webconsult - Admin

In diesem Handbuch erhalten Sie eine umfassende Einführung in die Administrationsoberfläche von webconsult. Diese unterstützt Sie dabei, Ihre Videoberatungs- und Buchungslösung effizient zu verwalten.

Den Adminbereich erreichen Sie über die normale Nutzeroberfläche von webconsult. Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol oben rechts. Von dort gelangen Sie direkt in die Administrationsansicht.

Die Administrationsoberfläche ist übersichtlich in verschiedene Bereiche unterteilt, die über die linke Menüleiste aufrufbar sind: Kalender, Benutzer, Filialen und Textbausteine.

Zu jedem dieser Bereiche finden Sie in diesem Handbuch zwei Seiten:

Kalender

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für Videoberatung, Vor-Ort-Termine, Rückrufe oder Kalender-Gruppen anlegen und verwalten.
Jeder Kalender ist individuell konfigurierbar und steuert, wann und wie Termine durch Kundinnen und Kunden gebucht werden können. Zusätzlich lassen sich Themen, Buchungsformulare, Benachrichtigungen und Zeitfenster festlegen, um den Buchungsprozess optimal auf Ihre Anforderungen abzustimmen.

Kalender

Übersicht

Der Bereich „Kalender“ dient der Verwaltung verschiedener Terminarten innerhalb von webconsult. Hier können Sie Kalender für z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine anlegen und verwalten. Jeder Kalender ist einem Tenant (Mandanten) zugeordnet und kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden.

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Übersicht

In der Kalender-Übersicht sehen Sie eine Tabelle mit allen angelegten Kalendern. Die Tabelle ist in folgende Spalten unterteilt:

Alle Spaltenüberschriften können sortiert werden. Ein Klick auf die jeweilige Überschrift (z. B. „Art“) sortiert die Einträge alphabetisch auf- oder absteigend.

Kalender erstellen

Über das Plus-Symbol image.pngoben rechts können Sie einen neuen Kalender anlegen.

Weitere Informationen zur Erstellung finden Sie auf der Seite „Kalender erstellen/bearbeiten“ (noch zu erstellen).

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender bearbeiten

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile, um die Einstellungen des Kalenders zu bearbeiten.

Alle vorhandenen Daten lassen sich dabei anpassen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Kalender löschen

Mit einem Klick auf die rote Mülltonne image.pngwird der entsprechende Kalender gelöscht.

Vor dem Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.

Kalender aktivieren/deaktivieren

Über den Toggle-Schalter in der Spalte „Active“ können Kalender einzeln aktiviert image.png oder deaktiviert image.pngwerden.

Nur aktive Kalender stehen Kundinnen und Kunden für die Terminbuchung zur Verfügung.

Ansicht aktualisieren

Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Tabelle der Kalender neu geladen.

Kalender

Kalender erstellen/bearbeiten

Diese Seite dient der Erstellung oder Bearbeitung eines Kalenders in webconsult. Kalender steuern die Verfügbarkeit von Berater:innen für unterschiedliche Arten von Terminen, wie z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine.

Die Eingabemaske ist bei „Erstellen“ und „Bearbeiten“ sehr ähnlich aufgebaut und umfasst folgende Felder:

Allgemeine Angaben

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Verfügbarkeit (Pflichtfeld)

Hier kann eingestellt werden, zu welchen Zeiten der Kunde die Möglichkeit hat ein Beratungsgespräch zu beantragen.

Für jeden Wochentag kann dies einzeln festgelegt werden:

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Terminanzahl (Pflichtfeld)

Gibt an, wie viele parallele Termine innerhalb eines Zeitfensters möglich sind. Dadurch, dass mit einem Gerät auch nur gleichzeitig eine Beratung geführt werden kann, steht diese Einstellung standardmäßig auf 1. Nur in bestimmten Fällen eignet sich hier eine andere Einstellung.

Abwesenheit

Hier kann ein Zeitraum (von/bis) definiert werden, in dem keine Termine buchbar sind (z. B. Betriebsveranstaltungen).

Vorlaufzeit

Gibt die minimale Zeit in Minuten an, die zwischen Buchung und Terminbeginn liegen muss.

Themen (Pflichtfeld)

Geben Sie an, welche Themen in diesem Kalender behandelt werden. Mehrere Themen sind möglich.

