webmeeting - Enduser

Dieses Handbuch begleitet Sie, die Enduser, Schritt für Schritt durch die Welt von webmeeting – von den ersten Schritten und der Bedienung bis hin zu hilfreichen Tipps für einen reibungslosen Einsatz im Alltag.

Voraussetzungen

Auf dieser Seite haben wir für Sie alle notwendigen Voraussetzungen zusammengestellt, die erfüllt sein müssen, um webmeeting optimal nutzen zu können. Hier erfahren Sie alles, was Sie für einen reibungslosen Start benötigen.

Für die Nutzung mittels Browser von der lokalen Umgebung aus

Browser

Die unterstützten Browser für die Nutzung von webmeeting sind die Browser der Chromium-Familie, also u.a. Google Chrome und Microsoft Edge. Andere Browser können ggfs. funktionieren, werden von netconnex technisch aber nicht supported.

Folgende Funktionen können sichergestellt werden:

Browser Bildschirmfreigabe Empfangen von Inhalten Plugin erforderlich Chat
Chrome Ja Ja Nein Ja
Firefox Ja Ja Nein Ja
Edge Ja Ja Nein Ja
Safari Ja Ja Nein Ja

Hinweis zu Einschränkungen:

Safari:

Es ist nicht möglich, den Lautsprecherausgang bei der Teilnahme an einem Meeting auszuwählen; lediglich Kamera und Mikrofon können konfiguriert werden. 

Die Konfiguration von Blurring oder benutzerdefinierten Hintergründen wird in Safari nicht unterstützt.

Netzwerk

Es muss sichergestellt sein, dass die folgenden URL's von den Endgeräten aus erreichbar sind:

Für Medienstrom über das Internet:

Protokoll und Ports:

Wichtige Hinweise:

Tunneling bei Blockaden: Falls UDP-Ports oder TURN-Server blockiert sind, wird der Medienverkehr automatisch über HTTPS getunnelt, um eine reibungslose Verbindung sicherzustellen.

Proxy-Server-Anpassungen: Bei der Nutzung hinter einem Application Proxy müssen spezifische Konfigurationen vorgenommen werden, um die Lösung korrekt zu betreiben. 

Für Medienstrom über direkte Verbindungen (MPLS, VPN):
  • ntcxdc1pxp05.webmeeting.eu
  • ntcxdc2pxp05.webmeeting.eu
  • join.webmeeting.eu

Protokoll und Ports:
SRTP/UDP, Ports 40000–49999

Hinweis für interne Systeme: Für die interne Nutzung des Hosts join.webmeeting.eu muss ein spezieller DNS-Eintrag erstellt werden, der auf die IP-Adresse 192.168.12.169 verweist.

Zusätzliche DNS-Einträge: Neben dem oben genannten Eintrag müssen auch die folgenden DNS-Einträge in der internen Zone webmeeting.eu erstellt werden:

Zone Typ Hostname IP-Adresse
webmeeting.eu A join 192.168.12.169
webmeeting.eu A ntcxdc1pxp04 81.201.118.246
webmeeting.eu A ntcxdc1pxp05 192.168.12.167
webmeeting.eu A ntcxdc2pxp04 81.201.118.247
webmeeting.eu A ntcxdc2pxp05 192.168.12.168
webmeeting.eu A schedule 81.201.118.105
webmeeting.eu A admin 81.201.118.106


Mögliche Systeme in denen Konfigurationen vorgenommen werden müssen, umfassen:

Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche dieser Systeme bei Ihnen betrachtet werden muss.

Häufige Probleme

Ein häufiger Stolperstein liegt in der Proxy-Konfiguration, die Verbindungsströme ablehnt, da der Datenverkehr in TCP Port 443 gekapselt ist. Zusätzlich können IPS/IDS-Firewalls diesen Datenverkehr als potenziell unerwünscht identifizieren und blockieren.

Outlook-Plugin

Das Outlook-Plugin wird von Netconnex als Manifest-Datei zum Download bereitgestellt. Die Bereitstellung des Plugins erfolgt sofern ein lokaler Exchange Server verwendet über diesen. Alternativ bietet das Plugin auch eine Möglichkeit über Office365 zur Verfügung gestellt zu werden. Anbei folgt zunächst eine Anleitung für eine lokale OnPrem Exchange Installation:

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung, wie dabei vorgegangen werden muss, wird von Microsoft bereitgestellt:

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In mit dem EAC hinzufügen

  1. Navigieren Sie im EAC zu:
    Organisation > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Neu (das „+“-Symbol) und wählen Sie den Speicherort aus, von dem Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Im Office Store wählen Sie die gewünschte App aus und klicken auf Hinzufügen. Apps, die mit Outlook Web App kompatibel sind, finden Sie unter Add-Ins für Office und SharePoint > Outlook.

      Hinweis: Der Zugriff auf den Office Store wird für Mailboxen oder Organisationen in bestimmten Regionen nicht unterstützt. Wenn Sie die Option Aus dem Office Store nicht sehen, können Sie ein Add-In möglicherweise von einer URL oder einem Dateispeicherort installieren. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Dienstanbieter.

    • Von einer URL hinzufügen:
      Geben Sie im Feld URL die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein, die Sie installieren möchten.

    • Aus einer Datei hinzufügen:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  3. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Installation abzuschließen.

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In über das Microsoft 365 Admin Center hinzufügen

  1. Navigieren Sie im Microsoft 365 Admin Center zu:
    Einstellungen > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Add-In bereitstellen (das „+“-Symbol).

  3. Add-In-Quelle auswählen:
    Wählen Sie die Quelle, von der Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Suchen Sie im Store nach der gewünschten App, und klicken Sie auf Hinzufügen.

    • Von einer URL:
      Geben Sie die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein.

    • Aus einer Datei:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  4. Benutzerzuordnung festlegen:
    Legen Sie fest, ob das Add-In für alle Benutzer in der Organisation oder nur für bestimmte Gruppen bereitgestellt werden soll:

    • Alle Benutzer: Das Add-In wird automatisch für jeden Benutzer bereitgestellt.
    • Bestimmte Gruppen: Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus.

  5. Bereitstellungsoption festlegen:
    Entscheiden Sie, ob das Add-In für die Benutzer optional oder obligatorisch ist:

    • Optional, standardmäßig deaktiviert: Benutzer können das Add-In bei Bedarf aktivieren.
    • Optional, standardmäßig aktiviert: Das Add-In ist aktiviert, kann aber von Benutzern deaktiviert werden.
    • Obligatorisch, immer aktiviert: Das Add-In wird für alle Benutzer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

  6. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Bereitstellung abzuschließen.

Für die Nutzung mittels Jabber von der lokalen Umgebung aus

Jabber

Diese Dokumentation geht davon aus, dass Sie bereits eine Cisco Jabber Umgebung von netconnex im Einsatz haben. Mit Jabber können Sie als Gastgeber eines Meetings bestimmte Konferenzfunktionen direkt über die Telefontastatur oder SIP/H.323-Endpunkte steuern, die DTMF unterstützen. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung von Meetings ohne zusätzliche Geräte oder Software.

Wie Sie DTMF-Tastencodes verwenden

Gastgeber, die Jabber oder kompatible Endpunkte verwenden, können die Konferenzsteuerung über ihre Telefontastatur übernehmen. Diese Funktionalität ist für virtuelle Meetingräume und Auditorien verfügbar.

Standard-DTMF-Steuerungen

Die folgenden DTMF-Codes stehen standardmäßig zur Verfügung, um Funktionen während eines Meetings zu steuern:

DTMF-Code Funktion
*3 Hand heben/Hand senken (z. B. zur Teilnahme am Gespräch).
*4 Präsentation im Layout-Mix umschalten (nur für den aktuellen Teilnehmer).
*5 Alle Gäste stummschalten oder Stummschaltung aufheben.
*6 Eigenes Mikrofon stummschalten oder Stummschaltung aufheben.
*7 Konferenz sperren oder entsperren (neue Teilnehmer können der Konferenz nicht beitreten).
*8 Zwischen verfügbaren Layouts wechseln (betrifft alle Teilnehmer im Meeting).
*9 Multiscreen-Teilnehmeranzeige umschalten (nur für den aktuellen Teilnehmer).
## Konferenz beenden (trennt alle Teilnehmer, einschließlich des Gastgebers).

Netzwerk

Es muss sichergestellt sein, dass die folgenden URL's von den Endgeräten aus erreichbar sind:

Für Medienstrom über das Internet:

Protokoll und Ports:

Hinweis:
Diese Konfiguration wird für die Nutzung der TURN-Server und den Austausch von Medienströmen verwendet

Für Medienstrom über direkte Verbindungen (MPLS, VPN):
  • ntcxdc1pxp05.webmeeting.eu
  • ntcxdc2pxp05.webmeeting.eu
  • join.webmeeting.eu

Protokoll und Ports:
SRTP/UDP, Ports 40000–49999

Hinweis für interne Systeme:
Der Host join.webmeeting.eu benötigt für die interne Nutzung einen speziellen DNS-Eintrag, der auf die IP-Adresse 192.168.12.169 verweisen muss!

