Persönlicher Raum / Tagungsraum

Der Tagungsraum ist ein persönlicher, dauerhaft verfügbarer Meetingraum des Nutzers, der über einen festen Link jederzeit erreichbar ist. Er funktioniert wie ein virtuelles Büro oder ein digitaler Konferenzraum, der flexibel von Ihnen oder Ihrem Team genutzt werden kann.

Der persönliche Meetingraum ist immer erreichbar. Dazu gehen Sie einfach auf join.webmeeting.eu und geben als Meeting-ID entweder die Raum-Nummer oder die jeweilige Raumbezeichnung ein. Diese Bezeichnung folgt einer einheitlichen Notation, die wie folgt aussehen kann: "Meet.John.Smith".

Wie der persönliche Raum tatsächlich benannt ist, finden Sie im Portal unter schedule.webmenting.eu. Dort sind alle wichtigen Informationen im Bereich Tagungsraum sichtbar. Unter anderem der PIN-Code, der benötigt wird, um sich in den jeweiligen Raum einzuwählen. Es gibt zwei verschiedene PINs, die entscheiden, welche Rechte man im Meeting besitzt. Gibt man zu Beginn die Moderator-PIN ein, hat man automatisch mehr Funktionen, als mit der Teilnehmer-PIN.

Ihre Kollegen brauchen also lediglich unter join.webmeeting.eu ihre Raumbezeichnung und den PIN eingeben - diesen haben sie ihren Kollegen genannt - um dem Meeting beizutreten.

Es gibt auch die Möglichkeit, ihren Kollegen eine vollumfängliche E-Mail-Einladung zum Meetingraum zu senden. Das geht sowohl über das Planungsportal, als auch über Outlook. Wie das funktioniert, sehen sie im Folgenden.

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Raum über Terminplanungsportal teilen

Im Terminplanungsportal gibt es verschiedene Wege, den persönlichen Meetingraum zu teilen.

1"Vorhandener Besprechungsraum"

Geben Sie der Einladung zum Meetingraum einen Titel und wählen Sie den gewünschten Raum aus - normalerweise hat jeder Nutzer nur seinen persönlichen Meetingraum zur Auswahl. 

Wählen Sie im letzten Schritt noch aus, ob die Einladung zum persönlichen Meetingraum auch an ein physisches Telefonie-Endgerät geschickt werden soll - dadurch kann auch über dieses Gerät dem Meeting beigetreten werden.

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2 "Tagungsraum"

Wenn Sie auf Ihren persönlichen Tagungsraum klicken, können Sie entweder direkt eine Einladung an eine bestimmte Adresse verschicken (rechts) oder über den Button denselben Prozess durchlaufen, wie bei:
 1 "Vorhandener Besprechungsraum"

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Raum über Outlook teilen

1. In diesem Fenster auf den "webmeeting" Button in der Menüleiste klicken
2. Anschließend auf "Existing meeting room " in der sich aufklappenden Menüleiste klicken

Zwischen verschiedenen Meeting-Räumen auswählen?

Über den "Videokonferenz Erstellen"-Button  in der Menüleiste, können Sie im Anschluss zwischen den erwähnten Meeting-Räumen auswählen. Im Normalfall ist hier nur der persönliche Raum sichtbar.

Zudem muss im Berich "Betreff" ein Grund, bzw. Anlass zum treffen, genannt werden.

Auf der rechten Seite öffnet sich das webmeeting Fenster:

1. PIN: Die Zugangspins für Teilnehmer und Moderatoren sind ausschließlich über das Portal anpassbar. Um zu den Einstellungen zu gelagen, klicken Sie auf Optionen und "Details".
2. Teilnehmer hinzufügen: Wie gewohnt die gewünschten Teilnehmer in Outlook der Besprechung hinzufügen.
3. Berechtigungen vergeben: Hier kann ein Haken bei den Teilnehmern gesetzt werden, die auch als Moderatoren dem Meeting beitreten sollen.