webconsult - Admin

In diesem Handbuch erhalten Sie eine umfassende Einführung in die Administrationsoberfläche von webconsult. Diese unterstützt Sie dabei, Ihre Videoberatungs- und Buchungslösung effizient zu verwalten.

Den Adminbereich erreichen Sie über die normale Nutzeroberfläche von webconsult. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol oben rechts. Von dort gelangen Sie direkt in die Administrationsansicht.

Die Administrationsoberfläche ist übersichtlich in verschiedene Bereiche unterteilt, die über die linke Menüleiste aufrufbar sind: Kalender, Benutzer, Filialen und Textbausteine.

Zu jedem dieser Bereiche finden Sie in diesem Handbuch zwei Seiten:

Kalender

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für Videoberatung, Vor-Ort-Termine, Rückrufe oder Kalender-Gruppen anlegen und verwalten.
Jeder Kalender ist individuell konfigurierbar und steuert, wann und wie Termine durch Kundinnen und Kunden gebucht werden können. Zusätzlich lassen sich Themen, Buchungsformulare, Benachrichtigungen und Zeitfenster festlegen, um den Buchungsprozess optimal auf Ihre Anforderungen abzustimmen.

Kalender

Übersicht

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine anlegen und verwalten. Jeder Kalender ist einem Tenant (Mandanten) zugeordnet und kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden.

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Übersicht

In der Kalender-Übersicht sehen Sie eine Tabelle mit allen angelegten Kalendern. Die Tabelle ist in folgende Spalten unterteilt:

Alle Spaltenüberschriften können sortiert werden. Ein Klick auf die jeweilige Überschrift (z. B. „Art“) sortiert die Einträge alphabetisch auf- oder absteigend.

Kalender erstellen

Über das Plus-Symbol image.pngoben rechts können Sie einen neuen Kalender anlegen.

Weitere Informationen zur Erstellung finden Sie auf der Seite „Kalender erstellen/bearbeiten“ (noch zu erstellen).

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender bearbeiten

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile, um die Einstellungen des Kalenders zu bearbeiten.

Alle vorhandenen Daten lassen sich dabei anpassen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender löschen

Mit einem Klick auf die rote Mülltonne image.pngwird der entsprechende Kalender gelöscht.

Vor dem Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.

Kalender aktivieren/deaktivieren

Über den Toggle-Schalter in der Spalte „Active“ können Kalender einzeln aktiviert image.png oder deaktiviert image.pngwerden.

Nur aktive Kalender stehen Kundinnen und Kunden für die Terminbuchung zur Verfügung.

Ansicht aktualisieren

Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Tabelle der Kalender neu geladen.

Kalender

Kalender erstellen/bearbeiten

Diese Seite dient der Erstellung oder Bearbeitung eines Kalenders in webconsult. Kalender steuern die Verfügbarkeit von Berater:innen für unterschiedliche Arten von Terminen, wie z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine.

Die Eingabemaske ist bei „Erstellen“ und „Bearbeiten“ sehr ähnlich aufgebaut und umfasst folgende Felder:

Allgemeine Angaben

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Verfügbarkeit (Pflichtfeld)

Hier kann eingestellt werden, zu welchen Zeiten der Kunde die Möglichkeit hat ein Beratungsgespräch zu beantragen.

Für jeden Wochentag kann dies einzeln festgelegt werden:

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Terminanzahl (Pflichtfeld)

Gibt an, wie viele parallele Termine innerhalb eines Zeitfensters möglich sind. Dadurch, dass mit einem Gerät auch nur gleichzeitig eine Beratung geführt werden kann, steht diese Einstellung standardmäßig auf 1. Nur in bestimmten Fällen eignet sich hier eine andere Einstellung.

Abwesenheit

Hier können Zeiträume definiert werden, in denen keine Termine buchbar sind (z. B. Feiertage, Betriebsurlaub oder Betriebsveranstaltungen).

Sind an einem Kalender importierte Feiertage hinterlegt, ist die Liste in zwei Abschnitte geteilt:

- Eigene Einträge – von Hand angelegte Zeiträume. Je Eintrag lassen sich Bezeichnung sowie Von und Bis direkt bearbeiten. Über das Plus-Symbol legen Sie einen weiteren Eintrag an.
- Importierte Feiertage – zugeklappt, mit der Anzahl der Einträge in der Überschrift. Ein Klick klappt die Liste auf; die Einträge sind nach Datum sortiert.

Über das Mülltonnen-Symbol lässt sich jeder Eintrag einzeln entfernen – auch ein importierter, etwa wenn eine Filiale an diesem Feiertag doch geöffnet hat.

Importierte Einträge sind hier bewusst nicht bearbeitbar. Sie gehören zu einem Satz, der für mehrere Kalender gemeinsam ausgerollt wurde – eine Änderung an einer einzelnen Kopie würde sie von den übrigen trennen. Das Löschen ist davon ausgenommen, weil es eine bewusste lokale Entscheidung für genau diesen Kalender ist.

Liegen keine importierten Einträge vor, entfällt die Aufteilung und die Liste wird wie gewohnt einfach dargestellt.

Abgelaufene Einträge sind ausgeblendet. Über den Schalter „Vergangene anzeigen" oberhalb der Abschnitte lassen sie sich einblenden – er gilt für beide Abschnitte. Die Zahl dahinter gibt an, wie viele Einträge derzeit ausgeblendet sind. Ist nichts ausgeblendet, erscheint der Schalter nicht.