Formular-Felder

Definieren Sie die Eingabefelder für das Buchungsformular. Standardbeispiele:

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Label Schlüssel Art Einstellungsmöglichkeiten
Angezeigte Anforderung des Attributs im Formular.

Bezeichnung, als was das vom Nutzer einzugebende Attribut entsprechend abgespeichert und aufgerufen werden kann.

Die Schlüssel sind notwendig, um das Attribut in den Textbausteinen zu verwenden.

Die Bezeichnung der Schlüssel darf nur Groß- und Kleinschreibung enthalten. KEINE Sonderzeichen, Zahlen oder Leerzeichen.

 Art des Attributs bzw. Eingrenzung, welche Information benötigt wird. Wählbar zwischen u. a. Text, Nummer, Datum, E-Mail und Checkbox.
  • Pflichtfeld: Einstellung, ob die Information im Buchungsformular vom Kunden eingeben werden muss oder nur optional ist
  • Löschen Sie das jeweilige Attribut über image.png
  • Fügen Sie über image.png ein weiteres Attribut zum Buchungsformular hinzu


Datenschutztext

Hier können Sie einen frei gestaltbaren Datenschutztext eingeben, der im Buchungsformular angezeigt wird. Wird kein Text hinterlegt, erscheint auch kein entsprechender Hinweis. Sobald jedoch ein Inhalt eingegeben ist, wird dieser am Ende des Buchungsvorgangs eingeblendet (siehe Preview). Sie haben auch die Möglichkeit Internetlinks zu hinterlegen, um z.B. auf den Datenschutztext auf Ihrer Webseite zu verweisen.

Der Kunde muss den Datenschutzbestimmungen aktiv zustimmen, um die Terminanfrage absenden zu können. Ohne Zustimmung ist eine Buchung nicht möglich.

Benachrichtigungen

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E-Mail-Adresse für interne Benachrichtigungen
Tragen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die Buchungen oder Änderungen gemeldet werden sollen.

Hier kann auch ein Mailverteiler eingetragen werden, an den die eingehenden Benachrichtigungen gesendet werden. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter, die Teil dieses Verteilers sind, über neue Termine informiert werden.

Kunden-Erinnerung
Angabe in Stunden: Wann vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird.

Warnung für nicht bearbeitete Anfragen
Zeit in Stunden, nach der eine interne Warnung erfolgt, wenn Buchungen nicht verarbeitet wurden.

Website-Oberfläche

In diesem Abschnitt können Anpassungen an der Darstellung der Buchungsoberfläche auf den eigenen Webseiten vorgenommen werden, indem das Snippet oder der iFrame in den Quellcode eingebunden wird.

Snippet

Bei dem Code, welcher im Bereich "Snippet" zu finden ist, handelt es sich um einen Floating-Button, also ein dauerhaft sichtbarer, runder Button am Bildschirmrand, der beim Klicken das Formular anzeigt. Die gängige Weise ist aber eher die des Iframe.

image.png

Iframe

<iframe src="https://wc-backend.ntcxdev.eu/calendars/snippet/6241b065fb21a91117e2ab31" style="width: 100%; height: 100vh; border: none;"></iframe>

Im Bereich "Iframe" finden Sie den HTML-Code, den Sie auf ihrer Webseite einfügen können, um das Formular einbinden und sichtbar zu machen. Wenn Sie die URL ("https://[...]") im Browser eingeben, können Sie ebenfalls das Formular aufrufen.

Preview

Hier können Sie einsehen, wie Ihre Einstellungen auf der Webseite aussehen werden.

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Benutzer

Der Bereich „Benutzer“ dient der Verwaltung aller Nutzerkonten in webconsult.
Hier können Administrator:innen neue Benutzer anlegen, bestehende Konten bearbeiten oder löschen sowie Rollen und Zugriffsrechte gezielt steuern.

Jede Benutzerrolle (z. B. Agent*in, Disponent*in, Admin) hat definierte Berechtigungen, die festlegen, welche Funktionen und Kalenderinhalte ein Benutzer sehen oder bearbeiten darf.
Zudem lässt sich festlegen, welche Lizenz ein jeder Benutzer innehaben soll - dabei wird zwischen personal- concurred-Lizenz unterschieden.

