritt ein.

Danach sind Sie erfolgreich angemeldet.

Bevorzugte Geräte hinterlegen

Abhängig von Ihrer gewählten Arbeitsumgebung können Sie Ihre bevorzugten Geräte festlegen.

So geht's:

Gehen Sie zu Einstellungen anschließend zu Arbeitsumgebung.
Wählen Sie Ihre Umgebung (z. B. Büro).
Hinterlegen Sie Ihre bevorzugten Geräte (z. B. Headset, Kamera, Lautsprecher).

Tipp: Bei jeder zukünftigen Anmeldung in derselben Arbeitsumgebung werden diese Geräte automatisch verbunden – vorausgesetzt, sie befinden sich in der Nähe.

Mehr Informationen bezüglich der Arbeitsumgebungen finden Sie hier: Einstellungen - Arbeitsumgebung

Geräteeinstellungen aufrufen

Über den Button „Geräte…“ gelangen Sie direkt zu den Geräteeinstellungen für die gewählte Arbeitsumgebung.

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Geräte beim Arbeiten im Büro verwendet werden sollen. Diese Einstellungen werden automatisch übernommen, sobald Sie die Arbeitsumgebung „Büro“ auswählen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Audio: Auswahl des Haupt-Audiogeräts (z. B. Headset)
Mikrofon: Eingabegerät für Sprache
Lautsprecher: Ausgabegerät für Ton
Zusätzlicher Klingelton: Optionales Gerät, über das eingehende Anrufe hörbar sind (z. B. PC-Lautsprecher)
→ Mit „Abspielen“ können Sie den Klingelton testen.
Nach weiteren Geräten suchen: Falls ein verbundenes Gerät nicht angezeigt wird.

Telefoneinstellungen:

Telefongerät: Hier sehen oder ändern Sie Ihr zugewiesenes Gerät (z. B. Tischtelefon)
Bei jedem Start Telefongerät auswählen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Gerät manuell wählen möchten

Arbeitsumgebung in der Kopfzeile anzeigen lassen (optional)

Unterhalb der Arbeitsumgebungsoptionen finden Sie eine zusätzliche Einstellung:

Setzen Sie ein Häkchen bei „Arbeitsumgebung in der Kopfzeile anzeigen“, wenn Sie möchten, dass Ihre aktuelle Umgebung neben Ihrem Profilbild angezeigt wird.

Dies ermöglicht eine bessere Übersicht und schnelle Identifikation Ihrer aktiven Umgebung.

Beachten Sie, dass vorgenommene Einstellungen erst nach einer erneuten Anmeldung wirksam sind.

CTI

In diesem Kapitel erhalten Sie eine kompakte Einführung in die CTI-Funktionen von TIMIO by CAESAR. Der Quickguide führt Sie Schritt für Schritt durch zentrale Bereiche wie Gespräche, Chats, Konferenzen, Ereignisse und die Nutzung des Anrufbeantworters. Ziel ist es, Ihnen den Einstieg in die webbasierte Benutzeroberfläche so einfach wie möglich zu gestalten – mit praktischen Tipps und klaren Anleitungen für Ihren Arbeitsalltag.

CTI

Übersicht

Hier lernen Sie die standardmäßige Startseite von TIMIO kennen. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Elemente und Funktionen, die Ihnen direkt nach dem Login zur Verfügung stehen. Anschließend gehen wir auf die weiteren Reiter und Optionen ein, damit Sie sich optimal in TIMIO zurechtfinden.

1. Aktionsbereich

Hier kann zwischen verschiedenen Reitern gewechselt werden, um verschiedene Informationen einzusehen und Änderungen vorzunehmen. Dazu gehören Telefonie, Ereignisse, Favoriten, Chats, Räume, Portal und Einstellungen. Die jeweiligen Bereiche werden Ihnen nun kurz vorgestellt:

Telefonie

Dieser Bereich ist in mehrere Reiter unterteilt:

Wählen:
Hier können Telefonnummern direkt über das Tastenfeld eingegeben oder Kontakte aus dem Adressbuch gesucht und angerufen werden.
Journal:
Die Anrufhistorie zeigt eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe.
Mit dem Mauszeiger über einem Eintrag können Aktionen wie „Anrufen“, „Zum Chat springen“ oder weitere Optionen ausgeführt werden.
Verpasst:
Zeigt alle verpassten Anrufe übersichtlich an.
Notizen:
Zu jedem Telefonat kann eine Notiz hinzugefügt werden – entweder während des Gesprächs oder nachträglich im Journal.

Mehr Informationen rund um die Telefonie finden Sie hier: CTI-Telefonie

Ereignisse

In diesem Bereich können Anrufe oder Videokonferenzen geplant werden.
Des Weiteren erhalten Sie eine Mitteilung, sobald der inaktive Kollege wieder aktiv ist – vorausgesetzt, Sie haben dies zuvor entsprechend eingestellt.

Mehr Informationen rund um die Ereignisse finden Sie hier: CTI-Ereignisse

Favoriten

Hier lassen sich neue Kontakte erstellen oder bereits bestehende Kontakte als Favoriten markieren. Diese erscheinen dann übersichtlich in der Favoritenliste.

Mehr Informationen rund um die Favoriten finden Sie hier: CTI-Favoriten

Chats

In diesem Bereich ist die direkte Kommunikation per Chat mit einzelnen Kontakten möglich. Zusätzlich lassen sich auch Audio- oder Videochats starten.

Mehr Informationen rund um die Chats finden Sie hier: CTI-Chats

Räume

Teamchats mit mehreren Teilnehmern. Ideal für den Austausch in Projekt- oder Arbeitsgruppen.

Mehr Informationen rund um die Räume finden Sie hier: CTI-Räume

Portal

Das Portal dient als Zentrale für Ihre Kommunikation mit TIMIO.
Hier finden Sie eine allgemeine Übersicht über die wichtigsten Funktionen und Bereiche.

Mehr Informationen rund um das Portal finden Sie hier: CTI-Portal

2. Anwendungsbereich

Im Anwendungsbereich werden die Informationen und Funktionen der jeweils aktuell ausgewählten Aktion aus dem Aktionsbereich angezeigt – im gezeigten Screenshot ist dies der Bereich „Telefonie“.

3. Persönliche Informationen

Persönliche Anmeldedaten, Profilbild und die Zeitangabe, wie lange Sie bereits angemeldet sind.

4. Schnellzugriff

Hier können sie Konversationen über verschiedene Arten starten. Dazu zählt der Anruf und Einzel- oder Gruppenchats.

5. Letzte Unterhaltungen

Hier wird ihnen angezeigt, mit wem sie zuletzt kommuniziert haben. Über einen Klick auf die jeweilige Person können Sie zur Konversation zurückkehren.

6. Persönlicher Status

Hier können Sie ihr Profilbild ändern und Präsenzeinstellungen vornehmen.