Ausblenden löscht nichts. Vergangene Abwesenheiten können ohnehin keinen Termin mehr blockieren; sie werden 30 Tage nach ihrem Ende automatisch entfernt.

Betrifft eine Abwesenheit mehrere Kalender – Feiertage etwa gelten meist für alle Kalender eines Standorts – legen Sie sie nicht hier einzeln an, sondern im Bereich Abwesenheiten für alle betroffenen Kalender gleichzeitig.

Abwesenheiten, deren Zeitraum mehr als 30 Tage zurückliegt, werden automatisch entfernt. Zukünftige Einträge sind davon nie betroffen.

Vorlaufzeit

Gibt die minimale Zeit in Minuten an, die zwischen Buchung und Terminbeginn liegen muss. Dabei gibt es drei Varianten, die bestimmen, nach welchem Schemata die Vorlaufzeit agieren soll:

Simpel

Der erste freie Termin, der zur Buchung angeboten wird, muss mindestens die angegebene Zeit in Minuten in der Zukunft liegen.

Verfügbarkeit

Ähnlich wie der Modus "Simpel", allerdings wird zur Berechnung der Vorlaufzeit lediglich die am Kalender konfigurierte Servicezeit betrachtet.

Beispiel: Ihre Servicezeit Montag bis Freitag 8-17 Uhr und Sie haben eine Vorlaufzeit von 120 Minuten konfiguriert. Wenn ein Kunde freitags um 15 Uhr bucht, dann ist der erste angebotene Termin Montag 8 Uhr (sofern dieser frei ist). Wenn ein Kunde hingegen samstags bucht, dann ist der erste angebotene Termin Montag 10 Uhr, da die 120 Minuten Vorlaufzeit erst ab 8 Uhr beginnen.

Tage

Vorlaufzeiten werden in vollen Tagen berechnet, unabhängig von der Verfügbarkeit. Geben Sie die gewünschte Anzahl an Tagen an – der Kalender zeigt den ersten verfügbaren Termin ab diesem Zeitraum. In den erweiterten Einstellungen können Sie festlegen, welche ganzen Tage bei der Vorlaufzeit übersprungen werden sollen.

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In dem oberen Beispiel werden die beiden Tage Samstag und Sonntag bei der Berechnung übersprungen. Stellt man nun als Vorlaufzeit "1 Tag" ein, wird, sofern jemand am Freitag ein Termin buchen möchte, der Montag übersprungen und erst ein Termin für Dienstag angeboten.

Themen (Pflichtfeld)

Geben Sie an, welche Themen in diesem Kalender behandelt werden. Mehrere Themen sind möglich.

Formular-Felder

Definieren Sie die Eingabefelder für das Buchungsformular. Standardbeispiele:

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Label Schlüssel Art Einstellungsmöglichkeiten
Angezeigte Anforderung des Attributs im Formular.

Bezeichnung, als was das vom Nutzer einzugebende Attribut entsprechend abgespeichert und aufgerufen werden kann.

Die Schlüssel sind notwendig, um das Attribut in den Textbausteinen zu verwenden.

Die Bezeichnung der Schlüssel darf nur Groß- und Kleinschreibung enthalten. KEINE Sonderzeichen, Zahlen oder Leerzeichen.

 Art des Attributs bzw. Eingrenzung, welche Information benötigt wird. Wählbar zwischen u. a. Text, Nummer, Datum, E-Mail und Checkbox.
  • Pflichtfeld: Einstellung, ob die Information im Buchungsformular vom Kunden eingeben werden muss oder nur optional ist
  • Löschen Sie das jeweilige Attribut über image.png
  • Fügen Sie über image.png ein weiteres Attribut zum Buchungsformular hinzu
  • Reihenfolge ändern: Die Reihenfolge bereits konfigurierter Formularfelder lässt sich per Drag & Drop anpassen.


Datenschutztext

Hier können Sie einen frei gestaltbaren Datenschutztext eingeben, der im Buchungsformular angezeigt wird. Wird kein Text hinterlegt, erscheint auch kein entsprechender Hinweis. Sobald jedoch ein Inhalt eingegeben ist, wird dieser am Ende des Buchungsvorgangs eingeblendet (siehe Preview). Sie haben auch die Möglichkeit Internetlinks zu hinterlegen, um z.B. auf den Datenschutztext auf Ihrer Webseite zu verweisen.

Der Kunde muss den Datenschutzbestimmungen aktiv zustimmen, um die Terminanfrage absenden zu können. Ohne Zustimmung ist eine Buchung nicht möglich.

Benachrichtigungen

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E-Mail-Adresse für interne Benachrichtigungen
Tragen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die Buchungen oder Änderungen gemeldet werden sollen.

Hier kann auch ein Mailverteiler eingetragen werden, an den die eingehenden Benachrichtigungen gesendet werden. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter, die Teil dieses Verteilers sind, über neue Termine informiert werden.

Kunden-Erinnerung
Angabe in Stunden: Wann vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird.

Warnung für nicht bearbeitete Anfragen
Zeit in Stunden, nach der eine interne Warnung erfolgt, wenn Buchungen nicht verarbeitet wurden.

Rollen-Sichtbarkeit

Standardmäßig sehen Benutzer mit der Agenten-Rolle nur bisher nicht zugewiesene Termine (die sie sich selbst zuweisen können) sowie Termine, die ihnen zugeordnet wurden. Die uneingeschränkte Sicht auf alle Termine ist den Rollen Disponent und Admin vorbehalten.