Benutzer

Übersicht

Die Benutzerübersicht zeigt alle in webconsult angelegten Benutzer auf einen Blick.
Hier lassen sich bestehende Benutzer bearbeiten, löschen oder neue Benutzerkonten erstellen.

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Spaltenübersicht

Alle Spalten sind sortierbar – ein Klick auf den Spaltentitel sortiert die Liste auf- oder absteigend.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile, um Benutzerdaten, Rollen oder Kalenderzuweisungen zu ändern.

Weitere Details finden Sie auf der Seite „Benutzer erstellen/bearbeiten“.

Neuen Benutzer hinzufügen

Über das Plus-Symbol  image.png oben rechts können Sie ein neues Benutzerkonto anlegen.

Weitere Details finden Sie auf der Seite „Benutzer erstellen/bearbeiten“.

Benutzer löschen

Über das Papierkorb-Symbol image.pngkönnen Benutzer dauerhaft aus dem System entfernt werden.

Achtung: Das Löschen ist endgültig und sollte nur erfolgen, wenn der Benutzer keinen Zugriff mehr benötigt.

Benutzerliste aktualisieren

Durch einen Klick auf das Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Tabelle neu geladen. Dies ist hilfreich, wenn kürzlich Änderungen vorgenommen wurden.

Benutzer

Benutzer erstellen/bearbeiten

In diesem Bereich können Sie neue Benutzerkonten in webconsult anlegen oder bestehende Benutzer bearbeiten. Jeder Benutzer erhält eine definierte Rolle und kann auf bestimmte Kalender zugreifen.

Die Maske für das Erstellen und Bearbeiten ist identisch aufgebaut.

image.png

Name (Pflichtfeld)

Tragen Sie hier den Vornamen und Nachnamen des neuen Benutzers ein.
Diese Angaben erscheinen später z. B. in der Terminzuweisung oder in Kalenderübersichten.

E-Mail (Pflichtfeld)

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers an.
Diese Adresse wird verwendet für:

Bitte achten Sie darauf, eine gültige und erreichbare Adresse zu verwenden.

Rolle (Pflichtfeld)

Wählen Sie aus, welche Rolle der Benutzer erhalten soll. Die Rolle bestimmt, welche Funktionen im System sichtbar und nutzbar sind:

Rollen lassen sich im Nachgang jederzeit anpassen.

Abonnierte Kalender

Hier wählen Sie aus, welche Kalender der Benutzer einsehen darf.
Das ist besonders wichtig, wenn ein Agent mehrere Kalender gleichzeitig betreuen oder bei Ausfällen einspringen soll.

Passwort zurücksetzen

In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, das Passwort eines Nutzers zurückzusetzen. Dies ist z. B. erforderlich, wenn der Nutzer sein Passwort vergessen hat oder aus Sicherheitsgründen ein neues Passwort vergeben werden soll.

Beim Zurücksetzen wird das bestehende Passwort ungültig und der Nutzer erhält entweder ein temporäres Passwort oder einen Link zur Vergabe eines neuen Passworts – je nach Systemkonfiguration.

Aktionen

Speichern
Mit einem Klick auf den Speichern-Button image.png wird der Benutzer angelegt und erscheint anschließend in der Benutzerübersicht.
Je nach Konfiguration erhält der Benutzer ggf. eine E-Mail mit Zugangsinformationen.

Abbrechen
Bricht den Vorgang ab. Es werden keine Daten gespeichert, und Sie kehren zur vorherigen Seite zurück.

Filalen

Der Bereich „Filialen“ dient der Verwaltung von Standorten, an denen Vor-Ort-Termine über webconsult angeboten werden. Diese Funktion ist insbesondere dann relevant, wenn Beratungen nicht nur online, sondern auch physisch in einer Filiale stattfinden sollen. In diesem Fall können Kundinnen und Kunden bei der Buchung eine konkrete Location auswählen.

Filalen

Übersicht

Diese Seite bietet eine allgemeine Übersicht über den Bereich „Filialen“ im Adminbereich von webconsult und erläutert die verfügbaren Funktionen.