Weitere Informationen bezüglich Ihrer Präsenzeinstellungen finden Sie hier: Präsenzeinstellungen

7. Registerkartenleiste

Die Registerkartenleiste ermöglicht es Ihnen, schnell zwischen geöffneten Tabs, wie z. B. „Willkommen“, „Portal“ oder einer Konversation mit „John Smith“, zu wechseln oder nicht benötigte Tabs einfach zu schließen. Geöffnete Bereiche in TIMIO erscheinen dabei automatisch in dieser Leiste.

CTI

Portal

TIMIO Portal – Ihre Schaltzentrale für Kommunikation und Übersicht - Im TIMIO Portal steuern Sie zentral Ihre tägliche Kommunikation, organisieren Ihre Kontakte, greifen auf Kalenderinformationen zu und starten direkt Aktionen wie Anrufe oder Videokonferenzen – alles in einer Oberfläche.

Die Portal-Standardansicht – Überblick & Funktionen

Das Portal in TIMIO ist Ihre persönliche Übersicht über Kontakte innerhalb des Unternehmens. Es zeigt Ihnen, je nach Konfiguration, Kolleginnen und Kollegen aus Ihrer Abteilung oder hinzugefügte Gruppen an, inklusive Name, Zugehörigkeit und aktuellem Status.

Das Portal dient als zentrale Anlaufstelle zur Kontaktverwaltung und bietet darüber hinaus weitere Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation, welche im folgenden genauer erläutert werden.

Kontakte

Kontakte hinzufügen oder erstellen

Über den Kontakt-Button können Sie einen bestehenden Kontakt einer Gruppe hinzufügen

oder einen neuen Kontakt erstellen

Gruppen im Portal

Neue Gruppe

Mit dem „Neue Gruppe"-Button können Sie Gruppen direkt dem Portal hinzufügen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder Sie erstellen eine individuelle Gruppe über das Plus-Symbol, vergeben einen Anzeigenamen und fügen manuell Kontakte hinzu.

Oder Sie nutzen das Drei-Punkte-Menü, um automatisch eine Gruppe hinzuzufügen, die Ihrer im Nutzerprofil hinterlegten Abteilung entspricht. So erscheinen nur die Gruppen in der Auswahl, die auf Basis des Abteilungsfeldes für Sie verfügbar sind.

Gruppenansicht anpassen

Über den Gruppen Button lässt sich die Gruppenansicht flexibel gestalten:

Untereinander anzeigen
Als Tabs am linken Rand einblenden

Die aktuell verwendete Gruppenansicht wird hier blau hinterlegt

Ansicht im Portal individuell anpassen

Kacheln des gesamten Portals einstellen

Über das Kachelmenü in der Kopfzeile lassen sich Kachelgrößen für alle Gruppen gleichzeitig festlegen:

Kompakt
Normal
Breit

Kacheln je Gruppe individuell einstellen

Über das Drei-Punkte-Menü jeder Gruppe (rechts oben) kann die Ansicht separat gewählt werden. Je nach Kachelgröße unterscheiden sich die angezeigten Informationen (z. B. Kalender, Status, Symbole).

Sortieren

Für die Sortierung Ihrer Gruppen stehen Ihnen vordefinierte Optionen zur Verfügung, nach denen Sie die Gruppen automatisch anordnen lassen können. Alternativ können Sie die Reihenfolge auch manuell über den Bereich Gruppenposition festlegen. Wählen Sie dazu die gewünschte Gruppe aus und verschieben Sie sie mit den Pfeilen an die gewünschte Position.

Aktionen direkt aus dem Portal starten

Kontaktaufnahme über die Kachel

Über die Kachel eines Kontakts können Sie direkt auf verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten zugreifen. Ein Linksklick auf die Kachel der gewünschten Person öffnet ein Kontextmenü mit weiteren Optionen, das sich, je nach Status des Kollegen, in den verfügbaren Funktionen unterscheiden kann.

Bereit und anwesend (Grün)	Nicht bereit oder abwesend (Rot/Grau)

Ad-hoc-Videokonferenz & Desktopsharing

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte auszuwählen
Mit Rechtsklick kann eine spontane Videokonferenz oder Bildschirmfreigabe gestartet werden

CTI

Präsenzeinstellungen

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Ihren Präsenzstatus im System verwalten und individuelle Einstellungen für Ihre Erreichbarkeit vornehmen können. So behalten Sie stets die Kontrolle darüber, wie und wann Sie für Ihre Kolleg:innen sichtbar oder erreichbar sind.

Präsenzstatus ändern

Oben rechts in der Anwendung sehen Sie neben Ihrem Profilbild Ihren aktuellen Status, dargestellt durch eine Farbmarkierung und einen kurzen Informationstext (z. B. „Ich bin im Büro“).

Mit einem Klick auf Ihr Profilbild öffnen Sie das Auswahlmenü für Ihre Präsenzstatus. Hier stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Präsenzstatus Übersicht-CTI

	Der Status „Ich bin anwesend“ zeigt an, dass Sie verfügbar sind und telefonisch sowie per Chat kontaktiert werden können.
	Der Status „Ich bin abwesend“ signalisiert, dass Sie aktuell nicht am Platz sind. Anrufe und Nachrichten werden entsprechend umgeleitet oder als verpasst angezeigt.
	Der Status „Ich bin in Pause“ bedeutet, dass Sie sich in einer kurzen Unterbrechung befinden und Ihre Erreichbarkeit eingeschränkt ist.
	Der Status „Bitte nicht stören“ zeigt an, dass Sie momentan nicht gestört werden möchten. Anfragen werden automatisch abgelehnt oder unterdrückt.
	Der Status „Im Gespräch“ wird automatisch gesetzt, wenn Sie sich in einem Telefonat oder einer aktiven Besprechung befinden. Eine manuelle Auswahl dieses Status ist nicht möglich.

Die gewählte Einstellung wird systemweit übernommen und beispielsweise bei Anrufen oder in der Chatfunktion berücksichtigt. Ihre Kolleg:innen erkennen sofort, ob und wie Sie erreichbar sind.

Präsenzeinstellungen anpassen

Über das Untermenü „Präsenzeinstellungen“ können Sie für jeden Status individuelle Anpassungen vornehmen:

Benutzerdefinierte Nachricht:

Für jeden Status lässt sich eine persönliche Nachricht hinterlegen, die Ihren Kolleg:innen angezeigt wird (z. B. „Ich bin im Büro“).

Rufumleitung:

In diesem Bereich können Sie festlegen, wie eingehende Anrufe während eines bestimmten Präsenzstatus weitergeleitet werden sollen. Ihnen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Keine
Es wird keine Rufumleitung aktiviert, Anrufe werden wie gewohnt entgegengenommen oder verpasst.
Rufnummer
Leiten Sie Anrufe automatisch an eine andere Telefonnummer weiter, z. B. an Ihr Mobiltelefon oder einen Kollegen.
Anrufbeantworter
Anrufe werden direkt an einen Anrufbeantworter mit Ihrer individuellen Ansage weitergeleitet.
Aktuelle Einstellung beibehalten
Die momentan gültige Rufumleitung bleibt erhalten – es erfolgt keine Änderung beim Statuswechsel.