Über die Einstellung „Termine anderer Agenten" lässt sich dieses Verhalten pro Kalender erweitern: Ist sie aktiviert, können Agenten alle Termine der von ihnen abonnierten Kalender einsehen. Bleibt sie deaktiviert, gilt weiterhin das gewohnte Verhalten.

Die Einstellung betrifft ausschließlich die Sichtbarkeit. Die Fähigkeit, Termine anderen Benutzern zuzuordnen, bleibt weiterhin den Rollen Disponent und Admin vorbehalten.

Meeting Funktionen

Text-Chat (Nur Video-Kalender)
Hier können Sie einstellen, ob die Text-Chat Funktion in Videomeetings zur Verfügung stehen soll.

Website-Oberfläche

In diesem Abschnitt können Anpassungen an der Darstellung der Buchungsoberfläche auf den eigenen Webseiten vorgenommen werden, indem das Snippet oder der iFrame in den Quellcode eingebunden wird.

Snippet

Bei dem Code, welcher im Bereich "Snippet" zu finden ist, handelt es sich um einen Floating-Button, also ein dauerhaft sichtbarer, runder Button am Bildschirmrand, der beim Klicken das Formular anzeigt. Die gängige Weise ist aber eher die des Iframe.

image.png

Iframe

<iframe src="https://wc-backend.ntcxdev.eu/calendars/snippet/6241b065fb21a91117e2ab31" style="width: 100%; height: 100vh; border: none;"></iframe>

Im Bereich "Iframe" finden Sie den HTML-Code, den Sie auf ihrer Webseite einfügen können, um das Formular einbinden und sichtbar zu machen. Wenn Sie die URL ("https://[...]") im Browser eingeben, können Sie ebenfalls das Formular aufrufen.

Preview

Hier können Sie einsehen, wie Ihre Einstellungen auf der Webseite aussehen werden.

image.png

Kalender

Kalender-Gruppen erstellen / bearbeiten

Kalender-Gruppen dienen dem Zusammenfassen mehrerer Kalender, um sie gemeinsam und für den Endbenutzer unsichtbar an einem Ort zur Buchung anzuzeigen.

Szenarien für die Nutzung von Kalender-Gruppen

Dabei möchten Sie Ihre Benutzer nicht auf Ihrer Webseite zum jeweils korrekten Buchungskalender leiten, sondern alle Buchungen gesammelt an einer Stelle vornehmen.

Durch die Nutzung von Kalender-Gruppen, können Sie mehrere Kalender zusammenfassen. Dadurch wird ein neuer Kalender mit zugehörigem iFrame erzeugt, der das Buchungsangebot der enthaltenen Kalender beinhaltet.

Im Fall von Video- und Rückruf-Kalendern wird wie gewohnt zunächst das Thema vom Benutzer abgefragt. Anhand dessen wird im weiteren Verlauf in den "zuständigen" Kalender geleitet - mit dessen entsprechenden Servicezeiten, Formular-Abfragen usw.
Im Fall von Vor-Ort-Kalendern wird zusätzlich zunächst die Filiale abgefragt.

Erstellen von Kalender-Gruppen

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Es lassen sich nur Kalender vom selben Typ zusammenfassen!

Die Beratungs-Themen der zusammengefassten Kalender dürfen sich nicht überschneiden.
Bei Vor-Ort-Kalendern dürfen sich Beratungs-Themen pro Filiale nicht überschneiden.

Snippet und iFrame

In dieser Sektion finden Sie wie gewohnt Javascript Snippet und iFrame Adresse für die erzeugte Kalender-Gruppe.

Binden Sie diese statt der enthaltenen Einzel-Kalender auf Ihrer Webseite ein.

Preview

Hier finden Sie die Vorschau für die konfigurierte Kalender-Gruppe.

Bitte klicken Sie nach Änderungen auf Speichern um die Vorschau zu aktualisieren!

Abwesenheiten

Abwesenheiten

Abwesenheiten - Übersicht

Der Bereich „Abwesenheiten" legt Zeiträume, in denen keine Termine buchbar sind, für mehrere Kalender gleichzeitig an. Einzelne Abwesenheiten lassen sich weiterhin direkt in den [Kalender-Einstellungen](https://kb.ntcx.eu/books/webconsult-admin/page/kalender-erstellenbearbeiten) pflegen – dieser Bereich ist für alles gedacht, was mehr als einen Kalender betrifft.

Typischer Anwendungsfall sind Feiertage: Sie gelten für alle Kalender eines Standorts, mussten bisher aber in jedem Kalender einzeln eingetragen werden. Ebenso Betriebsurlaub, Versammlungen oder Schließtage.

Der Bereich ist in drei Reiter gegliedert:

Übersicht

Die Übersicht listet die bereits ausgerollten Einträge, gruppiert nach ihrer Herkunft:

Zu jeder Gruppe sehen Sie den abgedeckten Zeitraum, die Anzahl der Einträge und die Kalender, für die sie gilt.

Aufgelistet werden ausschließlich die Kalender, in denen die Einträge tatsächlich vorhanden sind. Rollen Sie einen Feiertagssatz später auf einen weiteren Kalender aus, erscheint dieser anschließend ebenfalls in der Liste.

Einträge entfernen

Über die Schaltfläche „Entfernen" einer Gruppe werden deren Einträge aus allen aufgeführten Kalendern entfernt.

