Kalender

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für Videoberatung, Vor-Ort-Termine, Rückrufe oder Kalender-Gruppen anlegen und verwalten.
Jeder Kalender ist individuell konfigurierbar und steuert, wann und wie Termine durch Kundinnen und Kunden gebucht werden können. Zusätzlich lassen sich Themen, Buchungsformulare, Benachrichtigungen und Zeitfenster festlegen, um den Buchungsprozess optimal auf Ihre Anforderungen abzustimmen.

Übersicht

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine anlegen und verwalten. Jeder Kalender ist einem Tenant (Mandanten) zugeordnet und kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden.

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Übersicht

In der Kalender-Übersicht sehen Sie eine Tabelle mit allen angelegten Kalendern. Die Tabelle ist in folgende Spalten unterteilt:

Alle Spaltenüberschriften können sortiert werden. Ein Klick auf die jeweilige Überschrift (z. B. „Art“) sortiert die Einträge alphabetisch auf- oder absteigend.

Kalender erstellen

Über das Plus-Symbol image.pngoben rechts können Sie einen neuen Kalender anlegen.

Weitere Informationen zur Erstellung finden Sie auf der Seite „Kalender erstellen/bearbeiten“ (noch zu erstellen).

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender bearbeiten

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile, um die Einstellungen des Kalenders zu bearbeiten.

Alle vorhandenen Daten lassen sich dabei anpassen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender löschen

Mit einem Klick auf die rote Mülltonne image.pngwird der entsprechende Kalender gelöscht.

Vor dem Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.

Kalender aktivieren/deaktivieren

Über den Toggle-Schalter in der Spalte „Active“ können Kalender einzeln aktiviert image.png oder deaktiviert image.pngwerden.

Nur aktive Kalender stehen Kundinnen und Kunden für die Terminbuchung zur Verfügung.

Ansicht aktualisieren

Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Tabelle der Kalender neu geladen.

Kalender erstellen/bearbeiten

Diese Seite dient der Erstellung oder Bearbeitung eines Kalenders in webconsult. Kalender steuern die Verfügbarkeit von Berater:innen für unterschiedliche Arten von Terminen, wie z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine.

Die Eingabemaske ist bei „Erstellen“ und „Bearbeiten“ sehr ähnlich aufgebaut und umfasst folgende Felder:

Allgemeine Angaben

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Verfügbarkeit (Pflichtfeld)

Hier kann eingestellt werden, zu welchen Zeiten der Kunde die Möglichkeit hat ein Beratungsgespräch zu beantragen.

Für jeden Wochentag kann dies einzeln festgelegt werden:

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Terminanzahl (Pflichtfeld)

Gibt an, wie viele parallele Termine innerhalb eines Zeitfensters möglich sind. Dadurch, dass mit einem Gerät auch nur gleichzeitig eine Beratung geführt werden kann, steht diese Einstellung standardmäßig auf 1. Nur in bestimmten Fällen eignet sich hier eine andere Einstellung.

Abwesenheit

Hier kann ein Zeitraum (von/bis) definiert werden, in dem keine Termine buchbar sind (z. B. Betriebsveranstaltungen).

Vorlaufzeit

Gibt die minimale Zeit in Minuten an, die zwischen Buchung und Terminbeginn liegen muss. Dabei gibt es drei Varianten, die bestimmen, nach welchem Schemata die Vorlaufzeit agieren soll:

Simpel

Der erste freie Termin, der zur Buchung angeboten wird, muss mindestens die angegebene Zeit in Minuten in der Zukunft liegen.

Verfügbarkeit

Ähnlich wie der Modus "Simpel", allerdings wird zur Berechnung der Vorlaufzeit lediglich die am Kalender konfigurierte Servicezeit betrachtet.

Beispiel: Ihre Servicezeit Montag bis Freitag 8-17 Uhr und Sie haben eine Vorlaufzeit von 120 Minuten konfiguriert. Wenn ein Kunde freitags um 15 Uhr bucht, dann ist der erste angebotene Termin Montag 8 Uhr (sofern dieser frei ist). Wenn ein Kunde hingegen samstags bucht, dann ist der erste angebotene Termin Montag 10 Uhr, da die 120 Minuten Vorlaufzeit erst ab 8 Uhr beginnen.

Tage

Vorlaufzeiten werden in vollen Tagen berechnet, unabhängig von der Verfügbarkeit. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen an – der Kalender zeigt den ersten verfügbaren Termin ab diesem Zeitraum. In den erweiterten Einstellungen können Sie festlegen, welche ganzen Tage bei der Vorlaufzeit übersprungen werden sollen.

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In dem oberen Beispiel werden die beiden Tage Samstag und Sonntag bei der Berechnung übersprungen. Stellt man nun als Vorlaufzeit "1 Tag" ein, wird, sofern jemand am Freitag ein Termin buchen möchte, der Montag übersprungen und erst ein Termin für Dienstag angeboten.

Themen (Pflichtfeld)

Geben Sie an, welche Themen in diesem Kalender behandelt werden. Mehrere Themen sind möglich.

Formular-Felder

Definieren Sie die Eingabefelder für das Buchungsformular. Standardbeispiele:

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Label Schlüssel Art Einstellungsmöglichkeiten
Angezeigte Anforderung des Attributs im Formular.

Bezeichnung, als was das vom Nutzer einzugebende Attribut entsprechend abgespeichert und aufgerufen werden kann.