Erweiterte Optionen für „Abwesend“ und „Bitte nicht stören“:

Bei „Abwesend“ können Sie automatische Auslöser festlegen (z. B. Statuswechsel nach Inaktivität oder Sperrung des Computers).

Bei „Bitte nicht stören“ stehen zusätzliche Einstellungen zur Verfügung, um z. B. Anfragen während Besprechungen automatisch abzulehnen oder den Status bei bestimmten Aktivitäten automatisch zu setzen.

CTI

Telefonie

Auf dieser Seite wird der Aktionsbereich „Telefonie“ im Detail erläutert, inklusive der einzelnen Reiter wie Wählen, Journal, Verpasst und Notizen, die Ihnen verschiedene Funktionen rund um Ihre Anrufverwaltung bieten. Darüber hinaus finden Sie weitere hilfreiche Informationen und Funktionen zur Nutzung der Telefonie in Ihrem Arbeitsalltag.

Wählen

In diesem Bereich können Sie über den Ziffernblock eine Telefonnummer manuell eingeben und direkt anrufen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, über das Suchfeld in allen Adressbüchern nach einem Kontakt oder einer Nummer zu suchen.

Über das Telefonsymbol gelangen Sie zu den Geräteeinstellungen. Darüber hinaus sehen Sie hier auch das aktuelle Datum, die Uhrzeit sowie Ihre eigene Durchwahl.

Journal

Im Reiter "Journal" sehen Sie eine chronologische Übersicht all Ihrer Anrufe, sowohl ein als auch ausgehende sowie verpasste und abgebrochene Anrufe.

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht des jeweiligen Anrufs, inklusive Informationen zum Gesprächspartner und, falls vorhanden, verfasster Notizen oder Sie haben die Möglichkeit neue Notizen hinzuzufügen.

Verpasst

Hier finden Sie eine Liste aller verpassten Anrufe. Sie erkennen sofort, wann der Anruf eingegangen ist und von wem er stammt.

Ein Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag ermöglicht es Ihnen, den Anruf schnell und unkompliziert zurückzurufen.

Notizen

In diesem Bereich werden alle Telefonate angezeigt, zu denen Sie eine Notiz verfasst haben. Mit einem Klick öffnen Sie die Detailansicht des Gesprächs.

Dort können Sie die Notiz einsehen, bearbeiten, speichern, per interner Chatfunktion oder E-Mail an sich selbst oder Kolleg:innen senden sowie bei Bedarf ausdrucken.

Suchleiste

Die Suchleiste ist in allen Bereichen der Telefonie-Seite fest integriert und immer sichtbar.
Sie können hier jederzeit nach einem Kontakt suchen oder eine Nummer eingeben, um direkt einen Anruf zu starten.

Eingehender Anruf

Bei einem eingehenden Anruf sehen Sie die Kontaktdaten des Anrufers und haben drei Optionen: Annehmen, Ablehnen oder Weiterleiten. Mit „Annehmen“ starten Sie das Gespräch, „Ablehnen“ weist den Anruf zurück, und „Weiterleiten“ gibt ihn direkt weiter, ohne selbst zu sprechen.

Gesprächsfenster

Im Gespräch sehen Sie erneut die Kontaktdaten und die Gesprächsdauer. Sie können den Anruf halten, weiterleiten , einen zweiten Anruf starten oder auflegen. Zusätzlich lässt sich eine Notiz zum Gespräch verfassen.

CTI

Ereignisse

Auf dieser Seite geht es um den Aktionsbereich „Ereignisse“, in dem Sie geplante Gespräche und Verfügbarkeitsbenachrichtigungen zentral verwalten können.
Sie erfahren, wie Sie Videokonferenzen und Anrufe im Voraus planen, geplante Termine einsehen und verwalten sowie Benachrichtigungen aktivieren, wenn bestimmte Kontakte wieder erreichbar sind.

Geplante Videokonferenzen (optional)

Hier werden alle von Ihnen terminierten Videokonferenzen aufgelistet. Sie können neue Besprechungen direkt aus diesem Bereich erstellen, ändern oder löschen.

Neue Videokonferenz planen

Um eine neue Videokonferenz zu erstellen, klicken Sie im Bereich „Geplante Videokonferenzen“ auf das Plus-Symbol .

Daraufhin öffnet sich das Fenster „Neue Videokonferenz“ , hier tragen Sie ein:

Die E-Mail-Adresse der Teilnehmer (mehrere Adressen durch Kommas trennen)
Einen passenden Betreff und ggf. eine persönliche Nachricht
Den gewünschten Zeitpunkt der Konferenz (entweder sofort oder mit Datum und Uhrzeit)

Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Einladung mit einem Link zur Teilnahme

Weitere Optionen

Über das Drei-Punkte-Menü im Bereich „Geplante Videokonferenzen“ können Sie per Klick abgelaufene Videokonferenzen einblenden oder alle abgelaufenen Videokonferenzen löschen, um Ihre Übersicht aktuell zu halten.

Geplante Anrufe

Sehen Sie auf einen Blick, welche Anrufe Sie geplant haben – inklusive Zeitangabe und Gesprächspartner. Auch hier lassen sich neue Termine anlegen oder bestehende anpassen.

Neuen Anruf planen

Um einen Anruf zu einem späteren Zeitpunkt zu planen, klicken Sie im Bereich „Geplante Anrufe“ auf das Plus-Symbol.

Das Fenster „Anruf planen“ bietet folgende Eingabemöglichkeiten:

Name und Firma des Gesprächspartners
Telefonnummer (Pflichtfeld)
Betreff und optionale Notiz zum Gespräch
Zeitpunkt des Anrufs (sofort oder zu einem gewünschten Termin)

Klicken Sie auf „Speichern“, um den Termin anzulegen. Der geplante Anruf erscheint nun in Ihrer Ereignisliste und kann bei Bedarf bearbeitet oder gelöscht werden.

Weitere Optionen

Auch im Bereich „Geplante Anrufe“ finden Sie ein Drei-Punkte-Menü , über das Sie mit einem Klick alle geplanten Anrufe löschen können.

Benachrichtigungen bei Verfügbarkeit

Diese Liste zeigt Ihnen alle Kontakte, bei denen Sie die Option „Benachrichtigen, wenn verfügbar“ aktiviert haben. Sobald diese Personen wieder erreichbar sind, erhalten Sie eine automatische Mitteilung.

Benachrichtigung aktivieren

Wenn ein Kollege aktuell abwesend oder beschäftigt ist, können Sie sich benachrichtigen lassen, sobald die Person wieder verfügbar ist.