Soll ein Feiertagssatz nur aus einem einzelnen Kalender verschwinden – etwa weil eine Filiale an diesem Tag doch geöffnet hat – nutzen Sie die Schaltfläche in der jeweiligen Kalenderzeile.

Für manuelle Einträge gibt es zusätzlich die Schaltfläche „Leeren" je Kalender: Sie entfernt alle manuell angelegten Abwesenheiten dieses Kalenders.

Auch das Entfernen zeigt zuerst eine Vorschau mit dem Ergebnis je Kalender. Geändert wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Automatisches Aufräumen

Abwesenheiten, deren Zeitraum mehr als 30 Tage zurückliegt, werden automatisch entfernt. Vergangene Abwesenheiten haben keinen Einfluss mehr auf die Buchbarkeit und würden die Kalender-Einstellungen mit der Zeit unübersichtlich machen.

Zukünftige Einträge sind davon nie betroffen. Wollen Sie abgelaufene Einträge früher oder gezielter loswerden, nutzen Sie den Reiter „Aufräumen".

Abwesenheiten

Abwesenheiten - Ausrollen

Im Reiter „Ausrollen" legen Sie Abwesenheiten in mehreren Kalendern gleichzeitig an – entweder aus einem Feiertagskalender importiert oder von Hand definiert.

Der Vorgang führt durch vier Schritte:

  1. Quelle – Feiertage oder manueller Eintrag
  2. Einträge prüfen – die Liste durchsehen und ggf. einzelne abwählen
  3. Kalender wählen – auf welche Kalender ausgerollt werden soll
  4. Vorschau & ausführen – Ergebnis je Kalender prüfen, dann bestätigen

Das Ausrollen ist rein additiv. Vorhandene Abwesenheiten eines Kalenders bleiben unverändert erhalten, und ein Eintrag, den ein Kalender bereits besitzt, wird nicht doppelt angelegt.

Quelle: Feiertage

Wählen Sie Land und Region. Neben den einzelnen Regionen steht die Auswahl „Bundesweit" zur Verfügung – sie liefert ausschließlich die im ganzen Land gültigen Feiertage.

Über „Von Jahr" und „Bis Jahr" lassen sich mehrere Jahre auf einmal laden.

Es können maximal drei Jahre am Stück geladen werden. Das ist die Grenze des zugrunde liegenden Feiertagsdienstes.

Haben Sie eine Region gewählt, steht zusätzlich die Option „Nur landesspezifische Feiertage" zur Verfügung. Ist sie aktiv, werden die bundesweiten Feiertage ausgeblendet und nur die regionalen Besonderheiten geladen – nützlich, wenn die bundesweiten Tage bereits ausgerollt sind.

Mit „Feiertage laden" wird die Liste abgerufen.

Einträge prüfen

Alle geladenen Feiertage sind vorausgewählt. Entfernen Sie die Haken bei den Tagen, an denen Ihre Kalender geöffnet bleiben.

Einzelne Einträge sind mit dem Hinweis „nur Teilregion" gekennzeichnet. Diese Feiertage gelten nicht in der gesamten gewählten Region, sondern nur in einem Teil davon – prüfen Sie hier besonders, ob der Tag für Ihre Standorte zutrifft.

Quelle: Manueller Eintrag

Für Zeiträume, die in keinem Feiertagskalender stehen – Betriebsurlaub, eine Versammlung, ein Schließtag:

Die Zeiten werden je Kalender in dessen eigener Zeitzone ausgewertet. Rollen Sie einen ganztägigen Eintrag auf Kalender in unterschiedlichen Zeitzonen aus, ist in jedem Kalender der jeweils dortige Tag gesperrt.

Kalender wählen

Wählen Sie die Kalender aus, auf die ausgerollt werden soll. Über „Alle auswählen" und „Auswahl aufheben" lässt sich die gesamte Liste umschalten.

Kalender-Gruppen erscheinen hier nicht. Sie haben keine eigenen Verfügbarkeiten – Termine entstehen immer im untergeordneten Kalender, und dort muss auch die Abwesenheit hinterlegt sein.

Vorschau & ausführen

Die Vorschau zeigt je Kalender, wie viele Einträge neu hinzukämen („neu") und wie viele bereits vorhanden sind („bereits vorhanden").

Solange der Hinweis „Es wurde noch nichts geändert" zu sehen ist, wurde nichts geschrieben. Erst die Bestätigung führt die Änderung aus.

Schlägt das Speichern für einen einzelnen Kalender fehl, wird das in dessen Zeile ausgewiesen. Die übrigen Kalender sind davon nicht betroffen – jeder Kalender wird einzeln geschrieben.

Abwesenheiten

Abwesenheiten - Aufräumen

Im Reiter „Aufräumen" entfernen Sie **abgelaufene** Abwesenheiten aus den gewählten Kalendern. Zukünftige Einträge bleiben dabei immer unberührt.

Abwesenheiten, deren Zeitraum mehr als 30 Tage zurückliegt, werden ohnehin automatisch entfernt. Dieser Reiter ist für den Fall gedacht, dass Sie früher oder gezielter aufräumen wollen – etwa die Feiertage des Vorjahres, bevor die automatische Bereinigung sie erreicht.

Einstellungen

Die Voreinstellung „Nur importierte" schont Einträge, die jemand von Hand angelegt hat. Wer alte Feiertagsimporte aufräumt, will selten die eingetragene Betriebsversammlung mit entfernen.