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Filialübersicht

In der Übersichtsseite sehen Sie eine Tabelle mit allen angelegten Filialen. Die Tabelle ist in folgende Spalten unterteilt:

Alle Spaltenüberschriften können sortiert werden. Ein Klick auf die jeweilige Überschrift (z. B. „Stadt“) sortiert die Einträge alphabetisch auf- oder absteigen

Ansicht aktualisieren

Mit einem Klick auf das runde Pfeil-Symbol image.pngoben rechts wird die Liste der Filialen neu geladen.

Filiale erstellen

Über das Plus-Symbol image.png oben rechts können Sie eine neue Filiale anlegen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Filiale bearbeiten

In die Einstellungen einer Filiale kommen Sie über das Zahnrad-Symbol image.pngin der jeweiligen Zeile.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Filiale erstellen/bearbeiten“

Filiale löschen

Über die rote Mülltone image.pngwird die jeweilige Filiale gelöscht. Es erfolgt vorab eine Sicherheitsabfrage zur Bestätigung.

Filalen

Filiale erstellen/bearbeiten

Diese Seite beschreibt, wie Sie eine neue Filiale in webconsult anlegen oder eine bestehende Filiale bearbeiten können. Beide Ansichten – Erstellen und Bearbeiten – sind identisch aufgebaut und enthalten die gleichen Felder zur Eingabe der Filialinformationen. 

image.png

Name

Pflichtfeld
Tragen Sie hier den Namen der Filiale ein, z. B. „HQ“, „Berlin“ oder „Kundencenter Nord“.

Adresse

Geben Sie hier die vollständige Anschrift der Filiale an. Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:

Filiale erstellen/speichern

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Erstellen“ image.png wird die Filiale gespeichert und erscheint anschließend in der Übersicht.

Vorgang abbrechen

Mit einem Klick auf „Abbrechen“ image.png kehren Sie zur Übersichtsseite zurück, ohne Änderungen zu übernehmen.

Textbausteine

Der Bereich „Textbausteine“ ermöglicht das zentrale Verwalten und Wiederverwenden häufig genutzter Textinhalte innerhalb von webconsult.
Diese Funktion erleichtert die einheitliche Kommunikation – zum Beispiel in E-Mail-Vorlagen, Terminbestätigungen oder Benachrichtigungen. Statt Texte mehrfach manuell einzugeben, können vordefinierte Bausteine schnell ausgewählt und eingefügt werden.

Textbausteine

Übersicht

Die Übersichtsseite der Textbausteine zeigt alle aktuell im System gespeicherten Snippets (Textbausteine) in einer sortierbaren Tabelle.
Diese Liste ist zentraler Einstiegspunkt zur Verwaltung bestehender Inhalte.

Neuen Textbaustein anlegen

Über image.png oben rechts lässt sich ein neuer Textbaustein hinzufügen.
Weitere Details finden Sie unter Textbaustein erstellen/bearbeiten.

Aktualisieren der Ansicht

Mit einem Klick auf image.png kann die Übersicht neu geladen werden, z. B. nach dem Speichern eines neuen Eintrags.

Leere Ansicht

Wenn noch kein Textbaustein vorhanden ist, erscheint die Meldung:

Keine Snippet! Legen Sie bitte oben einen neuen Snippet an.

Diese Ansicht dient als Ausgangspunkt, um alle textbasierten Systembausteine zu pflegen – zentral, nachvollziehbar und anpassbar.

Textbausteine

Textbausteine erstellen/bearbeiten

Im Bereich „Textbausteine“ können Sie vordefinierte Inhalte anpassen, die in verschiedenen Bereichen von webconsult automatisch verwendet werden – z. B. in E-Mails, Formularen oder Benutzeroberflächen.Diese Funktion ermöglicht es, Formulierungen individuell an Ihre Sprache, Ihr Corporate Wording oder bestimmte Prozesse anzupassen – ohne tiefere technische Eingriffe.

Aufbau der Eingabemaske

Name (Pflichtfeld)

Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Textbaustein, den Sie anpassen möchten.
Die Namen sind systemseitig vorgegeben und folgen einer logischen Struktur, z. B.:

Es können Textbausteine für 3 verschiedene Plattformen erstellt werden. Diese sehen wie folgt aus:

-Textbaustein startet mit "mail.."
     -> Hier werden die Automatisierungen für den Mailverkehr konfigueriert.
-Textbaustein startet mit "view..."
     -> Hier werden die Automatisierungen für den Wartebildschirm vor Beginn eines Meetings konfiguriert.
-Textbaustein startet mit "view.user..."
     -> Hier werden die Automatiserungen für das Buchungsoverlay auf der Webseite konfiguriert.