So geht’s:

Suchen Sie den gewünschten Kontakt im System.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt.
Wählen Sie „Benachrichtigung wenn verfügbar“ aus dem Menü

Sobald die Person wieder als „verfügbar“ markiert ist, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung

Benachrichtigung

Sobald eine Person, für die Sie die Funktion „Benachrichtigung wenn verfügbar“ aktiviert haben, wieder erreichbar ist, erscheint automatisch eine Benachrichtigung wie im Bild dargestellt.

Sie haben dann direkt die Möglichkeit, mit der Person in Kontakt zu treten, wahlweise per Anruf, Video-Chat, Desktop-Sharing, Chat oder E-Mail.
Alternativ können Sie die Benachrichtigung über den Button „Abbrechen“ schließen, wenn keine Aktion erforderlich ist.

CTI

Favoriten

Auf dieser Seite lernen Sie den Aktionsbereich „Favoriten“ kennen. Hier verwalten Sie Ihre wichtigsten Kontakte, sehen Verfügbarkeiten auf einen Blick und haben schnellen Zugriff auf Kommunikationsfunktionen wie Anruf, Chat oder Videokonferenz.

Favoriten

Im Reiter „Favoriten“ werden Ihre als Favorit markierten Kontakte in einer übersichtlichen Liste angezeigt.

Mit dem Suchfeld „Suche in FAVORITEN“ können Sie gezielt nach einer bestimmten Person in Ihrer Favoritenliste suchen.

Kontakte

Unter dem Reiter „Kontakte“ finden Sie alle gespeicherten Kontakte.

Ein Klick auf einen Kontakt öffnet eine Detailansicht mit den hinterlegten Informationen sowie den letzten Aktivitäten. Von hier aus können Sie direkt mit der Person in Kontakt treten (Anruf, Video, E-Mail usw.).

Neuen Kontakt erstellen

Über die Schaltfläche „Neuer Kontakt“ können Sie ganz einfach einen neuen Kontakt anlegen und die zugehörigen Informationen wie Name, Firma, Telefonnummern und E-Mail-Adressen eintragen.

Kontakt zu Favorit machen

Um einen bestehenden Kontakt zu einem Favoriten hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kontakt.
Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt „Favorit“ aus.
Der Kontakt erscheint daraufhin im Reiter „Favoriten“ und steht Ihnen dort jederzeit schnell zur Verfügung.

CTI

Chats

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie den Aktionsbereich „Chats“ nutzen können, um schnell und unkompliziert mit Ihren Kolleg:innen in Kontakt zu treten.
Sie lernen, wie Sie Chats starten, verwalten und alle verfügbaren Funktionen im Chatfenster effektiv einsetzen.

Aktionsbereich - Chat

Im Aktionsbereich „Chats“ finden Sie eine Übersicht aller bisherigen Chatverläufe.

In der Liste sehen Sie den Namen Ihres Gesprächspartners, den Beginn der letzten Nachricht sowie das Datum des letzten Austauschs.

Über das Plus-Symbol oben rechts können Sie jederzeit einen neuen Chat mit einer Person starten. Geben Sie dazu einfach den Namen des gewünschten Kontakts ein, und der Chat öffnet sich in einem neuen Tab.

Der Chat selbst – Ihre Funktionen im Detail

Wenn Sie einen Chat öffnen, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Nachrichten schreiben

Unten im Eingabefeld verfassen Sie Ihre Nachricht.

Kommunikationsfunktionen im oberen Bereich

Video-Chat starten
Desktop-Sharing starten
Telefonanruf tätigen
Chat (aktiv)
Medienliste anzeigen – zeigt Ihnen alle geteilten Bilder und Dateien im Chatverlauf

Nachrichtenoptionen (Drei-Punkte-Menü)

Klicken Sie neben einer Nachricht auf die drei Punkte, um:

Weiterleiten – Nachricht an andere Person oder Gruppe senden
Markieren – für schnelles Wiederfinden
Kopieren – Text in die Zwischenablage kopieren
Löschen – Nachricht aus Ihrem Verlauf entfernen

Auf Nachrichten gezielt antworten

Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um gezielt auf eine Nachricht zu antworten. Die ursprüngliche Nachricht wird zitiert und über Ihrem Eingabefeld angezeigt.

Emoji-Reaktionen

Ein Klick auf das Emoji-Symbol neben der Nachricht öffnet eine Auswahl an Reaktionen, die direkt unter der Nachricht angezeigt werden.

CTI

Räume

In diesem Bereich geht es um den Aktionsbereich „Räume“, der Ihnen die Möglichkeit bietet, mit mehreren Kolleg:innen gleichzeitig in einem Gruppenraum zu kommunizieren oder wichtige Informationen über Schwarze Bretter bereitzustellen.
Sie erfahren, wie Sie Räume erstellen oder beitreten, wie die Kommunikation im Raum funktioniert und wie Sie Informationen über das Schwarze Brett veröffentlichen.

Räume

Im Bereich „Räume“ sehen Sie alle Gruppenräume, in denen Sie aktuell Mitglied sind. Diese Räume eignen sich ideal für die abteilungs- oder projektbezogene Kommunikation.

Über das Plus-Symbol können Sie neue Räume erstellen oder bestehenden Räumen beitreten.

Raumchat

Im Raum stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Nachrichten schreiben, beantworten oder weiterleiten
Emojis senden
Video-Chat, Desktop-Sharing oder Anruf starten
Medienliste einsehen (gemeinsam geteilte Inhalte)
Teilnehmerliste anzeigen

Ein Raum funktioniert ähnlich wie ein Einzel-Chat und seiner Funktionen, allerdings für mehrere Teilnehmer gleichzeitig.

Schwarze Bretter

Unterhalb der Räume finden Sie den Bereich „Schwarze Bretter“. Diese dienen zur unternehmensweiten Kommunikation, vergleichbar mit einem digitalen Aushang.
Hier sehen Sie alle aktuell veröffentlichten Mitteilungen, z. B. Hinweise zu Terminen, Änderungen oder organisatorische Informationen.

Die Einträge sind chronologisch sortiert und für alle berechtigten Mitarbeitenden einsehbar.

Neue Veröffentlichung erstellen

Wenn Sie über die nötigen Rechte verfügen (z. B. als Moderator), können Sie mit einem Klick auf den Button „+ Neue Veröffentlichung“ eine Mitteilung verfassen.

Folgende Angaben können gemacht werden:

Titel der Veröffentlichung
Text mit den Inhalten der Mitteilung
Erscheinungszeitpunkt – sofort oder zu einem festgelegten Datum
Endzeitpunkt – z. B. nach einer bestimmten Anzahl an Tagen oder einem festen Termin

Nach dem Klick auf „Veröffentlichen“ erscheint der Beitrag auf dem Schwarzen Brett und ist für alle zugewiesenen Nutzer sichtbar.