Vorschau & ausführen

Wie beim Ausrollen zeigt „Vorschau" zuerst das Ergebnis je Kalender – hier die Anzahl der Einträge, die entfernt würden.

Geändert wird erst mit der Schaltfläche „Aufräumen". Ändern Sie zwischendurch das Stichdatum, den Umfang oder die Kalenderauswahl, verfällt die Vorschau und muss neu erzeugt werden – so kann eine Bestätigung nie auf veraltete Zahlen wirken.

Benutzer

Der Bereich „Benutzer“ dient der Verwaltung aller Nutzerkonten in webconsult.
Hier können Administrator:innen neue Benutzer anlegen, bestehende Konten bearbeiten oder löschen sowie Rollen und Zugriffsrechte gezielt steuern.

Jede Benutzerrolle (z. B. Agent*in, Disponent*in, Admin) hat definierte Berechtigungen, die festlegen, welche Funktionen und Kalenderinhalte ein Benutzer sehen oder bearbeiten darf.
Zudem lässt sich festlegen, welche Lizenz ein jeder Benutzer innehaben soll - dabei wird zwischen personal- concurred-Lizenz unterschieden.

Benutzer

Übersicht

Die Benutzerübersicht zeigt alle in webconsult angelegten Benutzer auf einen Blick.
Hier lassen sich bestehende Benutzer bearbeiten, löschen oder neue Benutzerkonten erstellen.

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Spaltenübersicht

Alle Spalten sind sortierbar – ein Klick auf den Spaltentitel sortiert die Liste auf- oder absteigend.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile, um Benutzerdaten, Rollen oder Kalenderzuweisungen zu ändern.

Weitere Details finden Sie auf der Seite „Benutzer erstellen/bearbeiten“.

Neuen Benutzer hinzufügen

Über das Plus-Symbol  image.png oben rechts können Sie ein neues Benutzerkonto anlegen.

Weitere Details finden Sie auf der Seite „Benutzer erstellen/bearbeiten“.

Benutzer löschen

Über das Papierkorb-Symbol image.pngkönnen Benutzer dauerhaft aus dem System entfernt werden.

Achtung: Das Löschen ist endgültig und sollte nur erfolgen, wenn der Benutzer keinen Zugriff mehr benötigt.

Benutzerliste aktualisieren

Durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Tabelle neu geladen. Dies ist hilfreich, wenn kürzlich Änderungen vorgenommen wurden.

Benutzer

Benutzer erstellen/bearbeiten

In diesem Bereich können Sie neue Benutzerkonten in webconsult anlegen oder bestehende Benutzer bearbeiten. Jeder Benutzer erhält eine definierte Rolle und kann auf bestimmte Kalender zugreifen.

Die Maske für das Erstellen und Bearbeiten ist identisch aufgebaut.

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Name (Pflichtfeld)

Tragen Sie hier den Vornamen und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
Diese Angaben erscheinen später z. B. in der Terminzuweisung oder in Kalenderübersichten.

E-Mail (Pflichtfeld)

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers an.
Diese Adresse wird verwendet für:

Bitte achten Sie darauf, eine gültige und erreichbare Adresse zu verwenden.

Rolle (Pflichtfeld)

Wählen Sie aus, welche Rolle der Benutzer erhalten soll. Die Rolle bestimmt, welche Funktionen im System sichtbar und nutzbar sind:

Rollen lassen sich im Nachgang jederzeit anpassen.

Abonnierte Kalender

Hier wählen Sie aus, welche Kalender der Benutzer einsehen darf.
Das ist besonders wichtig, wenn ein Agent mehrere Kalender gleichzeitig betreuen oder bei Ausfällen einspringen soll.

Passwort zurücksetzen

In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, das Passwort eines Nutzers zurückzusetzen. Dies ist z. B. erforderlich, wenn der Nutzer sein Passwort vergessen hat oder aus Sicherheitsgründen ein neues Passwort vergeben werden soll.

Beim Zurücksetzen wird das bestehende Passwort ungültig und der Nutzer erhält entweder ein temporäres Passwort oder einen Link zur Vergabe eines neuen Passworts – je nach Systemkonfiguration.

Aktionen

Speichern
Mit einem Klick auf den Speichern-Button image.png wird der Benutzer angelegt und erscheint anschließend in der Benutzerübersicht.
Je nach Konfiguration erhält der Benutzer ggf. eine E-Mail mit Zugangsinformationen.

Abbrechen
Bricht den Vorgang ab. Es werden keine Daten gespeichert, und Sie kehren zur vorherigen Seite zurück.

Filalen

Der Bereich „Filialen“ dient der Verwaltung von Standorten, an denen Vor-Ort-Termine über webconsult angeboten werden. Diese Funktion ist insbesondere dann relevant, wenn Beratungen nicht nur online, sondern auch physisch in einer Filiale stattfinden sollen. In diesem Fall können Kundinnen und Kunden bei der Buchung eine konkrete Location auswählen.

Filalen

Übersicht

Diese Seite bietet eine allgemeine Übersicht über den Bereich „Filialen“ im Adminbereich von webconsult und erläutert die verfügbaren Funktionen.

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Filialübersicht

In der Übersichtsseite sehen Sie eine Tabelle mit allen angelegten Filialen. Die Tabelle ist in folgende Spalten unterteilt:

Alle Spaltenüberschriften können sortiert werden. Ein Klick auf die jeweilige Überschrift (z. B. „Stadt“) sortiert die Einträge alphabetisch auf- oder absteigen

Ansicht aktualisieren

Mit einem Klick auf das runde Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Liste der Filialen neu geladen.