Mögliche Systeme in denen Konfigurationen vorgenommen werden müssen, umfassen:

Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche dieser Systeme bei Ihnen betrachtet werden muss.

Für Medienstrom über das Internet:

Ausgehend davon, dass Sie bereits über eine funktionierende Cisco Jabber Umgebung von netconnex verfügen und sich über das Internet registrieren können, sind alle Anforderungen bereits erfüllt.

Häufige Probleme

Ein häufiger Stolperstein liegt in der Proxy-Konfiguration, die Verbindungsströme ablehnt, da der Datenverkehr in TCP Port 443 gekapselt ist. Zusätzlich können IPS/IDS-Firewalls diesen Datenverkehr als potenziell unerwünscht identifizieren und blockieren.

Für die Benutzung mittels Browser vom Terminalserver aus

Browser

Bei der Benutzung im Terminalserver sollte dringend der Browser Google Chrome benutzt werden. In diesem muss die Extension "Browser Content Redirection" https://chromewebstore.google.com/detail/browser-redirection-exten/hdppkjifljbdpckfajcmlblbchhledln installiert werden.

Bitte beachten Sie, dass die Extension "Browser Content Redirection" (siehe Für die Nutzung im Terminalserver) nicht zwingend auf jedem Chromium-basierten Browser zur Verfügung steht. Sollten Sie eine hybride Umgebung mit lokaler und Terminalserver-Nutzung planen, so empfehlen wir im Sinne der Nutzererfahrung auch auf der lokalen Ebene Google Chrome für webmeeting zu nutzen.

Netzwerk

Es muss sichergestellt sein, dass die folgenden URL's von den Endgeräten aus erreichbar sind:

Für Medienstrom über das Internet:

Protokoll und Ports:

Hinweis:
Diese Konfiguration wird für die Nutzung der TURN-Server und den Austausch von Medienströmen verwendet

Für Medienstrom über direkte Verbindungen (MPLS, VPN):
  • ntcxdc1pxp05.webmeeting.eu
  • ntcxdc2pxp05.webmeeting.eu
  • join.webmeeting.eu

Protokoll und Ports:
SRTP/UDP, Ports 40000–49999

Hinweis für interne Systeme:
Der Host join.webmeeting.eu benötigt für die interne Nutzung einen speziellen DNS-Eintrag, der auf die IP-Adresse 192.168.12.169 verweisen muss!

Mögliche Systeme in denen Konfigurationen vorgenommen werden müssen, umfassen:

Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche dieser Systeme bei Ihnen betrachtet werden muss.

Für Medienstrom über das Internet:

Ausgehend davon, dass Sie bereits über eine funktionierende Cisco Jabber Umgebung von netconnex verfügen und sich über das Internet registrieren können, sind alle Anforderungen bereits erfüllt.

Häufige Probleme

Ein häufiger Stolperstein liegt in der Proxy-Konfiguration, die Verbindungsströme ablehnt, da der Datenverkehr in TCP Port 443 gekapselt ist. Zusätzlich können IPS/IDS-Firewalls diesen Datenverkehr als potenziell unerwünscht identifizieren und blockieren.

Citrix-Konfiguration

Für die Benutzung unter Citrix müssen folgende Konfigurationen gesetzt sein:

Die folgenden Richtlinien müssen gesetzt sein:

Hinweis für Plattformbetreiber:
Es ist ratsam, in den o.a. Policies jeweils alle individuellen URL's Ihrer Kunden einzutragen, um Ihnen die gegenseitige Teilnahme an webmeetings zu ermöglichen.

Proxy-Konfiguration

Für webmeeting ist ein Zugriff auf das Internet sowohl von den Remote Desktops auf den Terminalservern als auch von den lokalen Maschinen aus notwendig. Bitte stellen Sie sicher, dass die oben aufgeführten Verbindungen durch Ihren Proxy-Server möglich sind. Die Medienströme werden im Standard mittels UDP aufgebaut (siehe Abschnitt Medienströme oben), falls diese Verbindungen nicht möglich sind, existiert ein automatischer Fallback auf die aufgeführten TCP Ports.

Thin-Client Konfiguration

IGEL Thin Clients

In der IGEL Setup Applikation ist unter Sessions → Citrix → Citrix Global → Browser Content Redirection das Feature Enable Content Redirection zu aktivieren.

Rangee Thin Clients

In der Rangee Setup Applikation ist unter Applications → Citrix Receiver / Workspace das Feature Browser Content Redirection zu aktivieren.

Windows Thin Client or Laptop with Citrix Receiver

Voraussetzung ist der neueste Citrix Receiver. Empfohlen wird mindestens Version 23.09

Outlook-Plugin

Das Outlook-Plugin wird von Netconnex als Manifest-Datei zum Download bereitgestellt. Die Bereitstellung des Plugins erfolgt sofern ein lokaler Exchange Server verwendet über diesen. Alternativ bietet das Plugin auch eine Möglichkeit über Office365 zur Verfügung gestellt zu werden. Anbei folgt zunächst eine Anleitung für eine lokale OnPrem Exchange Installation:

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung, wie dabei vorgegangen werden muss, wird von Microsoft bereitgestellt:

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In mit dem EAC hinzufügen

  1. Navigieren Sie im EAC zu:
    Organisation > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Neu (das „+“-Symbol) und wählen Sie den Speicherort aus, von dem Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Im Office Store wählen Sie die gewünschte App aus und klicken auf Hinzufügen. Apps, die mit Outlook Web App kompatibel sind, finden Sie unter Add-Ins für Office und SharePoint > Outlook.

      Hinweis: Der Zugriff auf den Office Store wird für Mailboxen oder Organisationen in bestimmten Regionen nicht unterstützt. Wenn Sie die Option Aus dem Office Store nicht sehen, können Sie ein Add-In möglicherweise von einer URL oder einem Dateispeicherort installieren. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Dienstanbieter.

    • Von einer URL hinzufügen:
      Geben Sie im Feld URL die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein, die Sie installieren möchten.

    • Aus einer Datei hinzufügen:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  3. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Installation abzuschließen.

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In über das Microsoft 365 Admin Center hinzufügen

  1. Navigieren Sie im Microsoft 365 Admin Center zu:
    Einstellungen > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Add-In bereitstellen (das „+“-Symbol).

  3. Add-In-Quelle auswählen:
    Wählen Sie die Quelle, von der Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Suchen Sie im Store nach der gewünschten App, und klicken Sie auf Hinzufügen.

    • Von einer URL:
      Geben Sie die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein.

    • Aus einer Datei:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  4. Benutzerzuordnung festlegen:
    Legen Sie fest, ob das Add-In für alle Benutzer in der Organisation oder nur für bestimmte Gruppen bereitgestellt werden soll:

    • Alle Benutzer: Das Add-In wird automatisch für jeden Benutzer bereitgestellt.
    • Bestimmte Gruppen: Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus.

  5. Bereitstellungsoption festlegen:
    Entscheiden Sie, ob das Add-In für die Benutzer optional oder obligatorisch ist:

    • Optional, standardmäßig deaktiviert: Benutzer können das Add-In bei Bedarf aktivieren.
    • Optional, standardmäßig aktiviert: Das Add-In ist aktiviert, kann aber von Benutzern deaktiviert werden.
    • Obligatorisch, immer aktiviert: Das Add-In wird für alle Benutzer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

  6. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Bereitstellung abzuschließen.

Für die Benutzung mittels Jabber vom Terminalserver aus

Jabber

Diese Dokumentation geht davon aus, dass Sie bereits eine Cisco Jabber Umgebung von netconnex im Einsatz haben. Mit Jabber können Sie als Gastgeber eines Meetings bestimmte Konferenzfunktionen direkt über die Telefontastatur oder SIP/H.323-Endpunkte steuern, die DTMF unterstützen. Dies ermöglicht eine einfache Verwaltung von Meetings ohne zusätzliche Geräte oder Software.

Wie Sie DTMF-Tastencodes verwenden

Gastgeber, die Jabber oder kompatible Endpunkte verwenden, können die Konferenzsteuerung über ihre Telefontastatur übernehmen. Diese Funktionalität ist für virtuelle Meetingräume und Auditorien verfügbar.

