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Kalender erstellen/bearbeiten

Diese Seite dient der Erstellung oder Bearbeitung eines Kalenders in webconsult. Kalender steuern die Verfügbarkeit von Berater:innen für unterschiedliche Arten von Terminen, wie z. B. Videoberatung, Rückruf oder Vor-Ort-Termine.

Die Eingabemaske ist bei „Erstellen“ und „Bearbeiten“ sehr ähnlich aufgebaut und umfasst folgende Felder:

Allgemeine Angaben

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  • Name (Pflichtfeld)
    Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Kalender ein (z. B. „Videoberatung Montagsteam“).

  • Art (Pflichtfeld)
    Wählen Sie die Art des Termins aus einer Dropdown-Liste, z. B. „Videoberatung“, „Vor-Ort Termin“, „Rückruf“, „Kalender-Gruppe“.

Verfügbarkeit (Pflichtfeld)

Hier kann eingestellt werden, zu welchen Zeiten der Kunde die Möglichkeit hat ein Beratungsgespräch zu beantragen.

Für jeden Wochentag kann dies einzeln festgelegt werden:

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  • Aktivierung des Tages (via Toggle-Schalter)

  • Zeitfenster: „von – bis“ (Start- und Endzeit)

  • Termindauer: Angabe der Termindauer in Minuten

  • + / - Schaltflächen image.png: Weitere Zeitblöcke für denselben Tag hinzufügen oder entfernen

Terminanzahl (Pflichtfeld)

Gibt an, wie viele parallele Termine innerhalb eines Zeitfensters möglich sind. Dadurch, dass mit einem Gerät auch nur gleichzeitig eine Beratung geführt werden kann, steht diese Einstellung standardmäßig auf 1. Nur in bestimmten Fällen eignet sich hier eine andere Einstellung.

Abwesenheit

Hier kann ein Zeitraum (von/bis) definiert werden, in dem keine Termine buchbar sind (z. B. Betriebsveranstaltungen).

Vorlaufzeit

Gibt die minimale Zeit in Minuten an, die zwischen Buchung und Terminbeginn liegen muss.

Themen (Pflichtfeld)

Geben Sie an, welche Themen in diesem Kalender behandelt werden. Mehrere Themen sind möglich.

Formular-Felder

Definieren Sie die Eingabefelder für das Buchungsformular. Standardbeispiele:

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  • E-Mail, Vorname, Nachname

  • Typ: Auswahl des Feldtyps (z. B. Text, Auswahlfeld)

  • Kennzeichnung als Pflichtfeld

  • Weitere Felder können über image.png hinzugefügt werden

Durch das Aktivieren des Hakens im Feld ‚Pflichtfeld‘ legen Sie fest, ob Kund*innen dieses Feld zwingend ausfüllen müssen.

Datenschutztext

Hier können Sie einen frei gestaltbaren Datenschutztext eingeben, der im Buchungsformular angezeigt wird. Wird kein Text hinterlegt, erscheint auch kein entsprechender Hinweis. Sobald jedoch ein Inhalt eingegeben ist, wird dieser am Ende des Buchungsvorgangs eingeblendet.

Der Kunde muss den Datenschutzbestimmungen aktiv zustimmen, um die Terminanfrage absenden zu können. Ohne Zustimmung ist eine Buchung nicht möglich.

Benachrichtigungen

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E-Mail-Adresse für interne Benachrichtigungen
Tragen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, an die Buchungen oder Änderungen gemeldet werden sollen.

Hier kann auch ein Mailverteiler eingetragen werden, an den die eingehenden Benachrichtigungen gesendet werden. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter, die Teil dieses Verteilers sind, über neue Termine informiert werden.

Kunden-Erinnerung
Angabe in Stunden: Wann vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail gesendet wird.

Warnung für nicht bearbeitete Anfragen
Zeit in Stunden, nach der eine interne Warnung erfolgt, wenn Buchungen nicht verarbeitet wurden.

Website-Oberfläche

In diesem Abschnitt können Anpassungen an der Darstellung der Buchungsoberfläche auf den 

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