Filiale erstellen

Über das Plus-Symbol image.png oben rechts können Sie eine neue Filiale anlegen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Filiale bearbeiten

In die Einstellungen einer Filiale kommen Sie über das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Filiale löschen

Über die rote Mülltone image.pngwird die jeweilige Filiale gelöscht. Es erfolgt vorab eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.

Filalen

Filiale erstellen/bearbeiten

Diese Seite beschreibt, wie Sie eine neue Filiale in webconsult anlegen oder eine bestehende Filiale bearbeiten können. Beide Ansichten – Erstellen und Bearbeiten – sind identisch aufgebaut und enthalten die gleichen Felder zur Eingabe der Filialinformationen. 

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Name

Pflichtfeld
Tragen Sie hier den Namen der Filiale ein, z. B. „HQ“, „Berlin“ oder „Kundencenter Nord“.

Adresse

Geben Sie hier die vollständige Anschrift der Filiale an. Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:

Filiale erstellen/speichern

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Erstellen“ image.png wird die Filiale gespeichert und erscheint anschließend in der Übersicht.

Vorgang abbrechen

Mit einem Klick auf „Abbrechen“ image.png kehren Sie zur Übersichtsseite zurück, ohne Änderungen zu übernehmen.

Textbausteine

Der Bereich „Textbausteine“ ermöglicht das zentrale Verwalten und Wiederverwenden häufig genutzter Textinhalte innerhalb von webconsult.
Diese Funktion erleichtert die einheitliche Kommunikation – zum Beispiel in E-Mail-Vorlagen, Terminbestätigungen oder Benachrichtigungen. Statt Texte mehrfach manuell einzugeben, können vordefinierte Bausteine schnell ausgewählt und eingefügt werden.

Textbausteine

Übersicht

Die Übersichtsseite der Textbausteine zeigt alle aktuell im System gespeicherten Snippets (Textbausteine) in einer sortierbaren Tabelle.
Diese Liste ist zentraler Einstiegspunkt zur Verwaltung bestehender Inhalte.

Neuen Textbaustein anlegen

Über image.png oben rechts lässt sich ein neuer Textbaustein hinzufügen.
Weitere Details finden Sie unter Textbaustein erstellen/bearbeiten.

Aktualisieren der Ansicht

Mit einem Klick auf image.png kann die Übersicht neu geladen werden, z. B. nach dem Speichern eines neuen Eintrags.

Leere Ansicht

Wenn noch kein Textbaustein vorhanden ist, erscheint die Meldung:

Keine Snippet! Legen Sie bitte oben einen neuen Snippet an.

Diese Ansicht dient als Ausgangspunkt, um alle textbasierten Systembausteine zu pflegen – zentral, nachvollziehbar und anpassbar.

Textbausteine

Textbausteine erstellen/bearbeiten

Im Bereich „Textbausteine“ können Sie vordefinierte Inhalte anpassen, die in verschiedenen Bereichen von webconsult automatisch verwendet werden – z. B. in E-Mails, Formularen oder Benutzeroberflächen.Diese Funktion ermöglicht es, Formulierungen individuell an Ihre Sprache, Ihr Corporate Wording oder bestimmte Prozesse anzupassen – ohne tiefere technische Eingriffe.

Aufbau der Eingabemaske

Name (Pflichtfeld)

Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Textbaustein, den Sie anpassen möchten.
Die Namen sind systemseitig vorgegeben und folgen einer logischen Struktur, z. B.:

Es können Textbausteine für 3 verschiedene Plattformen erstellt werden. Diese sehen wie folgt aus:

-Textbaustein startet mit "mail.."
     -> Hier werden die Automatisierungen für den Mailverkehr konfigueriert.
-Textbaustein startet mit "view..."
     -> Hier werden die Automatisierungen für den Wartebildschirm vor Beginn eines Meetings konfiguriert.
-Textbaustein startet mit "view.user..."
     -> Hier werden die Automatiserungen für das Buchungsoverlay auf der Webseite konfiguriert.

Value (Pflichtfeld)

Hier tragen Sie den tatsächlichen Textinhalt ein, der angezeigt oder versendet werden soll.
Die Eingabe kann formatiert (HTML/WYSIWYG) oder als Code (Handlebars-Syntax) erfolgen – je nach Kontext.

Hinweise zur Bearbeitung

Aktionen

Übersicht: Verfügbare Textbausteine

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auswahl häufig verwendeter Textbausteine mit ihrer Funktion oder ihrem Einsatzzweck:

Textbaustein Funktion / Zweck
mail.appointment_confirmed.subject Betreff der E-Mail zur Bestätigung eines gebuchten Termins
mail.appointment_confirmed.body Inhalt der E-Mail zur Bestätigung eines gebuchten Termins
mail.appointment_booked_on_behalf.subject Betreff der E-Mail zur Information eines für den Kunden gebuchten Termins.
mail.appointment_booked_on_behalf.body Inhalt der E-Mail zur Information eines für den Kunden gebuchten Termins.
mail.assign_agent.subject Betreff der E-Mail zur Zuweisung eines Termins an einen Agenten
mail.assign_agent.body Inhalt der Zuweisungsnachricht an den Agenten
mail.assign_customer.subject Betreff der Nachricht zur Information des Kunden über eine Zuweisung
mail.assign_customer.body Inhalt der Nachricht Über die erfolgte Zuweisung an den Kunden
mail.assignment_warning.body Hinweis-E-Mail, wenn ein Termin droht unbearbeitet zu bleiben
mail.cancel_agent.subject Betreff der Stornierungs-E-Mail an den Agenten
mail.cancel_agent.body Inhalt der Stornierungs-E-Mail an den Agenten
mail.cancel_customer.subject Betreff der Stornierungs-E-Mail an den Kunden
mail.cancel_customer.body Inhalt der Stornierungs-E-Mail an den Kunden
mail.expired_agent.subject Betreff bei verpasstem Termin - Agenten-Benachrichtigung
mail.expired_agent.body Inhalt der Info-E-Mail an den Agenten zu abgelaufenem Termin
mail.expired_customer.subject Betreff bei verpasstem Termin - Kundenbenachrichtigung
mail.expired_customer.body Inhalt der Info-E-Mail an den Kunden zu abgelaufenem Termin
mail.optin.subject Betreff zur E-Mail-Double-Opt-in-Bestätigung
mail.optin.body Inhalt der Double-Opt-in-Mail zur Zustimmung
mail.password_reset.subject Betreff zur Rücksetzung des Passworts
mail.password_reset.body E-Mail-Inhalt mit Link zur Passwortänderung
mail.reject.subject Betreff einer E-Mail bei Terminablehnung
mail.reject.body Inhalt der Ablehnungsbenachrichtigung
mail.reminder.subject Betreff der Terminerinnerung an den Kunden
mail.reminder.body Textinhalt der Erinnerung vor einem Termin an den Kunden
mail.agent_reminder.subject Betreff der Terminerinnerung an den zugewiesenen Agenten
mail.agent_reminder.body Textinhalt der Erinnerung vor einem Termin an den zugewiesenen Agenten
mail.transfer_agent.subject Betreff bei Übertragung eines Termins an anderen Agenten
mail.transfer_agent.body Inhalt der Transferbenachrichtigung
view.join.message.cancelled Anzeigehinweis bei abgesagtem webmeeting
view.join.message.cannot_start Fehlermeldung: Termin kann noch nicht gestartet werden
view.join.message.ended Hinweis: webmeeting ist bereits beendet
view.join.message.invalid_code Fehlermeldung bei ungültigem Teilnahmecode
view.join.message.success_guest Erfolgsmeldung nach erfolgreichem Eintritt eines Gastes
view.join.message.success_host Erfolgsmeldung für Host beim Starten des Meetings
view.join.message.unassigned Hinweis: Aktuell ist kein Agent zugewiesen
view.join.header_error Titel bei Fehlermeldung in der Verbindungsansicht
view.join.header_success Titel bei erfolgreichem Verbindungsaufbau
view.join.join_button Text des Beitritts-Buttons zum webmeeting
view.join.start_countdown Countdown-Text bis zum Start des Meetings
view.user_form.appointment_booked Bestätigungstext nach erfolgreicher Terminbuchung
view.user_form.appointment_unavailable Hinweis: Termin nicht mehr verfügbar
view.user_form.retry_booking Hinweistext mit Option zur erneuten Buchung

view.user_form.appointment_confirm

 Text auf Buchung Bestätigen Seite

view.user_form.appointment_cancel

 Text auf Buchung Absagen Seite

Statistiken

Statistiken

Übersicht

Übersicht

Der Bereich „Statistiken" bietet eine Auswertung der über webconsult durchgeführten Termine. Die Statistiken werden im Admin-Bereich eingesehen.

image.png

Die Auswertung ist in vier Reiter gegliedert:

Filter

Die Statistiken lassen sich nach folgenden Kriterien filtern:

Der Filter gilt für alle vier Reiter gemeinsam.

Der längste wählbare Zeitraum umfasst 24 Monate.

Überblick

Vier Kennzahlen fassen den gewählten Zeitraum zusammen:

Darunter folgen drei Verläufe pro Monat:

Angebotene und belegte Plätze werden absichtlich beide dargestellt. Ein Monat mit 30 % Auslastung, weil die Hälfte der Filialen im Betriebsurlaub war, sieht sonst genauso aus wie einer mit 30 % bei vollen Öffnungszeiten.

Kalender

Der Reiter „Kalender" weist jeden Kalender einzeln aus, gruppiert nach Terminart. Er beantwortet die Frage, wie sich Anfragen auf mehrere Kalender derselben Art verteilen – etwa auf mehrere Filialen.

Je Kalender werden angezeigt:

Der Anteil wird bewusst innerhalb der Terminart gemessen und nicht am Gesamtaufkommen. „Diese Filiale nimmt 45% der Vor-Ort-Termine auf" ist die Aussage, um die es geht – gegen alle Termine gerechnet stünden dort 12%, und über die anderen Filialen wäre damit nichts gesagt.

Anteil und Auslastung gehören zusammen gelesen. Ein Kalender mit doppelt so langen Öffnungszeiten sollte doppelt so viele Anfragen erhalten – ein hoher Anteil allein bedeutet also nicht, dass ein Kalender an seiner Grenze läuft. Erst die Auslastung daneben trennt den wirklich ausgelasteten Kalender von dem, der lediglich viel anbietet.

Kalender ohne Termine bleiben in der Tabelle sichtbar, solange sie Plätze angeboten haben – freie Kapazität ist der Fall, auf den es ankommt.