CTI

Einstellungen

Diese Seite erklärt die Menüpunkte im Einstellungsbereich von TIMIO und zeigt, welche Funktionen und Optionen Ihnen dort zur Verfügung stehen. Ideal für einen schnellen Überblick und zur Orientierung

Allgemein

Im Bereich Allgemein legen Sie fest, wie sich TIMIO beim Schließen verhalten soll. Sie können hier z. B. einstellen, ob beim Beenden eine Rückfrage erscheinen soll und welche Oberfläche auf der Startseite angezeigt wird (z. B. das Portal oder eine andere Ansicht).

Anrufbeantworter

Hier definieren Sie, welche Ansagen Ihr Anrufbeantworter abspielen soll. Neben allgemeinen Ansagen lassen sich auch individuelle Ansagen je nach Präsenzstatus verwenden, diese können in den Präsenz-Einstellungen konfiguriert und mit bestimmten Situationen verknüpft werden.

Ansage Konfigurieren

Allgemeine Ansagen

Im Reiter „Allgemeine Ansagen“ stehen Ihnen vier vordefinierte Ansagetypen zur Verfügung (z. B. Standard, Urlaub, Dienstreise).

Diese können Sie per Klick aufnehmen, abspielen oder löschen und so nach Ihren Bedürfnissen gestalten.

Frei definierbare Ansagen

Unter „Frei definierbare Ansagen“ können Sie zusätzliche Ansagen selbst aufnehmen und individuell benennen, ganz nach Ihrem Bedarf.

Arbeitsumgebung

Abhängig von Ihrer gewählten Arbeitsumgebung können Sie Ihre bevorzugten Geräte und Ihren Status festlegen.

So geht's:

Wählen Sie eine der Arbeitsumgebungen, in welcher Sie eine Änderung vornehmen möchten.
- - Büro
  - Homeoffice
  - Unterwegs
Hinterlegen Sie Ihre bevorzugten Geräte (z. B. Headset, Kamera, Lautsprecher).
Schreiben Sie den gewünschten Status in das Textfeld.

Info: Bei jeder zukünftigen Anmeldung in derselben Arbeitsumgebung werden diese Geräte automatisch verbunden.

Der von Ihnen eingestellte Status ist für Ihre Kolleginnen und Kollegen sichtbar und wird abhängig von der gewählten Arbeitsumgebung angezeigt.

Benachrichtigungen

In diesem Bereich aktivieren Sie Browser-Benachrichtigungen, die auch dann angezeigt werden, wenn TIMIO nicht im Vordergrund geöffnet ist. So werden Sie bei eingehenden Anrufen, neuen Chatnachrichten oder anderen Ereignissen zuverlässig informiert. Die Aktivierung wird empfohlen.

Chat

Hier legen Sie fest, wie sich der Chat verhalten soll. Sie können z. B. einstellen, ob eine Nachricht direkt mit der Eingabetaste gesendet wird und ob bei eingehenden Chatnachrichten ein Hinweiston abgespielt wird – auch wenn der Chat bereits geöffnet ist.

Geräte

Unter Geräte wählen Sie aus, welche Audiohardware verwendet wird. Dazu gehören Lautsprecher, Mikrofon, Headset und ggf. ein zusätzlicher Klingelton. Außerdem lässt sich hier das bevorzugte Telefongerät definieren, mit dem TIMIO arbeitet.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Audio: Auswahl des Haupt-Audiogeräts (z. B. Headset)
Mikrofon: Eingabegerät für Sprache
Lautsprecher: Ausgabegerät für Ton
Zusätzlicher Klingelton: Optionales Gerät, über das eingehende Anrufe hörbar sind (z. B. PC-Lautsprecher)
→ Mit „Abspielen“ können Sie den Klingelton testen.
Nach weiteren Geräten suchen: Falls ein verbundenes Gerät nicht angezeigt wird.

Telefoneinstellungen:

Telefongerät: Hier sehen oder ändern Sie Ihr zugewiesenes Gerät (z. B. Tischtelefon)
Bei jedem Start Telefongerät auswählen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Gerät manuell wählen möchten

Mein Benutzer

In diesem Bereich sehen und bearbeiten Sie persönliche Informationen wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder das zugewiesene Adressbuch. Zudem können Sie Ihr Profilbild ändern und den aktuell verwendeten Mandanten einsehen.

Privatsphäre

Hier legen Sie fest, welche Informationen für andere sichtbar sind. Dazu gehören z. B. Ihre Telefonnummer, der Status einer Rufumleitung oder Ihre Präsenzanzeige. Die Einstellungen helfen dabei, Ihre Erreichbarkeit gezielt zu steuern.

Suche

Im Bereich Suche können Sie das Verhalten der Kontakt- und Rufnummernsuche präzise anpassen. Dazu gehören die Anzahl der genutzten Suchfelder, die Genauigkeit der Trefferanzeige, sowie Einstellungen zur Namens- und Nummernauflösung. Auch das Verhalten bei mehreren Treffern lässt sich hier definieren.

Tastenbelegung

Hier sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Shortcuts in TIMIO. Die Tastenbelegungen ermöglichen eine schnelle Steuerung häufiger Funktionen, wie z. B. Anruf annehmen, beenden oder weiterleiten, direkt über die Tastatur. Eine Anpassung ist aktuell nicht möglich, aber die Übersicht dient als hilfreiche Orientierung.

Info

Im Menüpunkt Info finden Sie die aktuell verwendete Version von TIMIO, den verbundenen Server sowie Kontaktdaten zum Support. Dazu gehören eine Support-E-Mail-Adresse und ein Link zur offiziellen Support-Website. Nützlich für Rückfragen oder bei technischen Problemen.

ACD

Dieses Kapitel richtet sich an Contact Center Agenten und behandelt die Standardmäßigen Funktionen und die erweiterten ACD-Funktionen von TIMIO by CAESAR. Sie erfahren hier alles Wichtige rund um den Bereitschaftsstatus, die An- und Abmeldung in Gruppen sowie den Umgang mit ein- und ausgehenden Anrufen. Der Quickguide bietet Ihnen eine übersichtliche und praxisnahe Einführung, damit Sie TIMIO effizient im Kundenservice einsetzen können.

ACD

Übersicht

1 Aktionsbereich

Telefonie

Dieser Bereich ist in mehrere Reiter unterteilt:

Wählen:
Hier können Telefonnummern direkt über das Tastenfeld eingegeben oder Kontakte aus dem Adressbuch gesucht und angerufen werden.
Journal:
Die Anrufhistorie zeigt eingehende, ausgehende und verpasste Anrufe.
Mit dem Mauszeiger über einem Eintrag können Aktionen wie „Anrufen“, „Zum Chat springen“ oder weitere Optionen ausgeführt werden.
Verpasst:
Zeigt alle verpassten Anrufe übersichtlich an.
Notizen:
Zu jedem Telefonat kann eine Notiz hinzugefügt werden – entweder während des Gesprächs oder nachträglich im Journal.

