Meeting rooms

In diesem Abschnitt geht es um die Verwaltung aller virtuellen Besprechungsräume

Über das linke Menü in Core gelangen Sie zu "Meeting rooms", wo Sie zunächst die Übersicht aller verfügbaren virtuellen Räume vorfinden.

Übersicht der Funktionen

Im Folgenden gibt es eine Übersicht mit kurzer Information zu den jeweiligen Funktionen. 

Meetingraum suchen

Über den Suchen Button  können Sie nach einem bestimmten Meetingraum suchen.

Ansicht aktualisieren

Die Ansicht können Sie über folgenden Button aktualisieren

Einen Meetingraum hinzufügen

Über können Sie einen Meetingraum hinzufügen. Durch Klicken dieses Buttons gelangen Sie zur Übersicht, in welcher Sie die folgenden Meetingdetails eingeben.

• Name des Meetings
  
• Gewünschte Beschreibung
• Art des Meetings
  
  • Meeting room
  • Webinar
  • Test service
    
    
• PIN des Hosts vergeben
  
  
• Layout des Meetings bestimmen
  
• Falls auch Gäste und nicht nur Moderatoren teilnehmen sollen, setzen Sie den Haken
  • Vergeben Sie auch den Gäste PIN
• Verbinden Sie eine E-Mail-Adresse mit dem Meetingraum. Wenn die E-Mail-Adresse eines Benutzers eingegeben wird, wird der Meetingraum mit dem Benutzer verbunden.
• Teilen Sie diesen Raum einer Gruppe (Organization unit) zu
• Hier kann das Datum und Zeit angegeben werden, wenn der Meetingraum gelöscht werden soll
• Wählen Sie aus, wie die Anruf-ID für den Besprechungsraum generiert werden soll. Es gibt zwei Auswahlmöglichkeiten:
  
  • Random numeric ID - Wählt eine numerische ID nach dem Zufallsprinzip auf der Grundlage der für die Videobesprechungsbrücke angegebenen Nummernserie aus.
    
  • next numeric ID in numerical order - Wählt die nächste verfügbare numerische ID auf der Grundlage der Nummernserie der Videobesprechungsbrücke aus
    

Mehrere Meetingräume hinzufügen

Falls Sie direkt mehrere Meetingräume hinzufügen möchte, klicken Sie auf diesen Button

Geben Sie anschließend die Meetingdetails der Meetingräume an oder importieren Sie eine Excel-Datei, welche die Meetingdetails enthält

Actions

Durch Ausklappen des "Actions" Button haben Sie die Möglichkeit:

• Die Ansicht zu aktualisieren
  
  
• Zur Dokumentation von Mividas gelangen, in welcher Sie weitere Informationen erhalten
  
  

Meetingräume filtern

Über den Filter Button können Sie die Ansicht nach Organization Units filtern

Meetingräume exportieren

Falls Sie die Liste der Meetingräume exportieren möchten, klicken Sie auf den Export Button, welcher die Ansicht als eine Excel-Datei zum Download für Sie bereitstellt

Meetingraum verwalten

Durch Setzen des Hakens können Sie ein oder mehrere bestimmte Meetingräume auswählen und verwalten



Es öffnet sich dieses Fenster, in welchem Sie folgende Funktionen der Meetingräume verwalten können:

• "SEND INVITATION" - sendet die Einladung erneut an alle eingetragenen Teilnehmer
  
  
• Ausgewählte Meetingräume einem anderen Tenant zuweisen

• Ausgewählte Meetingräume zu einer Organization Unit verschieben
  
  
  
• Ausgewählte Meetingräume löschen

Eigenschaften des Meetingraums ändern

Um die Eigenschaften des Meetingraums zu ändern, klicken Sie in der Spalte des jeweiligen Meetingraums auf den Edit Button

Meetingdetails

Durch Klicken auf den Namen des Meetingraums, gelangen Sie zur Übersicht der Meetingdetails

Meetingdetails - Overview

Im Folgenden wird Ihnen dargelegt, welche Informationen oder Funktionen Sie aus dieser Meetingraumübersicht entnehmen können

Im oberen roten Bereich, welcher nur bei einem laufendem Meeting angezeigt wird, können Sie:

• Die Dauer und alle Teilnehmer einsehen
• Über "Meeting Control" gelangen Sie zur "Meetingdetails - Active Meeting" Übersicht
• Das Meeting über "End Meeting" beenden

Anschließend finden Sie verschiedenen Meeting-Links, welche Sie kopieren oder direkt in Ihren Browser aufrufen können.

• SIP - Beitrittslink für Videokonferenzsysteme
• Web link - Beitrittslink für Teilnehmer
• Moderator link - Beitrittslink für Teilnehmer mit Moderatorenrechten

Teilnehmer hinzufügen

Über den Button, können Sie Teilnehmer einladen und ein Meeting starten.

Sie haben auch die Möglichkeit, Teilnehmer zu laufenden Meetings einzuladen. Geben Sie dazu die Telefonnummer in den Bereich "Call adress" ein

Der Angerufene erhält einen Videoanruf auf seinem Gerät und sieht den Namen des Meetings sowie die Meeting-ID als Anruferinfo.

Als Host oder Administrator können Sie entscheiden, ob die Person als Gast oder als Host dem Meeting beitreten soll.

Abgesehen davon sehen Sie weitere Informationen, wie den PIN Code (hier: 9075), den Moderator PIN Code (hier: 5959), die Teilnehmer (Members) und Anrufhistorie

Meetingraumdetails - Invitation

In der Invitation Übersicht der Meeting rooms sehen Sie alle Informationen, welche Sie benötigen, um dem Meeting beizutreten.
Wie Room Number, SIP-Link, Web-Link für die Teilnehmer und den Web-Link für Moderatoren.

Die Einladungsmail können Sie in dieser Übersicht auch bearbeiten.

Meetingraumdetails - Active Meeting

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn das ausgewählte Meeting aktiv ist.

In dieser Übersicht gibt es folgende Informationen oder Funktionen:

• Aktuelle Teilnehmeranzahl
• Die aktuelle Dauer des Meetings
• Die Möglichkeit alle Teilnehmer stummzuschalten 
• Die Möglichkeit, das Meeting zu sperren
  
• Alle Teilnehmer aufgelistet, mit Namen, der Teilnahmedauer und der Möglichkeit:
  • diesen Teilnehmer die Hostrechte zu entziehen oder zu geben
  • das Mikrofon des jeweiligen Teilnehmers zu deaktivieren/aktivieren
  • diese aus dem Meeting zu entfernen
  • oder weitere Informationenzu erhalten.