Standard-DTMF-Steuerungen

Die folgenden DTMF-Codes stehen standardmäßig zur Verfügung, um Funktionen während eines Meetings zu steuern:

DTMF-Code Funktion
*3 Hand heben/Hand senken (z. B. zur Teilnahme am Gespräch).
*4 Präsentation im Layout-Mix umschalten (nur für den aktuellen Teilnehmer).
*5 Alle Gäste stummschalten oder Stummschaltung aufheben.
*6 Eigenes Mikrofon stummschalten oder Stummschaltung aufheben.
*7 Konferenz sperren oder entsperren (neue Teilnehmer können der Konferenz nicht beitreten).
*8 Zwischen verfügbaren Layouts wechseln (betrifft alle Teilnehmer im Meeting).
*9 Multiscreen-Teilnehmeranzeige umschalten (nur für den aktuellen Teilnehmer).
## Konferenz beenden (trennt alle Teilnehmer, einschließlich des Gastgebers).

Netzwerk

Es muss sichergestellt sein, dass die folgenden URL's von den Endgeräten aus erreichbar sind:

Für Medienstrom über das Internet:

Protokoll und Ports:

Hinweis:
Diese Konfiguration wird für die Nutzung der TURN-Server und den Austausch von Medienströmen verwendet

Für Medienstrom über direkte Verbindungen (MPLS, VPN):
  • ntcxdc1pxp05.webmeeting.eu
  • ntcxdc2pxp05.webmeeting.eu
  • join.webmeeting.eu

Protokoll und Ports:
SRTP/UDP, Ports 40000–49999

Hinweis für interne Systeme:
Der Host join.webmeeting.eu benötigt für die interne Nutzung einen speziellen DNS-Eintrag, der auf die IP-Adresse 192.168.12.169 verweisen muss!

Mögliche Systeme in denen Konfigurationen vorgenommen werden müssen, umfassen:

Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche dieser Systeme bei Ihnen betrachtet werden muss.

Für Medienstrom über das Internet:

Ausgehend davon, dass Sie bereits über eine funktionierende Cisco Jabber Umgebung von netconnex verfügen und sich über das Internet registrieren können, sind alle Anforderungen bereits erfüllt.

Häufige Probleme

Ein häufiger Stolperstein liegt in der Proxy-Konfiguration, die Verbindungsströme ablehnt, da der Datenverkehr in TCP Port 443 gekapselt ist. Zusätzlich können IPS/IDS-Firewalls diesen Datenverkehr als potenziell unerwünscht identifizieren und blockieren.

Outlook-Plugin

Das Outlook-Plugin wird von Netconnex als Manifest-Datei zum Download bereitgestellt. Die Bereitstellung des Plugins erfolgt sofern ein lokaler Exchange Server verwendet über diesen. Alternativ bietet das Plugin auch eine Möglichkeit über Office365 zur Verfügung gestellt zu werden. Anbei folgt zunächst eine Anleitung für eine lokale OnPrem Exchange Installation:

Hinweis: Eine ausführliche Anleitung, wie dabei vorgegangen werden muss, wird von Microsoft bereitgestellt:

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In mit dem EAC hinzufügen

  1. Navigieren Sie im EAC zu:
    Organisation > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Neu (das „+“-Symbol) und wählen Sie den Speicherort aus, von dem Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Im Office Store wählen Sie die gewünschte App aus und klicken auf Hinzufügen. Apps, die mit Outlook Web App kompatibel sind, finden Sie unter Add-Ins für Office und SharePoint > Outlook.

      Hinweis: Der Zugriff auf den Office Store wird für Mailboxen oder Organisationen in bestimmten Regionen nicht unterstützt. Wenn Sie die Option Aus dem Office Store nicht sehen, können Sie ein Add-In möglicherweise von einer URL oder einem Dateispeicherort installieren. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Dienstanbieter.

    • Von einer URL hinzufügen:
      Geben Sie im Feld URL die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein, die Sie installieren möchten.

    • Aus einer Datei hinzufügen:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  3. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Installation abzuschließen.

Kurzanleitung von Microsoft:

Add-In über das Microsoft 365 Admin Center hinzufügen

  1. Navigieren Sie im Microsoft 365 Admin Center zu:
    Einstellungen > Add-Ins.

  2. Klicken Sie auf:
    Add-In bereitstellen (das „+“-Symbol).

  3. Add-In-Quelle auswählen:
    Wählen Sie die Quelle, von der Sie das Add-In installieren möchten:

    • Aus dem Office Store:
      Suchen Sie im Store nach der gewünschten App, und klicken Sie auf Hinzufügen.

    • Von einer URL:
      Geben Sie die vollständige URL der Add-In-Manifestdatei ein.

    • Aus einer Datei:
      Wählen Sie Durchsuchen, navigieren Sie zum Speicherort der Add-In-Manifestdatei, und wählen Sie diese aus.

  4. Benutzerzuordnung festlegen:
    Legen Sie fest, ob das Add-In für alle Benutzer in der Organisation oder nur für bestimmte Gruppen bereitgestellt werden soll:

    • Alle Benutzer: Das Add-In wird automatisch für jeden Benutzer bereitgestellt.
    • Bestimmte Gruppen: Wählen Sie die gewünschten Gruppen aus.

  5. Bereitstellungsoption festlegen:
    Entscheiden Sie, ob das Add-In für die Benutzer optional oder obligatorisch ist:

    • Optional, standardmäßig deaktiviert: Benutzer können das Add-In bei Bedarf aktivieren.
    • Optional, standardmäßig aktiviert: Das Add-In ist aktiviert, kann aber von Benutzern deaktiviert werden.
    • Obligatorisch, immer aktiviert: Das Add-In wird für alle Benutzer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

  6. Speichern:
    Klicken Sie auf Speichern, um die Bereitstellung abzuschließen.

Für die Nutzung von Mobilgeräten aus

Browser

Bei der Nutzung von Mobilgeräten aus müssen Meetings dringend und ausschließlich mit dem nativen Browser des Endgeräts beigetreten werden, also bei Android-Geräten i.d.R. mit Google Chrome und bei iOS-Geräten mit Safari.

Für die Nutzung von Video-Endgeräten aus

Diese Dokumentation geht davon aus, dass Sie bereits Video-Endgeräte mit der netconnex Infrastruktur nutzen. Ihre Video-Endgeräte sind bei dem netconnex Callmanager registriert und verbunden und Telefonate können durchgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass Video-Endgeräte durchaus mehrfach registriert sein können, z.B. in der Webex Cloud und lokal auf dem netconnex Callmanager. Für die Nutzung von webmeeting ist dabei unbedingt die lokale Registrierung Voraussetzung - eine Nutzung von webmeeting mit Video-Endgeräten über das Internet ist nicht möglich.

Basierend auf dieser Ausgangslage gibt es die folgenden zusätzlichen Anforderungen:

Netzwerk

Für Medienstrom über direkte Verbindungen (MPLS, VPN):
  • ntcxdc1pxp05.webmeeting.eu
  • ntcxdc2pxp05.webmeeting.eu
  • join.webmeeting.eu

Protokoll und Ports:
SRTP/UDP, Ports 40000–49999

Hinweis für interne Systeme:
Der Host join.webmeeting.eu benötigt für die interne Nutzung einen speziellen DNS-Eintrag, der auf die IP-Adresse 192.168.12.169 verweisen muss!

Für die Übertragung von Meeting-Informationen auf das Endgerät:

Anmeldung

Erfahren Sie, wie Sie sich mühelos anmelden können, um Ihre Meetings effizient zu organisieren.
Webmeetings können sowohl im Outlook Client, als auch unter der URL: schedule.webmeeting.eu organisiert werden - Hier wird Ihnen die Anmeldung für beide Möglichkeiten gezeigt.

Anmeldung im Outlook Client

  1. Kalender im Outlook Client öffnen
  2. Auf "Neue Besprechung" in der Menüleiste klicken

g6Iimage.png

Das nächste Fenster öffnet sich:

  1. In diesem Fenster auf den "webmeeting" Button in der Menüleiste klicken
  2. Anschließend auf "New video meeting" in der sich aufklappenden Menüleiste klicken

image.png

Auf der rechten Seite öffnet sich das webmeeting Fenster:

  1. In diesem Fenster auf "LOG IN" klicken 
  2. In dem netconnex Pop-Up Fenster geben Sie nun ihre Mailadresse ein
  3. Anschließend auf "Weiter" klicken

image.png

  1. Erneut die Mailadresse in dieses Feld eingeben
  2. Anschließend ihr zugehöriges Passwort
  3. Abschließend auf "Anmelden" klicken 

Screenshot 2024-11-18 120334.png

Nun sind Sie erfolgreich Angemeldet!