Mehr Informationen rund um die Telefonie finden Sie hier: ACD-Telefonie

Ereignisse

Mehr Informationen rund um die Telefonie finden Sie hier: CTI-Telefonie

Favoriten

Hier lassen sich neue Kontakte erstellen oder bereits bestehende Kontakte als Favoriten markieren. Diese erscheinen dann übersichtlich in der Favoritenliste.

Chats

In diesem Bereich ist die direkte Kommunikation per Chat mit einzelnen Kontakten möglich. Zusätzlich lassen sich auch Audio- oder Videochats starten.

Räume

Teamchats mit mehreren Teilnehmern. Ideal für den Austausch in Projekt- oder Arbeitsgruppen.

Portal

Das Portal dient als Zentrale für Ihre Kommunikation mit TIMIO.
Hier finden Sie eine allgemeine Übersicht über die wichtigsten Funktionen und Bereiche.

Mehr Informationen rund um das Portal finden Sie hier: ACD-Portal

Statistiken

In diesem Abschnitt werden Ihre persönlichen Statistiken aus dem Contact Center angezeigt.
So behalten Sie Ihre Performance und Aktivität im Blick.

Mehr Informationen rund um die Statistiken finden Sie hier: ACD-Statistiken

2. Anwendungsbereich

3. Persönliche Informationen

Persönliche Anmeldedaten, Profilbild und die Zeitangabe, wie lange Sie bereits angemeldet sind.

4. Schnellzugriff

Hier können sie Konversationen über verschiedene Arten starten. Dazu zählt der Anruf und Einzel- oder Gruppenchats.

5. Letzte Unterhaltungen

Hier wird ihnen angezeigt, mit wem sie zuletzt kommuniziert haben. Über einen Klick auf die jeweilige Person können Sie zur Konversation zurückkehren.

6. Persönlicher Status

Hier können Sie ihr Profilbild ändern und Präsenzeinstellungen vornehmen.

Weitere Informationen bezüglich Ihrer Präsenzeinstellungen finden Sie hier: Präsenzeinstellungen

7. Registerkartenleiste

ACD

Portal

Die Portal-Standardansicht – Überblick & Funktionen

Das Portal dient als zentrale Anlaufstelle zur Kontaktverwaltung und bietet darüber hinaus weitere Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation, welche im folgenden genauer erläutert werden.

Kontakte

Kontakte hinzufügen oder erstellen

Über den Kontakt-Button können Sie einen bestehenden Kontakt einer Gruppe hinzufügen

oder einen neuen Kontakt erstellen

Gruppen im Portal

Neue Gruppe

Mit dem „Neue Gruppe"-Button können Sie Gruppen direkt dem Portal hinzufügen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

Entweder Sie erstellen eine individuelle Gruppe über das Plus-Symbol, vergeben einen Anzeigenamen und fügen manuell Kontakte hinzu.

Gruppenansicht anpassen

Über den Gruppen Button lässt sich die Gruppenansicht flexibel gestalten:

Untereinander anzeigen
Als Tabs am linken Rand einblenden

Die aktuell verwendete Gruppenansicht wird hier blau hinterlegt

ACD-Gruppen

Im Portal werden nun auch die ACD-Gruppen inklusive der zugehörigen Mitglieder angezeigt.
In der Übersicht sehen Sie aktuelle Informationen zu den Agenten (z. B. Anzahl der aktiven, abgemeldeten oder nicht bereiten Mitarbeitenden) sowie zum Wartefeld, also wie viele Anrufe aktuell in der Warteschleife sind und wie lange durchschnittlich bzw. maximal gewartet wurde. Diese Ansicht bietet Ihnen eine transparente Momentaufnahme zur Erreichbarkeit der jeweiligen Gruppe.

Ansicht im Portal individuell anpassen

Kacheln des gesamten Portals einstellen

Über das Kachelmenü in der Kopfzeile lassen sich Kachelgrößen für alle Gruppen gleichzeitig festlegen:

Kompakt
Normal
Breit

Kacheln je Gruppe individuell einstellen

Sortieren

Aktionen direkt aus dem Portal starten

Kontaktaufnahme über die Kachel

Bereit und anwesend (Grün)	Nicht bereit oder abwesend (Rot/Grau)

Ad-hoc-Videokonferenz & Desktopsharing

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte auszuwählen
Mit Rechtsklick kann eine spontane Videokonferenz oder Bildschirmfreigabe gestartet werden

ACD

Bereitschaftsstatus

Auf dieser Seite finden Sie eine kompakte Übersicht über die ACD-Bereitschaftsstatus in TIMIO, deren Bedeutung, die Verbindung zum CTI-Präsenzstatus sowie Hinweise zum Setzen des Status und zur An- bzw. Abmeldung von ACD-Gruppen.

Einleitung: ACD-Bereitschaftsstatus und CTI-Präsenz im Zusammenspiel

Die ACD-Bereitschaftsstatus in TIMIO steuern gezielt die Erreichbarkeit innerhalb des Contact Centers. Sie sind unabhängig von den allgemeinen CTI-Präsenzeinstellungen, jedoch ergänzen sich beide Systeme in ihrer Funktion.

Während der CTI-Präsenzstatus (z. B. „Anwesend“, „Abwesend“, „Im Gespräch“) vor allem die generelle Erreichbarkeit im Unternehmen anzeigt, regelt der ACD-Status ausschließlich die Bereitschaft für Anrufe aus ACD-Gruppen. Er signalisiert dem System, ob Sie für eingehende Gruppenanrufe zur Verfügung stehen oder nicht.

Beispiel für die Abhängigkeit:
Ein Mitarbeiter kann im CTI-System als „Anwesend“ markiert sein, jedoch gleichzeitig im ACD-Status auf „Nicht Bereit“ stehen. In diesem Fall können Kolleginnen und Kollegen weiterhin Direktanrufe tätigen, während Anrufe aus ACD-Warteschlangen nicht zugestellt werden. Erst bei aktivem Status „Bereit“ im ACD-System erfolgt eine Einreihung in die Anrufverteilung der zuständigen Gruppen.

Bereitschaftsstatus setzen

Über die farbigen Symbole in der Leiste kann der ACD-Bereitschaftsstatus per Klick schnell gesetzt werden. Der aktuell aktive Status ist dabei durch eine hellere Hinterlegung und einen feinen Unterstrich hervorgehoben. Rechts daneben zeigt ein farblich passender Block den Namen des gewählten Status sowie die bisherige Dauer an. Eine detaillierte Erläuterung zu den einzelnen Status folgt im Anschluss.