Die Schlüssel sind notwendig, um das Attribut in den Textbausteinen zu verwenden.

Die Bezeichnung der Schlüssel darf nur Groß- und Kleinschreibung enthalten. KEINE Sonderzeichen, Zahlen oder Leerzeichen.

 Art des Attributs bzw. Eingrenzung, welche Information benötigt wird. Wählbar zwischen u. a. Text, Nummer, Datum, E-Mail und Checkbox.
  • Pflichtfeld: Einstellung, ob die Information im Buchungsformular vom Kunden eingeben werden muss oder nur optional ist
  • Löschen Sie das jeweilige Attribut über image.png
  • Fügen Sie über image.png ein weiteres Attribut zum Buchungsformular hinzu


Datenschutztext

Hier können Sie einen frei gestaltbaren Datenschutztext eingeben, der im Buchungsformular angezeigt wird. Wird kein Text hinterlegt, erscheint auch kein entsprechender Hinweis. Sobald jedoch ein Inhalt eingegeben ist, wird dieser am Ende des Buchungsvorgangs eingeblendet (siehe Preview). Sie haben auch die Möglichkeit Internetlinks zu hinterlegen, um z.B. auf den Datenschutztext auf Ihrer Webseite zu verweisen.

Der Kunde muss den Datenschutzbestimmungen aktiv zustimmen, um die Terminanfrage absenden zu können. Ohne Zustimmung ist eine Buchung nicht möglich.

Benachrichtigungen

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E-Mail-Adresse für interne Benachrichtigungen
Tragen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die Buchungen oder Änderungen gemeldet werden sollen.

Hier kann auch ein Mailverteiler eingetragen werden, an den die eingehenden Benachrichtigungen gesendet werden. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter, die Teil dieses Verteilers sind, über neue Termine informiert werden.

Kunden-Erinnerung
Angabe in Stunden: Wann vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird.

Warnung für nicht bearbeitete Anfragen
Zeit in Stunden, nach der eine interne Warnung erfolgt, wenn Buchungen nicht verarbeitet wurden.

Meeting Funktionen

Text-Chat (Nur Video-Kalender)
Hier können Sie einstellen, ob die Text-Chat Funktion in Videomeetings zur Verfügung stehen soll.

Website-Oberfläche

In diesem Abschnitt können Anpassungen an der Darstellung der Buchungsoberfläche auf den eigenen Webseiten vorgenommen werden, indem das Snippet oder der iFrame in den Quellcode eingebunden wird.

Snippet

Bei dem Code, welcher im Bereich "Snippet" zu finden ist, handelt es sich um einen Floating-Button, also ein dauerhaft sichtbarer, runder Button am Bildschirmrand, der beim Klicken das Formular anzeigt. Die gängige Weise ist aber eher die des Iframe.

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Iframe

<iframe src="https://wc-backend.ntcxdev.eu/calendars/snippet/6241b065fb21a91117e2ab31" style="width: 100%; height: 100vh; border: none;"></iframe>

Im Bereich "Iframe" finden Sie den HTML-Code, den Sie auf ihrer Webseite einfügen können, um das Formular einbinden und sichtbar zu machen. Wenn Sie die URL ("https://[...]") im Browser eingeben, können Sie ebenfalls das Formular aufrufen.

Preview

Hier können Sie einsehen, wie Ihre Einstellungen auf der Webseite aussehen werden.

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Kalender-Gruppen erstellen / bearbeiten

Kalender-Gruppen dienen dem Zusammenfassen mehrerer Kalender, um sie gemeinsam und für den Endbenutzer unsichtbar an einem Ort zur Buchung anzuzeigen.

Szenarien für die Nutzung von Kalender-Gruppen

Dabei möchten Sie Ihre Benutzer nicht auf Ihrer Webseite zum jeweils korrekten Buchungskalender leiten, sondern alle Buchungen gesammelt an einer Stelle vornehmen.

Durch die Nutzung von Kalender-Gruppen, können Sie mehrere Kalender zusammenfassen. Dadurch wird ein neuer Kalender mit zugehörigem iFrame erzeugt, der das Buchungsangebot der enthaltenen Kalender beinhaltet.

Im Fall von Video- und Rückruf-Kalendern wird wie gewohnt zunächst das Thema vom Benutzer abgefragt. Anhand dessen wird im weiteren Verlauf in den "zuständigen" Kalender geleitet - mit dessen entsprechenden Servicezeiten, Formular-Abfragen usw.
Im Fall von Vor-Ort-Kalendern wird zusätzlich zunächst die Filiale abgefragt.

Erstellen von Kalender-Gruppen

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Es lassen sich nur Kalender vom selben Typ zusammenfassen!

Die Beratungs-Themen der zusammengefassten Kalender dürfen sich nicht überschneiden.
Bei Vor-Ort-Kalendern dürfen sich Beratungs-Themen pro Filiale nicht überschneiden.

Snippet und iFrame

In dieser Sektion finden Sie wie gewohnt Javascript Snippet und iFrame Adresse für die erzeugte Kalender-Gruppe.

Binden Sie diese statt der enthaltenen Einzel-Kalender auf Ihrer Webseite ein.

Preview

Hier finden Sie die Vorschau für die konfigurierte Kalender-Gruppe.

Bitte klicken Sie nach Änderungen auf Speichern um die Vorschau zu aktualisieren!