Anmeldung im Terminplanungsportal

Über folgenden Link gelangen Sie zum Terminplanungsportal: schedule.webmeeting.eu

Es öffnet sich folgendes Anmeldefenster, in welchem Sie:

  1. Ihre Mailadresse eingeben
  2. Auf "Weiter" klicken

image.png

Anschließend müssen Sie:

  1. Erneut Ihre Mailadresse eingeben
  2. Ihr zugehöriges Passwort eingeben
  3. Auf "Anmelden" klicken

image.png

Nun sind Sie erfolgreich im Terminplanungsportal angemeldet!

image.png

In "2. Meeting erstellen und Teilnehmer einladen" erfahren Sie mehr...

Meeting erstellen und Teilnehmer einladen

Lernen Sie, wie Sie mit wenigen Klicks ein Meeting planen und Ihre Teilnehmer unkompliziert einladen können.

In webmeeting können Sie verschiedene Arten eines Meetings erstellen, diese Arten werden nun kurz vorgestellt.

Meeting-Arten

Videokonferenz
 Die Videokonferenz ist die klassische Form eines Online-Meetings in webmeeting. Sie wird für einmalige Besprechungen genutzt und bietet den Teilnehmern alle üblichen Funktionen, die für eine interaktive Zusammenarbeit erforderlich sind
Webinar
 Das Webinar ist eine spezielle Meeting-Art, die sich auf die einseitige Vermittlung von Informationen fokussiert. Es ist besonders für Schulungen, Produktvorstellungen oder öffentliche Vorträge geeignet, bei denen die Moderatoren die Kontrolle über den Ablauf behalten möchten. Teilnehmer eines Webinars können die Präsentation sehen und hören, haben jedoch keine Möglichkeit, selbst zu sprechen oder Bildschirminhalte zu teilen
Tagungsraum

(Vorhandener Besprechungsraum)

 Der Tagungsraum ist ein personalisierter und ständig verfügbarer Meetingraum des Users, der durch einen festen Link jederzeit erreichbar ist. Dieser Raum ist vergleichbar mit einem virtuellen Büro oder Konferenzraum, der von Ihnen oder Ihrem Team flexibel genutzt werden kann.

Im folgenden wird Ihnen anhand der klassichen Meetingart "Videokonferenz" erklärt, wie Sie ein Meeting erstellen.

Meeting über Outlook erstellen

  1. In diesem Fenster auf den "webmeeting" Button in der Menüleiste klicken
  2. Anschließend auf "New video meeting" in der sich aufklappenden Menüleiste klicken

image.png

image.png

Zwischen Meeting-Arten auswählen?

Über den "Other meeting type"-Buttonimage.pngin der Menüleiste, können Sie im Anschluss zwischen den erwähnten Meeting-Arten auswählen und eines dieser erstellen

Auf der rechten Seite öffnet sich das webmeeting Fenster:

  1. Titel hinzufügen: Im Webmeeting-Fenster unter "Subject", oder standardmäßig im Outlook-Client unter "Titel".
  2. PIN erstellen: Standard PIN für normale Teilnehmer und Moderator PIN für den Host vergeben.
  3. Teilnehmer hinzufügen: Wie gewohnt die gewünschten Teilnehmer in Outlook der Besprechung hinzufügen.
  4. Berechtigungen vergeben: Hier kann ein Haken bei den Teilnehmern gesetzt werden, die auch als Moderatoren dem Meeting beitreten sollen.
  5. Die Besprechung um die restlichen Informationen vervollständigen und auf "Create Video Meeting" klicken, um die Besprechung zu erstellen.

image.png

Meeting über das Terminplanungsportal erstellen

Öffnen sie das Terminplanungsportal unter schedule.webmeeting.eu

Hier können Sie zwischen den verschiedenen Meeting-Arten unterscheiden, in diesem Beispiel wird Ihnen gezeigt, wie Sie eine normale Videokonferenz erstellen

Klicken Sie unter dem Reiter Videokonferenz, oder Ihrer gewünschten Meeting-Art, auf "Buch".

image.png

image.png


  1. Gewünschten Titel der Besprechung einfügen, z.B. "Jour fixe".
  2. Datum und Uhrzeit einfügen. Drücken Sie "Anlass hinzufügen", 

    image.png

     um mehrere, weitere Termine gleichzeitig einzustellen. Über  "Proben" kann die Besprechung als sich wiederholender Termin eingerichtet werden (Abb. links). Dabei können entweder genaue Daten, oder wöchentlich wiederholende Besprechungen ausgewählt werden. Mehr dazu finden Sie unter Planung wiederkehrender Meetings
  3. Über die Bildschirmaufteilung ist es möglich verschiedene Ansichten vor zu konfigurieren.
  4. Nun müssen zwei PINs vergeben werden. Der erste PIN muss beim Beitritt der Besprechung eingegeben werden, um grundlegend an der Besprechung teilnehmen zu können. Der zweite PIN muss beim Beitritt der Besprechung eingegeben werden, um als Moderator teilzunehmen.

image.png

Auf Seite 2 können Moderatoren eingeladen werden.

  1. Über "Add Person" können weitere Personen dem Moderatorkreis, per Email hinzugefügt werden. Mit "Remove" kann die angegebene Person/ Email wieder entfernt werden.
  2. In Folgenden Bereich kann die Email, die die oben angegebenen Moderatoren erhalten sollen, konfiguriert und angepasst werden. Daraufhin erhält der Empfänger die Einladungsmail.

Mehr zur Einladungsmail der Moderatoren finden Sie unter        "3. Meeting als Gastgeber beitreten"

Auf Seite 3 können nun alle weitern normalen Teilnehmer eingeladen werden. Dabei gilt selbiges Spiel wie bei Seite 3.

image.png

  1. Über "Add Person" können weitere Teilnehmer, per Email hinzugefügt werden. Mit "Remove" kann die angegebene Person/ Email wieder entfernt werden.
  2. In Folgenden Bereich kann die Email, die die oben angegebenen Teilnehmer erhalten sollen, konfiguriert und angepasst werden. Daraufhin erhält der Empfänger die Einladungsmail.

Mehr zur Einladungsmail der Moderatoren finden Sie unter  
"4. Meeting als Gast beitreten"

image.png

Auf Seite 4 können Sie ein Videokonferenzsystem wählen.

Mit der automatischen Wahl haben Sie die Möglichkeit, Videokonferenzsysteme hinzuzufügen, die zu Beginn Ihres Meetings automatisch angewählt werden.

Sie haben erfolgreich ein Meeting erstellt und Teilnehmer eingeladen!

Meeting als Gastgeber beitreten

Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich als Gastgeber in Ihr Meeting einloggen und alle Funktionen optimal nutzen.
Das Beitreten eines Meetings kann über den Einladungslink, die Meeting-PIN über join.webmeeting.eu oder weitere Möglichkeiten erfolgen.

Um einem Meeting beizutreten, benötigen Sie die Informationen aus der Einladungsmail, welche Sie beim Erstellen eines Meetings in Ihrem Postfach finden werden. Diese E-Mail enthält folgende Angaben, auf welche sich die nächsten Kapitel beziehen werden:image.png

Beitritt über den Einladungslink

Option 1:

Betreten Sie das Meeting, indem Sie auf den "Join using your browser" Button klicken

 image.png

Option 2:

Betreten Sie das Meeting, indem Sie den meeting Link in Ihren Browser öffnen image.png

webmeeting öffnet sich in Ihrem Browser

image.png




Geben Sie Ihren Namen an, mit welchem Sie an diesem Meeting teilnehmen möchten

image.png

image.png

Erlauben Sie webmeeting an dieser Stelle Zugriff auf Kamera und Mikrofon 

  1. Klicken Sie dafür auf den "Berechtigung anfragen" Button
  2. Daraufhin klicken Sie auf "Zulassen"

die Erlaubnis gilt nur für die Dauer des Meetings

image.png



In diesem Fenster können Sie sicherstellen, dass …



Anschließend klicken Sie auf den "Jetzt beitreten" Button, um dem Meeting beizutreten

Sie sind dem Meeting erfolgreich beigetreten!
In Gastgeberfunktionen erfahren Sie mehr...

Beitritt über die Meeting-PIN

Um über die Meeting-PIN beitreten zu können, öffnen Sie folgende URL: join.webmeeting.eu

webmeeting öffnet sich in Ihrem Browser

image.png




Geben Sie Ihren Namen an, mit welchem Sie an diesem Meeting teilnehmen möchten

image.png

Anschließend geben Sie die Meeting-ID an

Die Meeting-ID finden sie in Ihrer Einladungs-E-Mail:image.png

image.png

image.png

Erlauben Sie webmeeting an dieser Stelle Zugriff auf Kamera und Mikrofon 

  1. Klicken Sie dafür auf den "Berechtigung anfragen" Button
  2. Daraufhin klicken Sie auf "Zulassen"

die Erlaubnis gilt nur für die Dauer des Meetings

image.png



In diesem Fenster können Sie sicherstellen, dass …



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Sie sind dem Meeting erfolgreich beigetreten!
In Allgemeine Funktionen in Meetings erfahren Sie mehr...