Statusübersicht-ACD

	Der Status „Bereit“ signalisiert, dass Sie aktiv im Contact Center eingeloggt und für eingehende ACD-Anrufe verfügbar sind. In diesem Zustand nehmen Sie aktiv an der automatischen Anrufverteilung teil.
	Mit dem Status „Nicht Bereit“ sind Sie weiterhin im System angemeldet, jedoch vorübergehend nicht für die ACD erreichbar. Der rote Pfeil unter dem Symbol weist darauf hin, dass zusätzlich ein spezifischer Grund für den Status ausgewählt werden kann (Sonstige / Pause). Dieser Grund ist für Kolleginnen und Kollegen sichtbar.
	Der Status „Nachbearbeitung“ tritt in der Regel automatisch nach einem abgeschlossenen Gespräch auf, kann aber auch manuell ausgewählt werden. Er dient dazu, administrative Tätigkeiten wie die Dokumentation des Gesprächs oder die Nachverfolgung durchzuführen. Während der Nachbearbeitung werden keine neuen Anrufe zugestellt.
	Der Status „Abgemeldet vom Contact Center“ zeigt an, dass Sie nicht im ACD-System angemeldet sind. Sie erhalten keine Anrufe und sind nicht sichtbar für die automatische Verteilung.

Gruppen An-/Abmeldungen

Über das Personensymbol neben den Status-Schaltflächen gelangen Sie zur Gruppenanmeldung. Dort können Sie auswählen, bei welchen Gruppen und über welche Kanäle (z. B. Telefonie, Anfragen, Chat) Sie angemeldet sein möchten. Entfernen Sie das Häkchen bei einer Gruppe oder einem Kanal, sind Sie dort nicht mehr angemeldet, das bedeutet, Sie erhalten keine ACD-Anrufe mehr aus dieser Gruppe. Änderungen werden durch einen Klick auf OK übernommen.

ACD

Telefonie

Auf dieser Seite wird der Aktionsbereich „Telefonie“ im Detail erläutert, inklusive der einzelnen Reiter wie Wählen, Journal, Verpasst und Notizen, die Ihnen verschiedene Funktionen rund um Ihre Anrufverwaltung bieten. Ebenso werden auf dieser Seite die zusätzlichen ACD-Informationen erläutert, die Ihnen einen erweiterten Überblick und zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten im Rahmen der Anrufverteilung bieten.

Wählen

Ausgehenden Contact Center Anruf starten

Informationen/Feld fehlt mir aktuell? - In Test nicht enthalten?
HINZUFÜGEN ODER NICHT?

Journal

Im Reiter "Journal" sehen Sie eine chronologische Übersicht all Ihrer Anrufe, sowohl ein als auch ausgehende sowie verpasste und abgebrochene Anrufe.

Verpasst

Notizen

Suchleiste

Eingehender Anruf

Eingehender Contact Center Anruf

Ein eingehender Contact Center Anruf unterscheidet sich optisch kaum von einem normalen Anruf. Sie haben weiterhin die gewohnten Optionen. Zusätzlich erhalten Sie jedoch spezifische Informationen aus dem Contact Center:

Es wird angezeigt, über welche Gruppe der Anruf eingeht und wie lange die anrufende Person bereits in der Warteschleife war.

Gesprächsfenster

Im Gespräch sehen Sie erneut die Kontaktdaten, Gesprächsdauer inklusive der Contact Center Informationen. Sie können den Anruf halten, weiterleiten , einen zweiten Anruf starten oder auflegen. Zusätzlich lässt sich eine Notiz zum Gespräch verfassen

ACD

Statistiken

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie den Aktionsbereich „Statistiken“ im Contact Center nutzen können, um Ihre persönlichen Leistungsdaten detailliert einzusehen und auszuwerten.
Sie lernen, wie Sie Ansichten anpassen, zwischen Zeiträumen wechseln und die wichtigsten Kennzahlen richtig interpretieren.

Ihre Funktionen im Überblick

Statistik Art wählen

Oben im Aktionsbereich können Sie auswählen, welche Art von Statistiken Sie einsehen möchten. Zur Verfügung stehen beispielsweise:

Eingehende Anrufe (standardmäßig ausgewählt)
Anwesenheit
Weitere Statistikbereiche je nach Berechtigung und Systemkonfiguration

Wählen Sie einfach den gewünschten Bereich per Klick aus, die Anzeige passt sich automatisch an.

Zeitraum-Auswahl

In der oberen rechten Ecke können Sie festlegen, für welchen Zeitraum Sie die Statistik einsehen möchten:

T – Tagesansicht
W – Wochenansicht
M – Monatsansicht
J – Jahresansicht

Die gewählte Ansicht beeinflusst alle angezeigten Daten und Diagramme.

Statistiken aktualisieren

Über das Aktualisieren-Symbol oben rechts können Sie die Statistikansicht jederzeit neu laden, um die aktuellsten Daten anzuzeigen.

Statistiken drucken

Mit einem Klick auf das Drucker-Symbol oben rechts haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Statistiken bequem auszudrucken.

Detaillierte Statistiken anzeigen

Aktivieren Sie die Option „Detaillierte Statistiken anzeigen“ (unten links), um tiefergehende Werte einzublenden – etwa zur Verteilung auf einzelne Gruppen, zu Wartezeiten oder zur Weiterleitungshäufigkeit.

Glossar - Erklärung der wichtigsten Kennzahlen

Begriff	Beschreibung
Aufkommen	Anzahl der insgesamt eingegangenen Anrufe
Angenommen	Die Anzahl aller Anrufe, die mit einem Agenten verbunden waren
Nicht angenommen	Anzahl der Anrufe, die nicht von einem Agenten angenommen wurde (Verloren, Anrufbeantworter etc.)
Bedienrate	Anteil der angenommenen Anrufe im Verhältnis zum gesamten Aufkommen
Auslastung	Prozentualer Anteil der Gesprächszeit an Ihrer gesamten angemeldeten Zeit
Bearbeitungszeit	Summe der Bearbeitungszeit (= Gesprächs- plus Nachbearbeitungszeit) aller angenommenen Anrufe (in Sekunden)
Bearbeitungszeit	Durchschnittliche Bearbeitungszeit (= Gesprächs- plus Nachbearbeitungszeit) aller angenommenen Anrufe (in Sekunden)
Gesprächsdauer	Summe der Gesprächsdauer aller angenommenen Anrufe (in Sekunden)
Gesprächsdauer	Durchschnittliche Dauer des Gesprächsanteils ohne Nachbearbeitung
Angemeldete Zeit	Gesamtzeit, in der Sie im Contact Center angemeldet waren

ACD

Teamleiterfunktionalitäten

Auf dieser Seite wird erklärt, welche speziellen Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie als Teamleiter einer ACD-Gruppe zugewiesen sind. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihr Team effizient zu unterstützen, Informationen gezielt zu verbreiten und Reports einzusehen, direkt aus dem System heraus.