Value (Pflichtfeld)

Hier tragen Sie den tatsächlichen Textinhalt ein, der angezeigt oder versendet werden soll.
Die Eingabe kann formatiert (HTML/WYSIWYG) oder als Code (Handlebars-Syntax) erfolgen – je nach Kontext.

Hinweise zur Bearbeitung

Aktionen

Übersicht: Verfügbare Textbausteine

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Auswahl häufig verwendeter Textbausteine mit ihrer Funktion oder ihrem Einsatzzweck:

Textbaustein Funktion / Zweck
mail.appointment_confirmed.subject Betreff der E-Mail zur Bestätigung eines gebuchten Termins
mail.appointment_confirmed.body Inhalt der E-Mail zur Bestätigung eines gebuchten Termins
mail.assign_agent.subject Betreff der E-Mail zur Zuweisung eines Termins an einen Agenten
mail.assign_agent.body Inhalt der Zuweisungsnachricht an den Agenten
mail.assign_customer.subject Betreff der Nachricht zur Information des Kunden über eine Zuweisung
mail.assign_customer.body Inhalt der Nachricht Über die erfolgte Zuweisung an den Kunden
mail.assignment_warning.body Hinweis-E-Mail, wenn ein Termin droht unbearbeitet zu bleiben
mail.cancel_agent.subject Betreff der Stornierungs-E-Mail an den Agenten
mail.cancel_agent.body Inhalt der Stornierungs-E-Mail an den Agenten
mail.cancel_customer.subject Betreff der Stornierungs-E-Mail an den Kunden
mail.cancel_customer.body Inhalt der Stornierungs-E-Mail an den Kunden
mail.expired_agent.subject Betreff bei verpasstem Termin - Agenten-Benachrichtigung
mail.expired_agent.body Inhalt der Info-E-Mail an den Agenten zu abgelaufenem Termin
mail.expired_customer.subject Betreff bei verpasstem Termin - Kundenbenachrichtigung
mail.expired_customer.body Inhalt der Info-E-Mail an den Kunden zu abgelaufenem Termin
mail.optin.subject Betreff zur E-Mail-Double-Opt-in-Bestätigung
mail.optin.body Inhalt der Double-Opt-in-Mail zur Zustimmung
mail.password_reset.subject Betreff zur Rücksetzung des Passworts
mail.password_reset.body E-Mail-Inhalt mit Link zur Passwortänderung
mail.reject.subject Betreff einer E-Mail bei Terminablehnung
mail.reject.body Inhalt der Ablehnungsbenachrichtigung
mail.reminder.subject Betreff der Terminerinnerung
mail.reminder.body Textinhalt der Erinnerung vor einem Termin
mail.transfer_agent.subject Betreff bei Übertragung eines Termins an anderen Agenten
mail.transfer_agent.body Inhalt der Transferbenachrichtigung
view.join.message.cancelled Anzeigehinweis bei abgesagtem webmeeting
view.join.message.cannot_start Fehlermeldung: Termin kann noch nicht gestartet werden
view.join.message.ended Hinweis: webmeeting ist bereits beendet
view.join.message.invalid_code Fehlermeldung bei ungültigem Teilnahmecode
view.join.message.success_guest Erfolgsmeldung nach erfolgreichem Eintritt eines Gastes
view.join.message.success_host Erfolgsmeldung für Host beim Starten des Meetings
view.join.message.unassigned Hinweis: Aktuell ist kein Agent zugewiesen
view.join.header_error Titel bei Fehlermeldung in der Verbindungsansicht
view.join.header_success Titel bei erfolgreichem Verbindungsaufbau
view.join.join_button Text des Beitritts-Buttons zum webmeeting
view.join.start_countdown Countdown-Text bis zum Start des Meetings
view.user_form.appointment_booked Bestätigungstext nach erfolgreicher Terminbuchung
view.user_form.appointment_unavailable Hinweis: Termin nicht mehr verfügbar
view.user_form.retry_booking Hinweistext mit Option zur erneuten Buchung