Weitere Beitrittsmöglichkeiten

Erfahren Sie in diesem Abschnitt, auf welchen alternativen Wegen Sie ganz einfach an einem Meeting teilnehmen können
Die erforderlichen Informationen entnehmen Sie der Einladungs-E-Mail, die Sie in Ihrem Postfach erhalten haben

Tippen Sie auf den angezeigten Link auf Ihrem Mobilgerät.
Dadurch werden die Telefonnummer, die Meeting-ID und der Zugangscode automatisch gewählt, und Sie treten dem Meeting direkt bei

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Rufen Sie diese Telefonnummer mit ihrem Telefon an, um sich dem Meeting anzuschließen

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Verwenden Sie ein Video- oder Konferenzsystem, dann geben Sie die markierte Adresse ein. Dadurch wird eine direkte Verbindung zum Meeting hergestellt

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Meeting als Gast Beitreten

Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich als Gast in einem Meeting einloggen und alle Funktionen optimal nutzen.
Das Beitreten eines Meetings kann über den Einladungslink, die Meeting-PIN über join.webmeeting.eu oder weitere Möglichkeiten erfolgen.

Um einem Meeting beizutreten, benötigen Sie die Informationen aus der Einladungs-E-Mail, welche Sie beim Erstellen eines Meetings in Ihrem Postfach finden werden. Diese E-Mail enthält folgende Angaben, auf welche sich die nächsten Kapitel beziehen werden:

image.png

Beitritt über den Einladungslink

Option 1:

Betreten Sie das Meeting, indem Sie auf den "Join using your browser" Button klicken

 image.png

Option 2:

Betreten Sie das Meeting, indem Sie den meeting Link in Ihren Browser öffnen

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webmeeting öffnet sich in Ihrem Browser

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Geben Sie Ihren Namen an, mit welchem Sie an diesem Meeting teilnehmen möchten

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Erlauben Sie webmeeting an dieser Stelle Zugriff auf Kamera und Mikrofon 

  1. Klicken Sie dafür auf den "Berechtigung anfragen" Button
  2. Daraufhin klicken Sie auf "Zulassen"

die Erlaubnis gilt nur für die Dauer des Meetings

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Beitritt über die Meeting-PIN

Um über die Meeting-PIN beitreten zu können, öffnen Sie folgende URL: join.webmeeting.eu

webmeeting öffnet sich in Ihrem Browser

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Geben Sie Ihren Namen an, mit welchem Sie an diesem Meeting teilnehmen möchten

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Anschließend geben Sie die Meeting-ID an

Die Meeting-ID finden sie in Ihrer Einladungs-E-Mail:
image.png

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Erlauben Sie webmeeting an dieser Stelle Zugriff auf Kamera und Mikrofon 

  1. Klicken Sie dafür auf den "Berechtigung anfragen" Button
  2. Daraufhin klicken Sie auf "Zulassen"

die Erlaubnis gilt nur für die Dauer des Meetings

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Weitere Beitrittsmöglichkeiten

Erfahren Sie in diesem Abschnitt, auf welchen alternativen Wegen Sie ganz einfach an einem Meeting teilnehmen können
Die erforderlichen Informationen entnehmen Sie der Einladungs-E-Mail, die Sie in Ihrem Postfach erhalten haben

Tippen Sie auf den angezeigten Link auf Ihrem Mobilgerät.
Dadurch werden die Telefonnummer, die Meeting-ID und der Zugangscode automatisch gewählt, und Sie treten dem Meeting direkt bei

image.png
Rufen Sie diese Telefonnummer mit ihrem Telefon an, um sich dem Meeting anzuschließen

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Verwenden Sie ein Video- oder Konferenzsystem, dann geben Sie die markierte Adresse ein. Dadurch wird eine direkte Verbindung zum Meeting hergestellt

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Allgemeine Funktionen in Meetings

Entdecken Sie die praktischen Grundfunktionen, die Sie während eines Meetings unterstützen.

image.png

1. Teilnehmeranzeige

Über den obersten Knopf, kann die Teilnehmeranzeige aufgerufen werden. Diese zeigt in einem Fenster auf der rechten Seite an (in Abb. Nicht zu sehen), welche Teilnehmer sich in dem Meeting befinden und ob diese einen Moderatorstatus haben, oder nicht.

2. Chat

Über den zweiten Knopf kann das Chatfenster geöffnet werden. Das Fenster öffnet sich auf der linken Seite der Besprechung. Dabei werden von unten nach oben die Chatnachrichten, einschließlich der Uhrzeit des Absendens angezeigt. Am unteren Ende des Chatfensters befindet sich das Feld, in welches die gewünschte Nachricht geschrieben und über den Pfeil auf der rechten Seite abgeschickt werden kann.

3. Inhalte freigeben/ teilen

Über den dritten Knopf können Inhalte freigegeben werden. Dabei gibt es die Möglichkeit den ganzen Bildschirm zu teilen, oder nur einzelne Fenster bzw. Anwendungen. Möchten Sie gerne einen Inhalt teilen, bei dem die anderen Besprechungsteilnehmer auch Musik und Ton hören sollen, geschieht dies nur über das Freigeben des gesamten Bildschirms.

4. Hand heben

Mit dem untersten Knopf kann die Hand gehoben werden, um während eines Meetings zu signalisieren, dass man zum Beispiel etwas sagen möchte. Des Weiteren wird am oberen Ende des Besprechungsfensters angezeigt, wie viele Teilnehmer ihre Hand gehoben haben.

5. Eigenansicht

Die Eigenansicht in einem Meeting ist ein kleines Vorschaufenster, das in der oberen rechten Ecke des Bildschirms angezeigt wird. Es zeigt Ihnen, wie Sie von den anderen Teilnehmern gesehen werden, inklusive der eigenen Kameraeinstellungen. Diese Ansicht hilft, die Position und Beleuchtung zu überprüfen, sowie sicherzustellen, dass der Hintergrund passend ist.

6. Kontrollzentrum

Hier können Sie ihr eigenes Mikrofon und ihre Kamera aus- und einschalten. Des Weiteren können Sie das Meeting "verlassen".

7. Einstellungen

Nachdem Sie das Einstellungsmöglichkeiten über den Einstellungsbutton image.png geöffnet haben, wird Ihnen hier jeder Unterpunkt erläutert

Video und Ton

Kamera oder Mikrofon ein- oder ausschalten
  • Kamera deaktivieren: Wähle das Kamera-Symbol  aus, um die Videoübertragung zu stoppen. Das Symbol ändert sich zu einem Hinweis, dass die Kamera deaktiviert ist. Wähle das Symbol erneut, um die Kamera wieder einzuschalten. 
  • Mikrofon deaktivieren: Das Mikrofon-Symbol zeigt mit einem grünen Balken die erfasste Audio-Lautstärke an. Um das Mikrofon stummzuschalten, wähle das Mikrofon-Symbol aus; es zeigt dann an, dass das Mikrofon deaktiviert  ist. Wähle das Symbol erneut, um das Mikrofon wieder einzuschalten.

image.png
Hintergrund unscharf machen oder ersetzen
 Wähle das Symbol für Hintergrundeffekte, um deinen Hintergrund unscharf zu machen oder durch einen anderen zu ersetzen.
Kamera, Mikrofon oder Lautsprecher ändern

Verwende die Dropdown-Optionen, um die gewünschte Kamera, das Mikrofon oder die Lautsprecher auszuwählen.

  • Videovorschau: Zeigt das Bild, das von der ausgewählten Kamera an andere Teilnehmer gesendet wird.
  • Grüner Balken: Unter dem Video-Fenster zeigt der grüne Balken die vom ausgewählten Mikrofon erkannte Lautstärke an.
  • Ton testen: Spiele über die ausgewählten Lautsprecher eine Test-Audioausgabe ab.
Geräuschunterdrückung

Aktiviere diese Funktion, um die Geräuschunterdrückung von Pexip zu nutzen. Sie reduziert die Lautstärke von Hintergrundgeräuschen, die keine Sprache sind.

Wenn die Funktion deaktiviert ist, kann dein Gerät stattdessen seine eigene Geräuschunterdrückung verwenden, falls verfügbar und mit deinem Browser kompatibel.