Teamleiterfunktionen bei einer ACD-Gruppe

Wenn Sie Teamleiter einer ACD-Gruppe sind, erkennen Sie dies am gelben „T“-Symbol neben dem Gruppennamen.
Durch einen Klick auf die drei Punkte rechts neben der Gruppe öffnen Sie das Kontextmenü mit den verfügbaren Standardfunktionen und Teamleiterfunktionen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen dort zur Verfügung:

Ticker-Meldung senden
Hiermit können Sie eine kurze Information als Ticker an alle Mitglieder der Gruppe senden.
Nachricht an alle Agenten senden
Verfassen Sie eine Nachricht, die alle Teammitglieder in der Gruppe gleichzeitig erreicht.
Report
Rufen Sie eine Übersicht der Gruppenaktivitäten und -statistiken ab. Der Report gibt Ihnen Einblick in wichtige Kennzahlen der Gruppe, etwa Anrufaufkommen oder Erreichbarkeiten.

Teamleiterfunktionen bei einzelnen Nutzern

Als Teamleiter haben Sie zusätzlich spezielle Funktionen im Kontextmenü einzelner Nutzer innerhalb Ihrer Gruppe. Diese erreichen Sie ebenfalls über die drei Punkte neben dem jeweiligen Kontakt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Status setzen
Ändern Sie manuell den Bereitschaftsstatus eines Nutzers, z. B. auf „Pause“, „Nicht bereit“ oder „Bereit“.
Von Gruppe abmelden
Sie können den Agenten temporär aus der ACD-Gruppe abmelden, etwa wenn der Nutzer nicht mehr im Dienst oder anderweitig eingesetzt ist.
Report
Auch auf Nutzerebene können Sie Reports einsehen, z. B. zur Aktivität des einzelnen Teammitglieds innerhalb der ACD-Gruppe.

ACD

Einstellungen

Allgemein

Anrufbeantworter

Ansage Konfigurieren

Allgemeine Ansagen

Im Reiter „Allgemeine Ansagen“ stehen Ihnen vier vordefinierte Ansagetypen zur Verfügung (z. B. Standard, Urlaub, Dienstreise).

Diese können Sie per Klick aufnehmen, abspielen oder löschen und so nach Ihren Bedürfnissen gestalten.

Frei definierbare Ansagen

Unter „Frei definierbare Ansagen“ können Sie zusätzliche Ansagen selbst aufnehmen und individuell benennen, ganz nach Ihrem Bedarf.

Arbeitsumgebung

Abhängig von Ihrer gewählten Arbeitsumgebung können Sie Ihre bevorzugten Geräte festlegen.

So geht's:

Wählen Sie eine der Arbeitsumgebungen
- - Büro
  - Homeoffice
  - Unterwegs
Hinterlegen Sie Ihre bevorzugten Geräte (z. B. Headset, Kamera, Lautsprecher).

Tipp: Bei jeder zukünftigen Anmeldung in derselben Arbeitsumgebung werden diese Geräte automatisch verbunden – vorausgesetzt, sie befinden sich in der Nähe.

Benachrichtigungen

Chat

Geräte

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Audio: Auswahl des Haupt-Audiogeräts (z. B. Headset)
Mikrofon: Eingabegerät für Sprache
Lautsprecher: Ausgabegerät für Ton
Zusätzlicher Klingelton: Optionales Gerät, über das eingehende Anrufe hörbar sind (z. B. PC-Lautsprecher)
→ Mit „Abspielen“ können Sie den Klingelton testen.
Nach weiteren Geräten suchen: Falls ein verbundenes Gerät nicht angezeigt wird.

Telefoneinstellungen:

Telefongerät: Hier sehen oder ändern Sie Ihr zugewiesenes Gerät (z. B. Tischtelefon)
Bei jedem Start Telefongerät auswählen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Gerät manuell wählen möchten

Mein Benutzer

Privatsphäre

Suche

Tastenbelegung

Info

Zusammenspiel von Cisco Jabber und TIMIO

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Cisco Jabber und TIMIO zusammenarbeiten – und welche Rolle jedes dieser Systeme in Ihrer täglichen Kommunikation spielt. Sie lernen, warum beide Komponenten notwendig sind, wie sie technisch miteinander verbunden sind.

Cisco Jabber ist ein Softphone, also eine softwarebasierte Telefonanwendung, die auf dem PC oder Laptop installiert wird. Es ersetzt das klassische Tischtelefon, stellt also technisch gesehen die Verbindung zu Ihrem Cisco-Telefonsystem her und ermöglicht Sprachkommunikation über das Netzwerk.

TIMIO ist die zentrale Steuerungs- und Kommunikationsplattform, die über eine CTI-Schnittstelle (Computer Telephony Integration) mit Cisco Jabber verbunden ist. TIMIO übernimmt sämtliche Steuerungsfunktionen: Anrufe tätigen, annehmen, weiterleiten, halten oder beenden, diese Aktionen erfolgen vollständig über die TIMIO-Oberfläche, nicht über Jabber selbst. Zusätzlich können, sofern entsprechend konfiguriert, auch Anrufe aus ACD-Gruppen (z. B. Hotlines oder Supportteams) über TIMIO gesteuert und direkt auf dem Jabber-Softphone zugestellt werden.

Wichtig für Nutzer:
Sie müssen Cisco Jabber lediglich starten und im Hintergrund geöffnet haben. Die Bedienung erfolgt ausschließlich über TIMIO. Jabber wird dabei als reines Softphone im Hintergrund genutzt, für Sie als Anwender findet die gesamte Steuerung über die TIMIO-Oberfläche statt.

Häufig gestellte Fragen

Im Kapitel „Häufig gestellte Fragen" finden Sie kompakte Antworten auf die wichtigsten Fragen und Verweise die Ihnen dabei helfen, TIMIO schnell und effektiv zu nutzen. Zusätzlich dient es als Orientierungshilfe für eine schnelle Navigation in unserer Knowledgebase, damit Sie stets die richtigen Informationen finden!

Häufig gestellte Fragen

Wie ändere ich mein Passwort?

Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie den Bereich Mein Benutzer. Dort finden Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern.

Häufig gestellte Fragen

Wie ändere ich mein Profilbild?

Klicken Sie auf Ihren eigenen Status und wählen Sie Bild ändern. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ein neues Profilbild auswählen können.

Häufig gestellte Fragen

Wie setze ich eine Rufumleitung?

Klicken Sie im Aktionsbereich auf Telefonie und anschließend unten auf Rufumleitung . Im daraufhin geöffneten Präsenzeinstellungsdialog können Sie die Rufumleitung je nach ausgewähltem Präsenzstatus anpassen.

Häufig gestellte Fragen

Wie ändere ich die Startseite?

Öffnen Sie die Einstellungen und wählen Sie den Abschnitt Allgemein. Unter dem Punkt Startseite können Sie die gewünschte Startseite festlegen.