Nachfrage

Nachfrage nach Wochentag und Uhrzeit zeigt als Raster, zu welchen Zeiten der Woche die Nachfrage hoch ist und wo Kapazität ungenutzt bleibt. Je dunkler eine Zelle, desto höher die Auslastung.

Stunden, in denen der Kalender geschlossen ist, sind hell und mit einem Punkt markiert – sie sind ausdrücklich von ungenutzten, aber geöffneten Stunden unterschieden. „Niemand hat gebucht" und „wir hatten zu" sind verschiedene Antworten.

Das Raster bildet den Wochenrhythmus der aktuellen Öffnungszeiten ab. Einzelne Abwesenheiten sind darin nicht berücksichtigt – sie würden das Muster verwischen, um das es hier geht. Für exakte Zahlen nutzen Sie die Auslastung im Reiter „Kalender".

Vorausschau zeigt, wie voll die kommenden acht Wochen bereits sind: belegte und noch freie Plätze je Woche. Diese Darstellung ist unabhängig vom eingestellten Zeitraumfilter – die Frage „füllt sich der nächste Monat" richtet sich immer in die Zukunft.

Vorlaufzeit der Buchungen zeigt, wie lange vor dem Termin gebucht wird, aufgeteilt in die Klassen „am selben Tag", „1–3 Tage", „4–7 Tage", „8–14 Tage" und „über 14 Tage".

Kundenbuchungen und stellvertretend erfasste Termine werden getrennt ausgewiesen. Eine stellvertretende Buchung folgt meist einem Telefonat über einen bereits vereinbarten Termin und liegt deshalb dicht am Termin – zusammengerechnet würde sie das Bild der Kundennachfrage verzerren.

Themen zeigt die Verteilung der gebuchten Themen.

Themen werden je Kalender frei vergeben. Gleich benannte Themen aus verschiedenen Kalendern werden hier zusammengefasst, müssen aber nicht dasselbe meinen. Grenzen Sie bei Bedarf über den Kalender-Filter ein.

Videotermine

Dargestellt werden die Anzahl der Videotermine, die tatsächliche Durchführungsquote sowie die durchschnittliche Termindauer.

Bei Videoterminen wird aufgeschlüsselt, warum ein Termin durchgeführt wurde oder nicht: Stattgefunden, Kunde nicht erschienen, Berater nicht erschienen oder Nicht stattgefunden. Diese Aufschlüsselung erscheint im Diagramm „Videotermine: Durchführung" sowie im Excel-Export.

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Ein Videotermin gilt als stattgefunden, wenn mindestens ein Berater (Host) und ein Kunde (Gast) beigetreten sind.

Termine, die vor Einführung dieses Features (Ende Juni 2026) durchgeführt wurden, können mitunter nicht mehr korrekt erfasst worden sein, weil die entsprechenden Daten nicht mehr vorlagen. Dadurch kann die dargestellte historische Durchführungsquote deutlich niedriger sein, als sie tatsächlich war. Zukünftige Termine werden korrekt erfasst, sodass die Statistiken ab Auslieferung dieses Features zuverlässig sind.

Eine Durchführungserfassung gibt es ausschließlich für Videotermine. Für Rückruf- und Vor-Ort-Termine liegen keine Anwesenheitsdaten vor – eine Durchführungsquote über alle Terminarten hinweg ist daher nicht möglich.

Wie die Auslastung berechnet wird

Die Auslastung setzt die belegten Plätze ins Verhältnis zu den Plätzen, die ein Kalender an diesem Tag angeboten hat. Die angebotenen Plätze ergeben sich aus den Öffnungszeiten, der Termindauer und der eingestellten Terminanzahl, abzüglich der Abwesenheiten.

Weder Öffnungszeiten noch Abwesenheiten führen jedoch eine Historie: Öffnungszeiten werden überschrieben, und abgelaufene Abwesenheiten werden nach 30 Tagen entfernt. webconsult zeichnet deshalb täglich auf, wie viele Plätze jeder Kalender am abgelaufenen Tag angeboten hat.

Für Tage, die vor der Einführung dieser Aufzeichnung liegen, werden die angebotenen Plätze aus den heutigen Öffnungszeiten errechnet. Ein entsprechender Hinweis erscheint dann über der Auswertung. Auslastungen dieser Tage beziehen sich auf die aktuelle Konfiguration – wurden Öffnungszeiten seither geändert, weicht der Wert von der damaligen Realität ab. Der Hinweis verschwindet, sobald für alle Tage des gewählten Zeitraums Aufzeichnungen vorliegen.

Ein Kalender liefert nur für Tage Plätze, an denen er bereits existierte. Eine erst kürzlich angelegte Filiale erscheint in weiter zurückliegenden Monaten daher ohne Auslastung statt mit einer künstlich niedrigen.

Export

Die Statistiken können als Excel-Datei exportiert werden. Exportiert wird dabei immer der Datensatz, der dem aktuell eingestellten Filter entspricht.

Die Datei enthält fünf Blätter:

Durchführungsstatus und Termindauer pro Termin

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Der Durchführungsstatus sowie die Termindauer sind zusätzlich pro Termin in der Detailansicht von Videoterminen einsehbar – sowohl in der Listen- als auch in der Kalenderansicht (siehe Terminübersicht).

Die gebuchten Termine werden nach ihrem Status ausgewertet und lassen sich über den Filter „Status" eingrenzen. Eine Erläuterung der einzelnen Status finden Sie unter Terminübersicht.