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Bewegungspriorisierung
  • Aktivieren: Priorisiert Bewegung über Bildschärfe bei der Freigabe von Inhalten. Dies ist die beste Option für die Freigabe von Videos, da die Bewegung flüssiger ist, auch wenn das Bild weniger scharf ist.
  • Deaktivieren: Priorisiert Bildschärfe über Bewegung. Dies ist ideal für die Freigabe von statischen Präsentationen und Bildern.
  • Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Kamerasteuerung durch andere Teilnehmer

  • Diese Einstellung ermöglicht es anderen Teilnehmern, die aktuell ausgewählte Kamera zu steuern (sofern die Kamera Schwenken/Neigen/Zoomen oder nur Zoomen unterstützt).

  • Teilnehmer können dies über die Connect-App oder ein SIP/H.323-Endgerät (nur bei Gateway-Anrufen unterstützt) tun. Weitere Informationen findest du unter "Steuerung der Kamera eines anderen Teilnehmers".

  • Browseranforderung: Die Connect-Web-App erfordert Chrome-Version 87 oder höher. Sie können unter chrome://media-internals/ prüfen, ob deine Kamera Schwenken/Neigen/Zoomen unterstützt. Der Browser fragt zudem um Erlaubnis, die Kamera steuern zu dürfen.

  • Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

Qualität

Verbindungsqualität

Steuert die Bandbreite, die Sie für das Meeting nutzen werden.

  • Niedrigere Einstellungen verwenden: Wenn Sie eine mobile Verbindung, langsames WLAN oder Probleme mit langsamer, eingefrorener oder schlechter Videoqualität haben, solltest Sie eine niedrigere Einstellung wählen.
  • Automatisch (Auto): Verwenden Sie diese Option, wenn Sie keine Bandbreitenbeschränkungen für Ihren Anruf anwenden möchten.

image.png
Zusätzliche Einstellungen
Bestätigung zum Schließen des Browsers

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie vor dem Schließen des Browsers oder Tabs, in dem das Meeting läuft, um eine Bestätigung gebeten werden möchten. Dadurch verhindern Sie, ein Meeting versehentlich zu verlassen.

Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.

image.png
Statistiken
Diagnostische Informationen anzeigen

(Verfügbar, wenn Sie mit Audio oder Video verbunden sind)

Diese Option zeigt diagnostische Informationen zu Ihrem Anruf und Ihrem Client an, wie z. B.:

  • den verwendeten Codec,
  • die eingehenden und ausgehenden Audio- und Videobitraten,
  • sowie die Anzahl der verlorenen und empfangenen Datenpakete.

image.png

Sprachen

Sprache ändern

Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Sprache, die in der gesamten Web-App verwendet wird.

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Barrierefreiheit

Anrufsteuerelemente immer anzeigen
 Standardmäßig blenden sich die Anrufsteuerungen nach einigen Sekunden Inaktivität aus, um die Ansicht nicht zu überladen. Wenn diese Option aktiviert ist, bleiben die Anrufsteuerungen jederzeit auf dem Bildschirm sichtbar.

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Logdatei herunterladen

Diese Option lädt lokal eine Datei mit Informationen über den letzten Anruf herunter. Ihr Administrator kann Sie darum bitten, falls Sie Probleme mit Ihrer Connect-App haben.

Über

Die Über-Option bietet Links zu Pexips Datenschutzrichtlinie und Nutzungsbedingungen. Zudem werden die aktuell verwendeten Versionen der Web-App und der Plugin-API angezeigt.

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Feedback senden

Diese Option führt Sie zu einem Link auf der Pexip-Website, über den Sie Feedback zur Web-App direkt an unsere Entwicklungsteams senden können.

Der Link wird Ihnen auch nach Verlassen eines Meetings angezeigt.

Gastgeberfunktionen

Verstehen Sie, welche speziellen Funktionen Ihnen als Gastgeber zur Verfügung stehen, um Ihr Meeting professionell zu leiten.

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1. Meeting sperren

Wählen Sie in der Symbolleiste die Option Meeting sperren image.png aus. Dadurch wird verhindert, dass Gastteilnehmer dem Meeting beitreten können. Wenn ein Meeting gesperrt ist, können Hosts Gäste weiterhin manuell zulassen.

Der Effekt des Sperrens hängt davon ab, ob das Meeting über eine Host-PIN verfügt. Detaillierte Informationen finden Sie unter Sperren einer Konferenz und Zulassen von Teilnehmern in einer gesperrten Konferenz.+

2. Umfrage (Poll) erstellen

Um eine Umfrage in webmeeting zu starten, klickt man zunächst auf das Poll-Symbol image.pngin der Steuerleiste.

Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten, eine Umfrage zu erstellen:

  1. Importieren einer Umfrage-Datei:
    Hier kann eine bereits vorbereitete Umfrage-Datei über den Import Button image.png hochgeladen werden.

    Aufbau der Datei:

    Die Datei muss im JSON-Format vorliegen und folgenden Aufbau haben:

    • Die oberste Ebene enthält ein Objekt mit dem Schlüssel "questions".

    • Dieser Schlüssel verweist auf eine Liste von Fragen.

    • Jede Frage besteht aus:

      • "question": Der Fragetext.

      • "answers": Eine Liste der möglichen Antwortoptionen.

Beispielstruktur:

{
  "questions": [
    {
      "question": "What is your favorite color ?",
      "answers": [
        "Red",
        "Green",
        "Yellow"
      ]
    },
    {
      "question": "What is your favorite fruit ?",
      "answers": [
        "Apple",
        "Banana",
        "Orange"
      ]
    }
  ]
}

Hinweis: Achte darauf, dass die Datei korrekt formatiert ist (z. B. keine fehlenden oder zusätzlichen Kommas), damit der Import problemlos funktioniert

image.png



   2. Manuelles Erstellen einer Umfrage:
     Wählt man diese Option, gibt man zunächst die Anzahl der Fragen an und klickt auf „Next“.
     Danach kann für jede Frage folgendes eingegeben werden:

image.pngTeilnehmende können ihre Antworten direkt in der Umfrage auswählen (siehe Screenshot links) – je nach Frage einzeln oder mehrfach. Mit einem Klick auf „Send Results“ senden sie ihre Auswahl ab und nehmen damit offiziell an der Umfrage teil.

image.png

Während der Umfrage sieht der Gastgeber zu jeder Frage die gegebenen Antworten in Echtzeit.

Sobald die Umfrage abgeschlossen ist, kann man sie beenden.

Nach dem Beenden stehen zwei Optionen zur Verfügung, um die Ergebnisse zu exportieren:


3. Meeting Aufnehmen

Drücken Sie den Record Button image.png, dann wird das Meeting aufgenommen.

Anschließend kann ein Admin in der Adminoberfläche in den Meetingdetails die Aufzeichnung verwalten

Meeting auf YouTube streamen

Um ein Meeting auf YouTube zu streamen, benötigen Sie einen YouTube-Kanal. Klicken Sie in der YouTube Oberfläche, oben rechts auf image.pngund auf image.png. Nun befinden Sie sich auf der YouTube-Studio-Oberfläche. 

Klicken Sie im folgenden auf "Zukünftiges Datum" und "Streaming Software". Im Bereich "Stream" finden Sie folgende YouTube-Studio-Oberfläche:

image.png

Klicken Sie in der laufenden webmeeting-Besprechung auf die Teilnehmeranzeige (image.png).

Anschließend in der Teilnehmerauflistung im unteren Bereich auf denimage.png Button

image.png


Jetzt müssen Sie in die Teilnehmerinformation des YouTube-Livestreams eingeben. Diese setzt sich aus der Stream-URL und dem Streamschlüssen zusammen (im Screenshot jeweils rot markiert).

Kopieren Sie die Stream-URL und den Streamschlüssel, fügen Sie sie als Teilnehmerinformation ein und verbinden Sie sie wie folgt: Zuerst die Stream-URL, gefolgt vom Streamschlüssel, getrennt durch einen Schrägstrich ("/") – alles ohne Leerzeichen geschrieben.

In diesem Beispiel:
rtmp://a.rtmp.youtube.com/live2/ck13-68gt-u5yb-mu8b-58gs

Abschließend auf image.png klicken und der Livestream der Video-Konferenz wird automatisch gestartet.

4. Breakout-Räume

Wenn Breakout-Räume für das Meeting aktiviert sind, wird ein Seitenbereich Breakout-Räume angezeigt image.pngDieser ermöglicht es Hosts, die Breakout-Räume einzurichten und zu verwalten.

Breakout-Räume sind separate Sitzungen, die von einem Haupt-VMR (Virtueller Meetingraum) oder virtuellen Auditorium abgetrennt werden. Sie ermöglichen es kleineren Gruppen, sich separat zu treffen. Teilnehmer in einem Breakout-Raum können ausschließlich miteinander kommunizieren:

Es gibt keine Verbindung zum Hauptraum oder zu anderen Breakout-Räumen.

image.png
Einrichtung der Breakout-Räume

  1. Klicken Sie auf den Breakout-Räume Button image.png

  2. Im neuen Fenster können Sie die gewünschte Anzahl an Räumen auswählen.

  3. Entscheiden Sie, wie die Teilnehmer zugewiesen werden sollen

    • Automatisch: Teilnehmer werden zufällig und gleichmäßig verteilt (spätere manuelle Anpassungen möglich)
    • Manuell: Sie weisen die Teilnehmer selbst den Räumen zu

   4. Klicken Sie unten auf den Weiter-Button image.png

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Breakout-Räume verwalten können oder bereits unten über den Räume öffnen Button image.png die Räume öffnen können.


image.pngVerwaltung der Breakout-Räume

Die Grundlegegenden Funktionen in diesem Fenster sind:

Klicken Sie oben auf den Options-Buttonimage.pngfür weitere Optionen:

Über image.png lassen sich beliebig viele neue Breakout-Räume erstellen

Die Zusammensetzung der Teilnehmer kann über image.pngneu zusammengestellt bzw. gemischt werden


Für weitere Raumeinstellungen klicken Sie auf den image.pngButton

image.png



Hier haben Sie folgende Funktionen:









Teilnehmerliste & Hilfeanforderungen in Breakout-Räume

Teilnehmer sehen nur andere Teilnehmer in ihrem Raum.

5. Teilnehmereinstellungen

Um auf die Teilnehmereinstellungen zugreifen zu können, müssen Sie die Teilnehmerleiste öffnen. Drücken Sie dafür in der linken Menüleiste auf das Teilnehmer Symbol  image.png

Alle Teilnehmer stummschalten

Um alle Teilnehmer stummzuschalten, klicken Sie im Teilnehmermenü oben rechts auf die drei Punkte image.png. Wählen Sie anschließend die Option "Alle Gäste stummschalten" aus.

 image.png
Alle Teilnehmer entfernen

Um alle Teilnehmer aus der Konferenz zu entfernen, klicken Sie im Teilnehmermenü oben rechts auf die drei Punkte image.png. Wählen Sie dort den Button "Alle Verbindungen trennen".


image.png
Teilnehmer hinzufügen

Um neue Teilnehmer zur Konferenz hinzuzufügen, klicken Sie im Teilnehmermenü unten auf die Option image.png. Sie können entweder eine Telefonnummer im Format +E164 (+49XXXX) oder eine SIP-URI (username@domain.com) eingeben und dann noch einmal auf „Teilnehmer hinzufügen“ klicken.

 

image.png

 

Als Administrator können Sie Teinehmer auch über Meeting Rooms im bereich Core hinzufügen.
Moderationsrolle an Teilnehmer vergeben

Wenn Sie einem Teilnehmer die Moderationsrolle zuweisen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers. Klicken Sie dann auf die kleinen drei Punkte, die erscheinen. Im Dropdown-Menü wählen Sie die Option "Zum Host machen" aus.

image.png

Teilnahme per SIP & DTMF-Funktionen

Sie können per SIP-fähigem Gerät oder Software an der Videokonferenz teilnehmen. Falls die Konferenz gesperrt ist, müssen Sie vom Moderator freigegeben werden.

Während der Sitzung können Sie Steuerungsfunktionen über DTMF-Töne (Zifferneingabe auf Ihrer Telefontastatur) nutzen.

DTMF-Funktionen
Tastenkombination Funktion Beschreibung
*4 Präsentation umschalten Zeigt oder entfernt die Präsentation im Layout.
*5 Alle Gäste stummschalten Schaltet alle Gäste stumm oder hebt die Stummschaltung auf.
*6 Eigene Stummschaltung Aktiviert oder deaktiviert die eigene Stummschaltung.
*7 Konferenz sperren / entsperren Erlaubt oder blockiert den Beitritt neuer Teilnehmer.
*8 Layout wechseln Wechselt zwischen verfügbaren Layouts für alle Teilnehmer.
*9 Multiscreen-Ansicht Aktiviert oder deaktiviert die Anzeige mehrerer Teilnehmer.
## Konferenz beenden Trennt alle Teilnehmer und beendet die Sitzung.

6. Host-Einstellungen

Meetingeinstellungen
Meeting sperren

Durch das Sperren des Meetings wird verhindert, dass Gastteilnehmer dem Meeting beitreten. Wenn ein Meeting gesperrt ist, können Sie Gäste weiterhin manuell zulassen.

Der Effekt des Sperrens hängt davon ab, ob das Meeting über eine Host-PIN verfügt.

image.png
Namen im Layout anzeigen

Wenn diese Option aktiviert ist, sehen alle Teilnehmer im Meeting die Namen der anderen Teilnehmer als Overlay am unteren Rand des jeweiligen Video-Bildes.
Meetinglayout
Meetinglayout ändern

Diese Option öffnet einen Überlagerungsdialog, in dem Sie das Layout des Meetings dynamisch anpassen können. Wählen Sie einfach das gewünschte Layout aus, um es anzuwenden.

image.png


Weitere Funktionen

Im Kapitel "Weitere Funktionen" erfahren Sie alles über die zusätzlichen Möglichkeiten unserer Videokonferenzlösung, die Ihre Meetings noch produktiver und effektiver gestalten

Weitere Funktionen

Absage oder Änderung eines geplanten Meetings

Erfahren Sie, wie Sie geplante Meetings mit webmeeting unkompliziert in Outlook oder dem Terminplanungsportal ändern oder absagen können, um stets auf kurzfristige Anforderungen vorbereitet zu sein.

Ein Meeting kann nur über jene Plattform angepasst werden, über die es erstellt worden ist. Wird ein Meeting über Outlook erstellt, können auch nur dort änderungen vorgenommen werden. Wird die Besprechung widerum im Terminplanungsportal erstellt, kann diese auch nur dort angepasst werden.

Outlook

In Outlook haben Sie die Möglichkeit, geplante Meetings jederzeit zu bearbeiten, zu verschieben oder bei Bedarf abzusagen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie Änderungen vornehmen und Meetings effizient verwalten können.

image.png

Wird ein Meeting in Outlook erstellt, tauchen beim Inhaber/ Ersteller der Meetings zwei Einträge im Kalender auf. 

Der rechte Eintrag ist die webmeeting-Einladung, die sowohl der Inhaber, als auch alle anderen Teilnehmer und Moderatoren erhalten.

Der linke Eintrag ist der, von Outlook generierte, Besprechungstermin. Wenn Sie diesen öffnen, haben Sie ebenfalls Zugriff auf den Einladungslink, um dem Meeting beizutreten.

Darüber hinaus ist es Ihnen möglich, weitere Einstellungsmöglichkeiten und Änderungen vorzunehmen, obwohl die Einladungsmail bereits an die Mitglieder abgeschickt wurde. Diese werden im Folgenden näher erläutert.

Absage eines Meetings

Um ein Meeting abzusagen, klicken Sie, wie beim Erstellen, auf "webmeeting" → "New video meeting".  Dadurch öffnet sich die webmeeting-Übersicht.

image.pngimage.png


In der Übersicht können einzelne Besprechungsdaten, wie Beginn und Ende, der PIN und der Status eingesehen werden.

Darüber hinaus können über das Feld "Optionen", die Unterpunkte "Details", "Besprechung steuern", "Anweisungen anfügen" und Videokonferenz absagen.

Über "Details" öffnet sich das Terminplanungsportal, welches weitere Informationen liefert, die in 1. Übersicht über die Besprechung näher beleuchtet werden.

"Besprechung steuern" hat die gleiche Funktion, wie der Einladungslink und führt dazu, dass Sie dem Meeting beitreten.

Über "Anweisungen einfügen" wird ein weiterer Einladungslink, der sich NICHT von dem bereits vorhandenen Link unterscheidet, in die Mail eingefügt.

Um die "Videokonferenz absagen" zu können, klicken Sie auf den gleichnamigen, untersten Knopf. Über diese Möglichkeit wird das Meeting abgesagt und alle zuvor eingeladenen Mitglieder bekommen eine Benachrichtigung.

Wenn Sie nun auch die Terminübersicht in Outlook löschen möchten, klicken Sie oben links auf Besprechung Absagenimage.png.

Änderung eines geplanten Meetings

  1. Öffnen Sie den bestehenden Outlook-Termin, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und passen Sie Datum und Uhrzeit wie gewünscht an.

  2. Klicken Sie anschließend erneut auf den webmeeting-Button und wählen Sie „+ New Meeting“ aus. Rechts im Fenster werden nun die Details des bisherigen Meetings angezeigt.

  3. Klicken Sie dort auf den großen orangen Button „Videokonferenz aktualisieren“ image.png, um die Änderungen zu übernehmen.

  4. Zum Schluss versenden Sie den aktualisierten Termin wie gewohnt über den „Update-Senden“-Button in Outlook

Terminplanungsportal

Im Terminplanungsportal haben Sie die Möglichkeit, geplante Meetings jederzeit zu bearbeiten, zu verschieben oder bei Bedarf abzusagen. Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie Änderungen vornehmen und Meetings effizient verwalten können.

image.png

Übersicht über die Besprechung

Nachdem Sie das geplante Meeting (z. B. "Test") geöffnet haben, sehen Sie eine detaillierte Übersicht zu Datum, Uhrzeit und Verbindungsoptionen.

Verbindung und Zugangsdaten prüfen

Im Tab Verbindung finden Sie:

Moderatoren bearbeiten

Im Tab Moderatoren können Sie die E-Mail-Adressen der Moderatoren einsehen und ändern.

Teilnehmer verwalten

Im Tab Teilnehmer können Sie:

Besprechung verschieben

Wenn das Meeting auf ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit verschoben werden soll:

Besprechung absagen

Soll die Besprechung nicht mehr stattfinden, klicken Sie auf Besprechung absagen.

Weitere Funktionen

Planung/Aktualisierung wiederkehrender Meetings

Mit webmeeting  können Sie wiederkehrende Meetings effizient planen und aktualisieren, um regelmäßig stattfindende Besprechungen einfach zu verwalten und flexibel auf Änderungen reagieren zu können.

Outlook

Planung

Während Sie eine Besprechung über Outlook erstellen, gibt es die Option, das Meeting als wiederkehrendes Ereignis einzurichten.

Dazu müssen Sie auf "In Serie umwandeln" klicken.

image.png

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten wiederkehrender Meetings konfiguriert werden können. Dazu zählt das "Serienmuster", das die Auswahl ermöglicht, in welchem Rhythmus das Meeting stattfinden soll. Dabei kann sich die Besprechung täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen.

image.pngTägliche Wiederholung                                                                                              Das Meeting wird an jedem oder jedem n-ten Tag wiederholt.

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Wöchentliche Wiederholung
Diese Option ermöglicht es, ein Meeting in regelmäßigen Abständen innerhalb der Woche zu planen.

image.png

Monatliche Wiederholung
Mit dieser Einstellung können Meetings in einem monatlichen Rhythmus geplant werden.

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Jährliche Wiederholung
Diese Einstellung eignet sich für Termine, die einmal pro Jahr oder in einem festen Jahresrhythmus stattfinden sollen.

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Seriendauer                                                                                Die Seriendauer legt fest, wie lange eine Terminserie aktiv bleibt. Es gibt dabei folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

Sie haben erfolgreich ein wiederkehrendes Meeting in Outlook eingerichtet!

Aktualisierung

Um Änderungen an einem wiederkehrenden Meeting vorzunehmen, müssen Sie auf den linken Eintrag image.png im Outlook-Kalender klicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie image.pngauswählen, wodurch sich die Terminübersicht öffnet. Darin sollte im Unterpunkt "Serie" folgende stehen:

image.png

Hier klicken Sie auf "Serie bearbeiten", wodurch sich das gleiche Fenster wie bei der Planung öffnet. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor und klicken im webmeeting Fenster auf der rechten Seite auf image.png.

Sie haben erfolgreich ein wiederkehrendes Meeting in Outlook aktualisiert!

Terminplanungsportal

Planung

Während Sie eine Besprechung über das Terminplanungsportal erstellen, gibt es die Option, das Meeting als wiederkehrendes Ereignis einzurichten.

Im Folgenden finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten, die Sie über das Terminplanungsportal tätigen können.

image.png

Sie haben erfolgreich ein Wiederkehrendes Meeting über das Terminplanungsportal eingerichtet!

Aktualisierung

Um Änderungen an einem wiederkehrenden Meeting vorzunehmen, müssen Sie auf das zu ändernde Meeting im Terminplanungsportal klicken.

image.png

Es öffnet sich die Terminübersicht, in der Sie auf image.png klicken müssen, um zu dem gleichen Fenster wie bei der Planung zu gelangen, wo Sie Änderungen vornehmen können.

Stellen Sie nun die gewünschten Änderungen ein und klicken Sie auf "Retten", um die neuen Einstellungen zu bestätigen.

Sie haben erfolgreich ein wiederkehrendes Meeting in Outlook aktualisiert!

Weitere Funktionen

Nutzung One Button to Push

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie mit einem Videokonferenzsystem, wie einem Webex Board, die praktische "One Button to Push"-Funktion nutzen können, um mühelos und zeitsparend per Knopfdruck an Ihrem webmeeting teilzunehmen

Sobald Sie zu einem Meeting eingeladen wurden, ein Videokonferenzsystem nutzen, das mit dem eingeladenen E-Mail-Konto verknüpft ist, und die Einladung zum Termin zugesagt haben, können Sie bequem über die "One Button to Push"-Funktion dem Meeting beitreten. Im Folgenden wird erläutert, wie diese Funktion genutzt wird.

Sobald der Zeitraum des geplanten Meetings beginnt, erscheint ein Fenster (siehe Screenshot) auf Ihrem Videokonferenzsystem. Dieses zeigt die Details des Meetings sowie den grünen Join-Button image.png, der als "One Button to Push"-Funktion dient.

1. Beitreten mit einem Klick: 
Drücken Sie einfach auf den Join-Button. Dadurch wird Ihr Gerät automatisch mit dem Meeting verbunden, ohne dass Sie eine manuelle Einwahl vornehmen müssen.

image.png

2. PIN-Eingabe: 
Geben Sie die Meeting-PIN  aus der Einladungsmail in das angezeigte Eingabefeld per Keypad ein. Anschließend werden Sie direkt in das Meeting weitergeleitet

image.png

Sie sind dem Meeting erfolgreich beigetreten!


Weitere Funktionen

Weiterleitung eines Anrufes (Transfer - Videokonferenzsystem)

Auf dieser Seite wird die "Transfer"-Funktion (Weiterleiten von Anrufen) von webmeeting in Ihrem Videokonferenzsystem, wie z. B. einem Webex Board, erläutert. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen laufenden Anruf oder eine aktive Besprechung an eine andere Person oder einen anderen Meetingraum weiterzuleiten.

image.png


Während eines Anrufs steht Ihnen der "Transfer"-Button, in der Menüleiste am Boden des Bildes, zur Verfügung. Wenn Sie diesen Button drücken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zielperson oder den gewünschten Meetingraum auswählen können, an den der Anruf transferiert werden soll. Der Anruf wird durch Drücken des "Call"-Buttonimage.pngwie gewünscht transferiert.

image.png

Sie haben erfolgreich einen Anruf transferiert!

Häufig gestellte Fragen

Im Kapitel „Häufig gestellte Fragen" finden Sie kompakte Antworten auf die wichtigsten Fragen und Verweise die Ihnen dabei helfen, webmeeting schnell und effektiv zu nutzen. Zusätzlich dient es als Orientierungshilfe für eine schnelle Navigation in unserer Knowledgebase, damit Sie stets die richtigen Informationen finden!

Wie melde ich mich an?

Hier finden Sie die Erläuterungen für die beiden Anmeldemöglichkeiten:

Wie erstelle ich ein Meeting?

Hier finden Sie die Erläuterungen für die beiden Möglichkeiten ein Meeting zu erstellen:


Wie betrete ich ein Meeting?

Es gibt zwei Fälle, einem Meeting beizutreten:

Wie ändere ich meinen Hintergrund? 

Wie Sie Ihr Hintergrundbild ändern oder es nur unscharf machen, wird Ihnen hier erklärt:


Wie ändere ich meine Kamera, Mikrofon oder Lautsprecher?

Jegliche Antworten bezüglich Fragen zu Video und Ton finden Sie unter diesem Aspekt der Einstellungsmöglichkeiten


Welche Funktionen stehen mir als Gastgeber zur Verfügung?

Einstellungsmöglichkeiten, welche einem als Gastgeber bereitstehen, finden Sie hier:


Wie kann ich die Sprache ändern?

Die Sprache kann über das Einstellungssymbol image.png in einem Meeting geändert werden. Unter dem Titel "Sprachen" kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden

Wie kann ich einen Anruf auf meinem Videokonferenzsystem (Webex Board) weiterleitet?

Hier finden Sie die Erläuterung des "Transfer"-Button, welcher Ihnen in einem laufenden Anruf angezeigt wird

Welche Meeting-Arten gibt es?

Die verschiedenen Meeting-Arten und wie man eine Videokonferenz erstellt, finden Sie hier:

Teilnahme per SIP, welche DTMF Funktionen stehen mir zur Verfügung?

Die verschiedenen DTMF-Funktionen finden Sie hier:

Wie kann ich eine Umfrage erstellen?

Die Erklärung zum Erstellen einer Umfrage finden Sie hier: